Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
AMETIKOHTUMISTE LIIGID JA EESMÄRGID - Coggle Diagram
AMETIKOHTUMISTE LIIGID JA EESMÄRGID
AMETIKOHTUMISED
EESMÄRGID
Kontaktide ja äripartnerluse mitmekülgne arendamine.
Kokkulepete sõlmimised
Koostöö kavandamine
Lepingute allkirjastamised
AMETIKOHTUMISTE LIIGID
VESTLUSED - ametikohtumiste lihtsaim liik, mille käigus vahetatakse teavet, esitatakse oma seisukohti, täpsustatakse edaspidist tegevust, kuid ei sõlmita kirjalikke kokkuleppeid.
JAGUNEVAD
KERGED vestlused
Tavaliselt ei ole vaja ette valmistada.
Räägitakse igapäevastest asjadest: ilmast, ümbrusest, sündmustest jne.
Aitavad leida kontakti.
Aitavad häälestada vestlejaid ühele lainele.
Aitavad juhatada sisse põhiteemat.
KESKMISED vestlused
Kavandatud
Erialased mõttevahetused
Läbirääkimised
Intervjuud
Eriliigid
Tulemusvestlused
Personalivaliku intervjuu
Kavandamata
Juhuslikud kohtumised
SÜVAVESTLUSED
Kavandatud
Erialased mõttevahetused
Intervjuud
Läbirääkimised
Eriliigid
Personalivaliku intervjuu
Tulemusvestlused
Kavandamata
Juhuslikud kohtumised
VESTLUSE ALUSTAMINE
Vestluse algul tuleb paika panna EESMÄRK
Milleks see üldse korraldatakse?
Milliseid tulemusi loodetakse saavutada?
Kogutakse vajalikku teavet.
Strateegiad
Teabe vahetamine
Olukorra, oskuste või omaduste hindamine
Enesekehtestamine
VESTLUSE ETAPID
Sissejuhatus
Tutvumine
Küsimused-vastused
Küsimusi tuleb sõnastada ja esitada väga hoolikalt.
Vältima peaks suletud küsimusi, millele saab vastata jah või ei.
Vastastikused hinnangud
Lõppjärk
Kokkuvõtted
Ette tuleks valmistada materjalid (dokumendid, näidised jm), tehnilised vahendid (arvuti, diktofon, videomagnetofon jne).
Räägitu talletamiseks kasutatakse järgmisi võimalusi
Vestlus taastatakse mälu järgi.
Tehakse märkmeid.
Lindistamine (vaja on küsida vestluskaaslase luba).
LÄBIRÄÄKIMISED
Toimuvad alates vähemalt kahest inimesest – suuremate läbirääkijate poolte delegatsioonideni välja.
Läbirääkimiste käigus püüavad eri pooled – üksikisikud või delegatsioonid...
...leida probleemidele lahendusi.
...sõlmida suulisi või kirjalikke kokkuleppeid ehk lepinguid.
NÕUPIDAMISED
Vahetatakse või jagatakse teavet
Püütakse leida probleemidele lahendusi
Antakse hinnang tehtud tööle
Tehakse kokkuvõtteid
Võetakse vastu otsuseid
Ei ole võrdseid pooli, kes esitaksid ja kaitseksid oma seisukohti ning lepiksid milleski kokku.
Nõupidamise korraldamiseks
Valitakse juhataja
Kinnitatakse päeva- ja kodukord
Otsused võetakse vastu hääletades
Jagunevad
Asutusesisesed
Foorum
Mitme asutuse esindajatest koosnev
Foorum
Sümpoosion
Nõupidamiste ETTEVALMISTAMISEL määratakse
Osavõtjad ja nende arv
Toimumise aeg ja koht
Päevakord ja koosoleku pikkus
Ettekandjad ja sõnavõtjad
Kodukord ja protokollimine
Töödokumendid ja otsuse projekt
Vajalikud tehnilised vahendid ja lisaseadmed
KOOSOLEKUD - kokkusaamine, kokkutulek, kui toimingu või protsessi ühinemine mingi ühise eesmärgi nimel.
Tulemuslik koosolek
Kokkusobiv soovitud lõpptulemus
Kokkusobiv koosoleku tüüp
Kokkusobiv valitud teema
Osaleb kuni 10 inimest.
Halvasti planeeritud koosolek
Annab segaseid sõnumeid.
Annab vasturääkivaid juhtnööre.
Seab ebaselgeid eesmärke.
