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Melhoria de processos, Gestão da Mudança, Medida dos processos, Escritório…

- - - - definir o método de implementação: instantaneo ou paralelo
      - obter aprovação formal e final para implementação
      - identificar e implementar as mudanças
      - identificar e implementar a infraestrutura necessária
      - disponibilizar os recursos extras necessários, inclusive pessoas e treinamento
    - - programar uma simulação
      - implementar a nova estrutura do processo
      - definir e programar ciclos de monitoramento e reavaliação
- - - - 2 - Priorizar o processo
      - Atividade 1 - Identificar e escolher o processo
      - 3 - Mapear o processo
      - 4 - Mensurar o processo
    - - Atrividade 1 - Elaborar alternativas de soluções para as causas
      - Atividade 2 - Priorizar as soluções mais viáveis
    - - Atividade 1 - Planejar a implementação das soluções mais viáveis.
    - - Atividade 1 - Implantar as soluções e normalizar o processo
- - - - Projeto estruturante: conjunto de ações de curto prazo que fazem que as allterações de layout de processos e sistemas sejam executadas e deem início ao processo de transformação
      - Projeto de alavancagem de desempenho: conjunto de ações que precisam ser agrupadas, analisadas, priorizadas e estruturadas para que sejam efetivamente implementadas
- - - - lider mais equipe de trabalho
    - - com o lider
- - - - Fatores que precisam ser apreciados e avaliados
        
        O porquê de se realizar a mudança
        
        Porte ou escala
        
        a empresa trocou ou trocará de tamanho?
        
        Alteração de importancia no setor
        
        percepção tardia pode causar graves alterações
        
        Sensação de vitória
        
        grande período de sucesso, às vezes, demonstra ser uma falsa premissa
        
        envelhecimento precoce
        
        não há renovação na estrutura organizacional nem nos processos
        
        visão estratégica competitiva
        
        elevação do conhecimento
        
        novas tecnologias
        
        Quadro politico economico
        
        valores dos clientes
        
        desafios acelerados
        
        mudança de dimensões estratégicas
        
        Fundamentando a mudança
        
        criação de produtos ampliados
        
        alavancagem via tecnologia
        
        novos focos de mercado
        
        Criação de novos negócios
        
        Reconfigurar
        
        desenho da arquitetura de trabalho - processos
        
        alinhamento da infraestrutura física
        
        desenho do modelo de gestão econômica
        
        Focar
        
        definição de oportunidade/risco
        
        Obtenção de mobilização
        
        criação de sistema de medição
        
        potencializar
        
        remuneração e recompesas compatíveis com o empreendimento buscado
        
        desenho organizacional flexível
        
        Criação do aprendizado individual
  - - - Sensibilização das pessoas: explicando as mudanças pretendidas e seus objetivos
      - Mapeamento estratégico: baseado no modelo SWOT
      - Análise dos fatores anteriores: com foco na visão de futuro e na definição de estratégia
      - Mapeamento da cultura: para ter o indicatico das estratégias de transição
    - - A área de RH pode ajudá-lo com o perfil das pessoas
      - Ao convidar, deverá expor claramente o que espera de cada processo
      - Vale ressaltar que os únicos fatos não negociáveis são o teor e a natureza da mudança
      - Investir tempo nesta etapa é ganhar tempo depois
      - nunca subestime a força do poder exercido
      - nunca se esqueça das relações informais
      - as pessoas desenvolvem redes de poder informal que, muitas vezes, não são percebidas
- - - - Análise do Mapa de Processos: Criar um mapa completo de todos os processos da empresa, mostrando os fluxos de trabalho, as atividades e as interdependências entre os processos. Isso ajudará a identificar os processos-chave da organização
      - Entrevistas com Stakeholders: Realizar entrevistas com os stakeholders de cada processo, incluindo os gestores, colaboradores e os clientes
      - Análise de Documentos: Analisar documentos relevantes, como manuais de procedimentos, fluxogramas, relatórios de desempenho para identificar os processos-chave e seus principais indicadores
- - - - Gestão de Processos
        
        Conhecimento aprofundado em metodologias de gestão de processos, como BPM, Lean, Six Sigma e Agile, para conduzir a análise.
        
        Metodologias e Ferramentas
        
        BPM (Business Process Management) Metodologia que visa otimizar os processos de negócio de forma sistemática, através da análise, modelagem, implementação e monitoramento dos processos.
        
        Ferramentas de Modelagem de Processos: Softwares que permitem criar fluxogramas, diagramas de processos e modelos de dados, ex. Bizagi
        
        Ferramentas de Automação: Softs que automatizam tarefas repetitivas. ex Jira
        
        Plataformas de BPM: Softs que integram as ferramentas de gestão de processos, automatizam tarefas, monitoram o desempenho dos processos e facilitam a colaboração entre os stakeholders. ex. ZEEV
      - Tecnologia da informação
        
        Domínio de ferramentas de modelagem de processos, plataformas de BPM, soft de automação e sistemas de gestão de dados para automatizar e otimizar os processos da empresa
      - Comunicaçã e Negociação
        
        Habilidades de comunicação eficaz para interagir com stakeholders
      - Liderança e trabalho em equipe
  - - - Monitoramento do Desempenho
        
        Utilizar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o desempenho dos processos, identificar as áreas de melhoria e avaliar o impacto das mudanças implementadas
        
        Análise de Dados
        
        Analisar os dados coletados através do monitoramento para identificar as causas raiz dos problemas, identificar as oportunidades de melhoria e tomar decisões baseadas em dados
        
        Melhoria continua
        
        Implementar um ciclo de melhoria contínua, buscando aperfeiçoar os processos de forma incremental e permanente, através de análises periódicas, implementação de soluções e monitoramento dos resultados
    - - Identificação
        
        Documentação
        
        Análise
        
        Avaliar o processo em relação aos seus objetivos, buscando identificar gargalos, ineficiências, áreas de risco e oportunidades de melhoria
        
        Registrar os detalhes do processo em um documento claro e conciso, utilizando fluxogramas, diagramas e descrições detalhadas das atividades.
        
        Definir os limites do processo, seus objetivos, entradas, saídas, atividades, responsáveis e indicadores-chave de desempenho (KPIs)
      - Propostas de melhorias e redesenho de processos
        
        Simplificação de processos:
        
        Eliminar etapas redundantes, atividades desnecessárias e burocracia excessiva para otimizar o fluxo de trabalho e reduzir o tempo de execução dos processos
        
        Atutomação de tarefas
        
        Automatizar tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, utilizando softwares e ferramentas de automação, para liberar os colaboradores para atividades mais estratégicas
        
        Otimização de recursos
        
        Utilizar os recursos de forma mais eficiente, buscando reduzir o desperdício de tempo, materiais e mão de obra, para aumentar a produtividade e reduzir os custos
        
        Melhoria da comunicação
        
        Melhorar a comunicação entre os stakeholders do processo, garantindo que todos os envolvidos tenham acesso às informações relevantes e estejam alinhados sobre os objetivos, as metas e as responsabilidades
- - - - é uma notação gráfica que define a lógica das atividades, as mensagens