PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO, também é uma excelente forma de reduzir os custos, em primeiro lugar porque as instruções foram criadas com base em experiência e estudo, ou seja, é a melhor forma comprovada de realizar determinada tarefa e isso reduz ou elimina desperdícios. Também reduz os custos porque diminui a necessidade de treinamento de pessoal. Além disso, os resultados do uso do POP acabam sempre em benefícios financeiros, direta ou indiretamente.
Todos os responsáveis pela execução do POP devem ser envolvidos desde o início do processo de elaboração do documento, já que eles possuem o conhecimento da tarefa a ser realizada e podem assim contribuir com o seu melhor planejamento.
Um GRUPO DE TRABALHO deve ser criado para a elaboração do POP, onde todas as etapas do procedimento devem ser descritas, incluindo todas as suas particularidades, como os materiais exigidos e seu tempo de execução, para citar algumas. Deve-se identificar também quais são as ETAPAS CRÍTICAS, ou seja, aquelas em que um erro pode vir a comprometer todo o processo.
A LINGUAGEM deve ser a mais clara e objetiva possível, para que não haja enganos. O POP deve ser compreensível por funcionários de qualquer nível envolvido no processo e o uso de GRÁFICOS E FLUXOGRAMAS devem ser considerados em busca dessa melhor e mais simples compreensão do que é está sendo proposto.