Ilma läbimõeldud tegevuskavata võib koosolekust kujuneda aega raiskav ja negatiivset stressi põhjustav üritus.
Kui osavõtjate arv ületab 15 inimest.
Koosoleku korraldamiseks
Valitakse juhataja
Otsused võetakse vastu hääletades
Kinnitatakse päeva- ja kodukord
Koosoleku EELISED ja pidamise põhjused
Saab kiiresti ja lihtsalt sõnastada otsuseid.
Informatsiooni kiire levitamine, ideid aktuaalsel teemal saab korraga paljudelt inimestelt.
Saab informeerida korraga suurt hulka inimesi (kollektiivi, meeskonda jt).
Kohe on võimalik saada tagasisidet ja näha, mida inimesed ettepanekutest arvavad ja kohe saab neid vajadusel veenda.
Saab kujundada meeskonnatööd, panema kollektiivi tegema tihedamat koostööd.
On võimalik luua sellist õhkkonda, kus kõik oleksid samal lainel.
Saab edukalt vahetada kogemusi ja esitatud ideid edasi arendada.
KOOSOLEKUTE LIIGID
INFORMATIIVNE/ NÕUSTAV - annavad ülevaate mingist tegevusest või olukorrast, jagatakse teavet ja saadakse tagasisidet
Informatsiooni andmine ja saamine
Tegevuse koordineerimine
Soovivate eesmärkide saavutamiseks tehtud edusammude fikseerimine
NÄITED
Raportid projektide hetkeseisu või tulemuste kohta
Turundusalased esitlused
Juhatuse aruanded
Võivad olla eri pädevusega osavõtjad
KONSULTATIIVNE
Vastuväidete kummutamine
Inimeste tundmaõppimine, kolleegidevahelise üksteisemõistmise suurendamine
Inimeste kaasahaaramine muutustesse või uutesse tegevussuundadesse
PROBLEEME LAHENDAV - otsivad vastust küsimusele „mida teha?“
Ideede genereerimine
Planeeritud tegevuse algatamine
Alternatiivsete tegevuskavade kindlaksmääramine
ISELOOMUSTAB
Selged teemad
Kõrge osavõtlikkuse tase
Üldine toetav õhkkond
Ideaalne osavõtjate koguarv oleks 6 kuni 9, lisaks inimestele, keda probleem vahetult puudutab, tuleks kaasata kindlasti ka vajalikke eksperte.
OTSUSEID LANGETAV - valitakse võrreldavate lahendusvariantide seast välja üks, mis jääb aluseks järgnevale tegutsemisele.
Kaasalöömise ergutamine
Tegevuse algatamine
Vastutuse jagamine
Sellistel koosolekutel peavad olema selged otsustamise objektid, kriteeriumid ja täielikult probleemile pühendunud osavõtjad.
Paremaid tulemusi saavutatakse siis, kui vähemalt osa otsustajatest on ise ka otsuste elluviijad.
Ideaalne osavõtjate arv peaks olema 3 kuni 6 inimest,
üks osavõtjatest peaks omama tegelikku võimu ja volitusi lõpliku otsuse tegemiseks.
LÄBIRÄÄKIV
Lepingu või kokkuleppe saavutamine.
MEESKONDA LOOVAD KOOSOLEKUD - alustavad uute projektidega, tegelevad rist-funktsionaalsete ülesannete lahendamisega, mingite ürituste ettevalmistuse või korraldamisega.
Koosolekud ise toimuvad tavaliselt mitteametlikus toonis, usalduse ja/või isegi lõbusas õhkkonnas.
Nendel koosolekutel on kõigile juba eelnevalt selged nii mingid põhireeglid või põhistruktuur kui ka lõppeesmärk.
Suhtlemine toimub ilma kriiside ja pressinguta, vähenevad ametialased barjäärid, õpitakse tundma (ja nautima) sõltumatuse piire.
Selline koosolek nõuab teatud oskusi, et tegelda delikaatsete ja tundlike teemadega.
Sobivaimaks osavõtjate arvuks peetakse tavaliselt 4 kuni 12 inimest.
TAGASISIDE KOOSOLEKUD - antakse ülevaade olukorrast, ettepanekutest, lahendusvariantidest või planeeritavatest otsustest, eesmärgiga saada kokkutulnutelt nende erinevaid seisukohti, uusi nägemusi või ideid.
