Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Desenvolupament del Pla Estratègic de Gestió d’Esdeveniments (PEGE),…
Desenvolupament del Pla Estratègic de Gestió d’Esdeveniments (PEGE), planificació, organització i pràctiques habituals en l’organització d’esdeveniments de màrqueting.
Etapes del Pla Estratègic de Gestió d’Esdeveniments.
Fase 1: Definició dels objectius de comunicació del conjunt dels esdeveniments que integren el PEGE.
Segons Leonard Hoyle (2005: 15), “només quan la companyia identifica de forma clara quins són els valors que vol transmetre en relació a la marca podrà definir les qüestions relatives a la operativa dels esdeveniments”.
Fase 2: Definició dels públics objectius.
Grups funcionals.
mpleats, proveïdors, distribuïdors o sindicats, entre d’altres.
Grups difusors.
Són els que prenen interès per a una organització que s’hi involucra en accions que tenen una repercussió en altres públics objectius.
Grups de clients.
És fonamentaladaptar la tipologiad’esdevenimentsa lescaracterístiquesde cadascundelssegments, focalitzantelsesforçosenla transmissióelsvalorsque incideixendirectamentenla imatgedelmarca.
Grups normatius
S-’hadetenirencompte l’organització d’esdevenimentsespecífics relacionatsambelsintegrants d’aquestcol·lectiu, jaque nomésd’aquestamanera arribaremaconfiguraruna imatgedemarcaenlaseva ment
Fase 3: Definició pressupostària global.
és l’esdeveniment el que ha d’amotllar-se als diners de la companyia.
Fase 4: Temporització.
És imprescindible poder fixar d’entrada una mena de calendari que ens permeti calibrar els temps, els processos de gestió, i que, en definitiva, ens permeti una gestió organitzada i coherent.
Fase 5: Definició dels escenaris on s’ubicaran les diferents accions.
És determinar on dur a terme l’acte. El lloc triat és un dels valors intangibles que l’empresa vol transmetre al seu target mitjançant aquell acció.
Fase 6: Operativa global.
esulta fonamental tenir una absoluta capacitat d’estirar molts fils alhora i d’orquestrar a la vegada tots els aspectes que prenen part a la gestió aquesta mena d’actes, ja de per si molt complexos.
Fase 7: Accions a posteriori.
l’esdeveniment s’han de posar en funcionament tot un seguit de mesures que ens permetin saber si realment l’acte s’ha ajustat a les necessitats de l’organització, si realment ha servit per arribar al públic i si, en definitiva, ha permès assolir els objectius definits al PEGE.
Planificació i organització d’esdeveniments de màrqueting: mitjans materials, recursos humans i documentació.
Primera pàgina:nom de l'acte, data i lloc de realització, empresa, institució o persona organitzadores i responsable/s de l'execució de l'acte.
Segona pàgina: índex.
Tercera pàgina:descripció tècnica de l'acte. .
Protocol previ a la celebració
Protocol durant la celebració.
Documentació de l'acte.
Documentació oficial per a aquells actes que exigeixen una documentació reglamentada.
Documentació protocol·lària: notes de premsa, cartells i anuncis, programa, invitacions, saludes, targetes, etc.
Documentació administrativa: si l'acte dura diversos dies, inclourà impresos d'inscripció, carpetes, registre de participants, etc.
Mitjans personals. servei de protocol, personal administratiu, personal subaltern (conductors, conserges, porters,...), personal especialista (electricistes, tècnics d'imatge i so, decoradors, etc.).
Mitjans materials.
Mitjans econòmics.
El programa.
Cronograma: desenvolupament detallat de l'acte o conjunt d'actes.
Annexos: informació addicional d'alguns punts del cronogram
Grafismes: dissenys realitzats per a la confecció
Llistats: conjunt de llistes
ocumentació: informació relativa al fet que origina l'acte
Pràctiques habituals en l’organització d’esdeveniments.
Pre-esdeveniment.
Marcar els objectius a aconseguir.
Crear el nom.
Localitzar el lloc de celebració.
Contactar amb les diferents empreses col·laboradores i proveïdors.
Nomenar els comitès organitzadors.
Seleccionar i contractar el personal necessari.
La fase d'execució. Es posa en pràctica tot el planificat anteriorment.
Post-esdeveniment. Una vegada finalitzat, es duu a terme la fase d'avaluació de l'esdevenimen
fase d'organització
Disseny de la convocatòria.
Disseny d'experiències i activitats
Disseny de les eines de difusió.
Disseny de documents i plantilles
Full de planificació.
Factures, contractes i tota la documentació administrativa
Organigrama i dades de contacte.
Disseny de la pàgina web.
El compte enrere.
Dies previs a l’esdeveniment.
Una setmana abans:
Comprovar constantment les llistes d’assistents.
Comprovar si s’ha seguit la política de pagaments a proveïdors.
Comprovar polítiques de cancel·lació i informar als proveïdors i al client puntualment.
Comprovar si tots els assistents han rebut correctament la informació derivada de l’acte (convocatòria, guies, bitllets, fil conductor, etc.).
Comprovar que tots els assistents han entès les peculiaritats de l’esdeveniment (punt de trobada, necessitat de passaport, necessitat de vacunes, visats, etc.).
Comprovar i informar constantment al client sobre eventuals riscos: necessitat del Pla B, alteracions meteorològiques, polítiques, etc.
Revisar la identitat visual corporativa.
4-3 dies abans:
Comprovar constantment les llistes d’assistents.
Comprovar si s’ha seguit la política de pagaments a proveïdors.
Comprovar polítiques de cancel·lació i informar als proveïdors i el client puntualment.
Convocar a l’assaig general en cas que sigui necessari.
Repassar amb els proveïdors el càlcul de temps del muntatge en cas que sigui necessari amb antelació l’esdeveniment.
Lliurar el material informatiu el personal intern.
Repassar amb el personal intern la documentació necessària (passaport, visats, credencials com a monitors).
Convocar el personal de l’organització a reunió prèvia un dia abans.
Confirmar i provar el material intern necessari per a l’esdeveniment (càmeres, telèfons mòbils, walkie talkies, etc.).
Revisar les assegurances segons les darreres llistes d’assistents.
2-1 dies abans:
Comprovar constantment les llistes d’assistents.
Comprovar si s’ha seguit la política de pagaments a proveïdors.
Comprovar les polítiques de cancel·lació informar als proveïdors i al client puntualment.
Comprovar el muntatge in situ.
Traslladar i col·locar la identitat visual corporativa.
Reunir el personal intern i, si és possible, el personal subcontractat a través de proveïdors.
Repassar exhaustivament el programa, explicant a cadascun dels membres del personal intern la seva tasca de forma detallada.
Establir formes i moments de comunicació amb el personal intern en el transcurs de l’acte.
Assignar el material i el vestuari al personal intern.
Tenir localitzat el possible personal substitut.
Accions post esdeveniment.
2-3 dies després de l’acte:
Accions de valoració externa:
7-15 dies després de l’acte: