Sobreviviendo a la implementación de SAP en un hospital
Contexto
**Fundación Valle de Lili es el Hospital con el que se trabajará
Glosario
Fue fundada en 1982
Hospital Universitario. 3er mejor hospital en LATAM y el mejor en Colombia.
Fundación Valle de Lili = FVL
Entidades Promotoras de Salud: Se encarga de dirigir los pacientes a hospitales.
=ESP
Instituciones Prestadoras de Salud. (clínicas)
=IPS
Intentan pasar del papel a un sistema digitalizado. La implementación de SAP fue un hito importante en la historia de FVL. (
Cuerpo Medico: Cada FVL tiene médicos especialistas, y la FLV le cobra 20% para gastos administrativos.
Procesos Médicos
Pueden entrar a Urgencias por 4 razones
Historial Clínico =HC
Urgencias
Consulta médica externa
Procedimiento ambulatorio
Cirugía.
Más de 1000 cirugías al mes. Más procedimientos post operatorios
Edith Rosas A00573294
Todos los procesos necesitan un requerimiento previo dado por diferentes personalidades
Historial médico
Todos tenían que registrar en papel que procedimiento le hacían. El tiempo. Caligrafía. Había errores de transcripción. Pasaba por todas las manos y era bastante complicado.
Hay muchos testimonios de enfermeras que veían que no era productivo para nadie.
Procesos Administrativos
Para facturar era toda una odisea, se tenían 7000 items de facturación.
En muchas ocasiones no se sabia se se ganaba dinero o si se peidía con los convenios de las aseguradoras
No siempre se ingresaban a la cuenta todos los procedimientos que se realizaban.
Todo mal.
Los médicos debían llevar su propio registro de los procedimientos que hacían.
Buscando una Solución
Fecha importante: 21 de diciembre de 2010
Para finales de 2008, se busco cambiar a un manejo centralizado. Donde la ERP, planificación de recursos Empresariales. Crecimiento Exponencial. Pero se dieron cuenta de que cambiar, es tardado.
Entrada de SAP
Inicia proyecto Sinapsis
Para el 01 oct 2009, contratan a SAP y buscan cambiar todo el papeleo a digital en 13 meses y tener a 2 200 usuarios finales. (proyecto ambicioso)
SAP permite Parametrizar. Dividir o gestionar. HC. Desarrollos buenos
Comunicación de la decisión
Sinapsis es el proyecto. Su principal objetivo no era recortar personal sino mejorar la calidad del servicio ofrecido y la eficiencia en sus procesos.
Cada jefe se iba a encargar de dar la noticia y dar los beneficios. El mensaje llegó de manera clara y convincente.
No se despidió a nadie, las secretarias con el megáfono fueron trasladadas a otra unidad
El Nuevo Sistema
La FVL quería un sistema de información que le permitiera integrar sus procesos de atención
médica, asistenciales y administrativos
Equipo de consultores de Compunet
Dieciocho líderes de la FVL y catorce consultores de Compunet participaron en los equipos de
diseño.
FVL asigno a las personas más capacitadas para cada consultor, para que lo guiara en las necesidades que tenían.
Aproximadamente cien personas estuvieron dedicadas de tiempo completo al proyecto durante veintidós meses. (de principio a fin)
s Sistemas Generales de Planificación de Recursos Empresariales = ERP
Comenzaron a haber momentos de polaridad entre los consultores y FVL
Se busco que el cambio no fuera tan drástico para todo, por lo que para los médicos fue poco a poco y fueron capacitado por médicos para que se entendieran en su mismo idioma. Al final estaban mitad si y mitad no.
Diversidad dentro de FVL No todos sabían como usar una computadora: por ellos tuvieron que capacitar a todos para que supieran como usarla Pero también capacitaron sobre como usar SAP
"Montaron salas permanentes con computadores donde las personas podían practicar pasos básicos de Word y Excel que les permitiera familiarizarse con un teclado y con un mouse."
"El no saber genera temor y la mejor forma de vencer ese temor era aprendiendo”
Proyecto en Marcha
Durante las ultimas fechas se hicieron un par de pruebas y se dieron cuenta de que habían muchas inconsistencias y aplazaron la fecha final para el 1 de enero de 2011
La estabilización del sistema y la recuperación del ritmo de trabajo en todos los procesos tomó aproximadamente seis meses.
Beneficios
A pesar de las capacitaciones el día 1; a muchos se les olvido completamente la información y se quedaron en blanco, por lo que el sistema se vio mermado y la eficiencia ya rapidez con la que estaban acostumbrados a trabajar también.
1 de enero de 2011: Cero papel en FVL
El día 1, fue traumático para todos. Pero era una curva de aprendizaje por la que tenían que pasar todos. No importaba el día que fuera, lo tenían que pasar.
Había medidas de prevención para cada parte del proceso
"Granados recuerda: “No podíamos hacer mucho en cuanto a dar soporte a los usuarios en la solución de problemas puntuales con la operación del sistema, pero el mensaje que queríamos dar era claro, de apoyo incondicional a la gente y al proyecto”.
Se hizo un departamento de proyectos para poder administrar los nuevos cambios que surgieran conforme la marcha.
Más ágil para las enfermeras: los 5 correctos
Los procesos asociados con la gestión de la cadena de abastecimiento también reportaron progresos importantes
Reducción del archivo
Elimina muchas tareas manuales. Mucho mejor para la gente de facturación, ellos encantados.
Mejor información para los doctores. Encuentran ASAP el HC
Protección de la información del paciente
Hoy día la FVL es un referente a nivel nacional para los proveedores de atención en salud que buscan mejorar sus procesos de atención al paciente.
Sobreviviendo a SAP
Se trabajaba en cadena, entonces todos tenían que estar concentrados en lo que tenían que hacer porque de eso dependía que se completara el proceso.
Sinapsis no fue un proyecto de tecnología, pue un proyecto de rediseño de procesos
A pesar de todo lo bueno aún hay riesgos. Como todo va bien, es posible que se confíen de más en el sistema.
A nadie le gustaría volver al modelo anterior.