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FASES DEL PROCESO DE COMPRA - Coggle Diagram
FASES DEL PROCESO DE COMPRA
1- Operaciones previas
Conocimiento detallado de las necesidades
Necesidades=Especificaciones técnicas
Definición
Documento en el que se describen las características mínimas que debe cumplir un producto
Objetivos
Documentar los requisitos mínimos
Elaborar la especificación técnica con la que se inicia el proceso de Selección de artículos/proveedores
Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas
Debemos conocer y programar las necesidades de los productos a adquirir, es decir que necesitamos cuanto y cuando lo necesitamos
Hay que establecer las condiciones de entrega: unidad de entrega, envase etc
2-Preparación
Investigación del mercado
Debe responder a
¿Qué proveedores pueden dar respuesta a lo que necesita mi organización sanitaria?
Aspectos a valorar
Alcance geográfico
Tamaño de empresa
Conocer proveedor de competencia
Preselección de proveedores
Establecer los requisitos que queremos entre todos los proveedores
Partes
1.Información económica y financiera
Capacidad económica y financiera del proveedor
2.Planes estratégicos
Inversiones futuras, innovación
3.Política de recursos humanos
Sindicatos,huelgas...
4.Responsabilidad social corporativa,política calidad y medio ambiente y política de seguridad
5.Capacidades actuales y grado de ocupación
6.Información sobre clientes actuales
7.Cuáles son sus ventajas corporativas y por qué debemos seleccionarle
Petición de ofertas
En esta fase proporcionamos la información de detalle de la organización sanitaria
Los proveedores además de la oferta económica deberán proporcionar otro tipo datos como:
Plazo de entrega
Planes de contingencia
Plan de puesta en marcha de suminitros
Una vez recibida, el departamento de compras valora precios ofertados y solicitan un presupuesto de compras
3.Realización
Análisis y comparación de ofertas
Las ofertas serán valoradas de acuerdo con los criterios establecidos
Negociación
Es una negociación con los proveedores finalistas
El comprador establece el calendario de negociación
Si es necesario,se solicita información necesaria
Es posible realizar visitas a las instalaciones de los proveedores
4.Seguimiento de las compras
Seguimiento de la preparación
Vigilancia de las entregas
Establece un seguimiento del pedido y un listado de pedidos pendientes y recordatorios automáticos al proveedor
Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos
Se registrará la entrada y salida de los productos del almacén
Proceso
1.La entrada de cualquier producto se traspasa a la aplicación de contabilidad
2.En cada entrada se genera un albarán de entrada
3.En la recepción se comprueba el material entregado con el albarán del proveedor
4.Diariamente se listará las entradas y se envía un listado al responsable de la Gestión Económica
5.Toda mercancía que llega debe ir acompañada del albarán del proveedor
Conformación de las facturas
Una vez ha sido recibido el pedido y confirmado se emite la factura
Eventual devolución de productos no conformes
En caso de no conformidad de algún producto o totalidad de la mercancía, se devolverá al proveedor especificando los motivos