Sobreviviendo a la implementación de SAP en un hospital

Contexto

**Fundación Valle de Lili es el Hospital con el que se trabajará

Glosario

Fue fundada en 1982
Hospital Universitario. 3er mejor hospital en LATAM y el mejor en Colombia.

Fundación Valle de Lili = FVL

Entidades Promotoras de Salud: Se encarga de dirigir los pacientes a hospitales.
=ESP

Instituciones Prestadoras de Salud. (clínicas)
=IPS

Intentan pasar del papel a un sistema digitalizado. La implementación de SAP fue un hito importante en la historia de FVL. (

Cuerpo Medico: Cada FVL tiene médicos especialistas, y la FLV le cobra 20% para gastos administrativos.

Procesos Médicos

Pueden entrar a Urgencias por 4 razones

Historial Clínico =HC

Urgencias

Consulta médica externa

Procedimiento ambulatorio

Cirugía.

Más de 1000 cirugías al mes. Más procedimientos post operatorios

Edith Rosas A00573294

Todos los procesos necesitan un requerimiento previo dado por diferentes personalidades

Historial médico

Todos tenían que registrar en papel que procedimiento le hacían. El tiempo. Caligrafía. Había errores de transcripción. Pasaba por todas las manos y era bastante complicado.


Hay muchos testimonios de enfermeras que veían que no era productivo para nadie.

Procesos Administrativos

Para facturar era toda una odisea, se tenían 7000 items de facturación.

En muchas ocasiones no se sabia se se ganaba dinero o si se peidía con los convenios de las aseguradoras

No siempre se ingresaban a la cuenta todos los procedimientos que se realizaban.

Todo mal.

Los médicos debían llevar su propio registro de los procedimientos que hacían.

Buscando una Solución

Fecha importante: 21 de diciembre de 2010

Para finales de 2008, se busco cambiar a un manejo centralizado. Donde la ERP, planificación de recursos Empresariales. Crecimiento Exponencial. Pero se dieron cuenta de que cambiar, es tardado.

Entrada de SAP

Inicia proyecto Sinapsis

Para el 01 oct 2009, contratan a SAP y buscan cambiar todo el papeleo a digital en 13 meses y tener a 2 200 usuarios finales. (proyecto ambicioso)

SAP permite Parametrizar. Dividir o gestionar. HC. Desarrollos buenos

Comunicación de la decisión

Sinapsis es el proyecto. Su principal objetivo no era recortar personal sino mejorar la calidad del servicio ofrecido y la eficiencia en sus procesos.

Cada jefe se iba a encargar de dar la noticia y dar los beneficios. El mensaje llegó de manera clara y convincente.

No se despidió a nadie, las secretarias con el megáfono fueron trasladadas a otra unidad

El Nuevo Sistema

La FVL quería un sistema de información que le permitiera integrar sus procesos de atención
médica, asistenciales y administrativos

Equipo de consultores de Compunet

Dieciocho líderes de la FVL y catorce consultores de Compunet participaron en los equipos de
diseño.

FVL asigno a las personas más capacitadas para cada consultor, para que lo guiara en las necesidades que tenían.

Aproximadamente cien personas estuvieron dedicadas de tiempo completo al proyecto durante veintidós meses. (de principio a fin)

s Sistemas Generales de Planificación de Recursos Empresariales = ERP

Comenzaron a haber momentos de polaridad entre los consultores y FVL

Se busco que el cambio no fuera tan drástico para todo, por lo que para los médicos fue poco a poco y fueron capacitado por médicos para que se entendieran en su mismo idioma. Al final estaban mitad si y mitad no.

Diversidad dentro de FVL No todos sabían como usar una computadora: por ellos tuvieron que capacitar a todos para que supieran como usarla Pero también capacitaron sobre como usar SAP

"Montaron salas permanentes con computadores donde las personas podían practicar pasos básicos de Word y Excel que les permitiera familiarizarse con un teclado y con un mouse."

"El no saber genera temor y la mejor forma de vencer ese temor era aprendiendo”

Proyecto en Marcha

Durante las ultimas fechas se hicieron un par de pruebas y se dieron cuenta de que habían muchas inconsistencias y aplazaron la fecha final para el 1 de enero de 2011

La estabilización del sistema y la recuperación del ritmo de trabajo en todos los procesos tomó aproximadamente seis meses.

Beneficios

A pesar de las capacitaciones el día 1; a muchos se les olvido completamente la información y se quedaron en blanco, por lo que el sistema se vio mermado y la eficiencia ya rapidez con la que estaban acostumbrados a trabajar también.

1 de enero de 2011: Cero papel en FVL

El día 1, fue traumático para todos. Pero era una curva de aprendizaje por la que tenían que pasar todos. No importaba el día que fuera, lo tenían que pasar.

Había medidas de prevención para cada parte del proceso

"Granados recuerda: “No podíamos hacer mucho en cuanto a dar soporte a los usuarios en la solución de problemas puntuales con la operación del sistema, pero el mensaje que queríamos dar era claro, de apoyo incondicional a la gente y al proyecto”.

Se hizo un departamento de proyectos para poder administrar los nuevos cambios que surgieran conforme la marcha.

Más ágil para las enfermeras: los 5 correctos

Los procesos asociados con la gestión de la cadena de abastecimiento también reportaron progresos importantes

Reducción del archivo

Elimina muchas tareas manuales. Mucho mejor para la gente de facturación, ellos encantados.

Mejor información para los doctores. Encuentran ASAP el HC

Protección de la información del paciente

Hoy día la FVL es un referente a nivel nacional para los proveedores de atención en salud que buscan mejorar sus procesos de atención al paciente.

Sobreviviendo a SAP

Se trabajaba en cadena, entonces todos tenían que estar concentrados en lo que tenían que hacer porque de eso dependía que se completara el proceso.

Sinapsis no fue un proyecto de tecnología, pue un proyecto de rediseño de procesos

A pesar de todo lo bueno aún hay riesgos. Como todo va bien, es posible que se confíen de más en el sistema.

A nadie le gustaría volver al modelo anterior.