Sellistel koosolekutel ei otsustata midagi konkreetset, nad käsitlevad peamiselt teemasid, mille otsustusõigus on kas juhil endal või mõnel teisel väikesel isikute grupil.
Siin on võimalik parandada tulevaste otsuste kvaliteeti kui ka saavutada nende paremat vastuvõttu.
Ideaalne osavõtjate arv ei tohiks ületada 13 inimest.
Õnnestunud koosolekud
Võivad anda palju kasulikke mõtteid.
Võivad parandada nii meeskonnasisest kui ka kogu firma psühholoogilist kliimat.
Tuleks kasutada ka mitmeid selle ala eksperte
RAHVUSVAHELINE KOOSOLEK
IDEAALNE KOOSOLEK
Kõik osavõtjad tulevad kohale õigeaegselt.
EI hiline vaheaegadelt naasmisega.
Koosoleku ajal peetakse kinni kõigist juba alguses kokku lepitud reeglitest.
OSAVÕTJAD
Avatud
Eelarvamusteta suhtumisega
Tolerantsed kõigi teiste ja nende ideede suhtes
Kui ilmneb mingeid häirivaid või segavaid asjaolusid, aitavad neid kiiresti kõrvaldada.
Keskenduvad ainult arutluse alla olevatele teemadele
Mõtlevad aktiivselt kaasa
Igaüks püüab ausalt anda lõpptulemusele endast parima, kuid ei hakka paaniliselt vaid oma ideid kaitsma
Vaidluste või eriarvamuste puhul teevad nad kõik endast sõltuva, et jõuda mõistliku konsensuseni.
Koosoleku ETTEVALMISTAMISEL tuleb määrata
Osavõtjad ja nende arv
Toimumise aeg ja koht
Päevakord ja koosoleku pikkus
Ettekandjad ja sõnavõtjad
Kodukord ja protokollimine
Töödokumendid ja otsuse projekt
Vajalikud tehnilised vahendid ja lisaseadmed
KONVERENTSID JA KONGRESSID - ametikohtumised, kuhu kutsutakse suur hulk asjatundjaid ning nende programmid sisaldavad ametlikke ja mitteametlikke üritusi: töörühmi, plenaaristungeid, näitusi, meelelahutusprogramme jms.
Arutletakse tööküsimusi
Sõlmitakse uusi suhteid.
Uuendatakse vanu tutvusi.
Suurte rahvusvaheliste või ka üleriigiliste kongresside ja konverentside puhul kasutatakse asjatundlikke korraldajate teenust.
Konverentsi ja kongressi ettevalmistamine
Lähteülesande koostamine
Teoreetiline ettevalmistamine
Praktiline ettevalmistamine
LIIGITATAKSE
Osavõtjate arvu järgi
Keskmine arv osavõtjaid
Koosolekud, nõupidamised
Suur arv osavõtjaid
Foorumid, sümpoosionid
Väike arv osavõtjaid
Vestlused, intervjuud, läbirääkimised
Kohtumiste iseloomu järgi
Rangelt töised
Vestlused
Läbirääkimised
Nõupidamised
Õhkkonnalt vabamad
Õhtusöögid
Ärilõunad
Segavariant
Töine nõupidamine, millele järgneb pidulik õhtusöök.
Otsesed eesmärgid
Informatsiooni liikumine
Probleemide lahendamine
Otsuste langetamine
Otsuste vastuvõtmine
Dokumentide allkirjastamine
Äripartnerite mitmekülgne arendamine
Kaudsed eesmärgid
Koostöö
Suhete hoidmine ja suhtlus
Organisatsiooni töötajate parem läbisaamine
Argielu mitmekesisus
Ametikohtumiste liigid
Intervjuud
Loengud
Konverentsid
Vestlused
Läbirääkimised
Koosolekud
Foorumid - arutatakse üldist huvi pakkuvaid teemasid, suur hulk inimesi
Ümarlaud - koostöine koosolek, võrdsed positsioonid kõigile osalejatele.
Seminarid
Töötoad - toimub tavaliselt lühikese intensiivkursusena väikeses rühmas moderaatori juhendamisel.
Infotund - suuliselt küsimustele vastamine, arutamine
Videokoosolekud - kaugkohtumine, mis võimaldab mitte samas ruumis viibivatel osalejatel kohtuda reaalajas.
Eesmärgipõhine liigitus
Tagasiside
Otsuseid langetav
Informatiivne/nõustav
Konsultatiivne
Probleeme lahendav
Läbirääkiv
Meeskonda loovad