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Gestão Eletrônica de Documento - Coggle Diagram
Gestão Eletrônica de Documento
CONSULTORIA
Qual o Objetivo Com o Sistema
Como era o processo antes
Regras de Negócio
Qual a abrangência do negócio
Definição do prazo e custo
REQUISITOS
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares
Definição do local de armazenamento
tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
INSTALAÇÃO WEB
Interface amigável
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Desempenho em rede
HARDWARE
Estações de trabalho (computadores para a aplicação)
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento
Scanners (Quantidade e tipos)
Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos)
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Nobreaks
Sistemas de backup
Sistemas de segurança física
Sistema de climatização
TESTES
Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
INSTALAÇÃO DO SERVIDOR
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
APÓS VERIFICAÇÃO DO SERVIDOR
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
TREINAMENTO
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação