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TEMAS DESARROLLADOS EN CLASES - Coggle Diagram
TEMAS DESARROLLADOS EN CLASES
ANALISIS ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
IMPORTANCIA
Realizarlas en el menor tiempo posible.
A través de la tecnología y herramientas estratégicas.
Agilizar todas las etapas del proceso administrativo de una empresa.
CARACTERÍSTICAS
Es dinámico, no es monótono ni homogéneo, cambia de acuerdo a los objetivos y las necesidades de la empresa.
Herramientas que automatizan el proceso administrativo.
Sistema de control administrativo (tiempo).
ETAPAS
Dirección.
Organización.
Planificación.
Control.
Exige una gran cantidad de tiempo de trabajo.
¿QUÉ ES?
Examen exhaustivo de los planos: organizativo, dinámico, funcional, estructural y comportamental en una empresa u organización, para detectar situaciones anómalas y proponer las soluciones que sean necesarias.
METODOLOGÍA DEL
ESTUDIO ORGANIZACIONAL
OBJETIVO
Determinar la estructura organizacional administrativa óptima.
ANTECEDENTES
PRINCIPIOS CLÁSICOS DE HENRI FAYOL
Principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que tengan el mismo objetivo bajo la dirección de un solo administrador.
Principio de la centralización estableciendo el equilibrio entre centralización y descentralización.
Principio de la división del trabajo para lograr la especialización.
Principio de la autoridad y responsabilidad.
ETAPAS
Recopilación de datos.
Análisis de datos.
Planeación del estudio.
Formulación de recomendaciones.
Visión del estudio.
Implantación.
Recomendación.
RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS
¿QUÉ ES?
Enfoque sistemático de reunir y medir información de diversas fuentes a fin de obtener un panorama completo y preciso de una zona de interés.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Entrevistas.
Encuestas.
Observación.
Fichas de contenido.
Fichas bibliográficas.
Registro electrónico.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
BENEFICIOS
Identificar áreas donde se necesita una formación continua.
Mejorar el rendimiento y la rentabilidad de la empresa.
Conocer las áreas del negocio que podrían mejorarse.
Impulsar una mayor satisfacción laboral.
FORMULACIÓN DE PROYECTOS
PASOS
Fase 3: Seguimiento y control del proyecto.
Fase 4: Implementación del plan.
Fase 2: Ejecución del proyecto.
Fase 5: Medición de impacto y cierre del proyecto.
Fase 1: Planificación del proyecto.
GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO
Capacitación / Sensibilización.
Racionalización en la producción.
Administración / Control.
Recepción.
Organización / Clasificación.
Distribución.
Disposición final.
¿QUÉ ES?
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización.
VENTAJAS
Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos.
Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
Control de seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
Trabajo colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
OBJETIVO
Establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONAL
La estructura se divide en distintos departamentos y cada uno realiza su función.
DIVISIONAL
La estructura se divide según zona geográfica y cada una se transforma en empresa funcional.
DESCENTRALIZADA
Estos directores delegan las responsabilidades en niveles inferiores.
MATRICIAL
Estructura que los miembros del equipo dependen de varios líderes (ya sean externos o internos) informan a un gerente de proyecto, así como al líder del departamento.
CENTRALIZADA
Existen unos directores y cabezas visibles con una jerarquía superior a los empleados.
¿QUÉ ES?
DEFINICIONES POR AUTORES
Mintzberg asevera que: “Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.”
Daft explica las relaciones formales de mando (número de niveles jerárquicos y el tramo de control de los gerentes) y describe cómo están agrupados los individuos en los departamentos y estos en la organización total.
Chiavenato afirma que: “organizar significa agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales, definir la estructura de los órganos que los deberán administrar, establecer la división del trabajo mediante la diferenciación y medir los niveles de autoridad y responsabilidad”.
ANÁLISIS DE PUESTOS (PERFILES)
DISEÑO
Pretende la mejora a través de aspectos técnicos y humanos, de manera que se logre una mayor eficacia organizativa y satisfacción laboral del empleado.
CLASIFICACIÓN
Puestos de mando medio.
Puestos de supervisión.
Puestos directivos.
Profesionales y técnicos.
¿QUÉ ES?
Proceso complejo que consiste en la descripción y registro de las finalidades de un puesto de trabajo concreto, sus principales funciones, áreas de actuación, conocimientos, habilidades y aptitudes necesarias, así como, sus condiciones.
CONSIDERACIONES TECNICAS
LÍNEAS DE DIVERSIFICACIÓN
ESPECIFICACIONES DE REQUISITOS DEL PUESTO
Conocimientos.
Habilidades.
Aptitudes.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Cometidos.
Fines.
Normas.
Funciones.
ELEVANDO EL NIVEL
UPSKILLING
OBJETIVO
A través de la mejora de habilidades, convertir a un trabajador eficaz para que pueda sobresalir y ser competitivo en su industria, de cara a nuevas oportunidades a futuro.
IMPORTANCIA
Necesidad de crecimiento.
Resaltar entre la competencia.
¿QUÉ ES?
Proceso de reforzar la formación en habilidades que el trabajador ya tenga o que sean similares a su área de conocimiento.
CARACTERÍSTICAS
Trata sobre herramientas, procesos o habilidades de su área específica de trabajo.
Que el trabajador sea capaz de optimizar o mejorar su desempeño.
Capacitación para empleados.
TECNOLOGÍAS
Metaverso.
Blockchain.
Inteligencia artificial (AI).
Big data.
RESKILLING
ESTRATEGIAS
Cursos, calificaciones y certificaciones.
Capacitación en el trabajo.
Mentorías o coaching.
Aprendizaje mixto.
VENTAJAS
Mejora de la reputación.
Polivalencia y la capacidad de adaptación.
Mayor y mejor consecución de los objetivos.
Mejora de la productividad.
Mejora en la fidelización de los trabajadores.
¿QUÉ ES?
Búsqueda de talento con competencias adyacentes que formen al trabajador en un rol completamente diferente en la empresa. En otras palabras, significa volver a capacitar a empleados en competencias que la compañía necesita suplir.
GESTIÓN DE CALIDAD
¿QUÉ ES?
Procesos sistemáticos, varia según el sector de negocio.
¿CUÁL ES EL OBJETIVO?
Permite organización planear, ejecutar y controlar las distintas actividades.
¿QUÉ GARANTIZA?
Estabilidad y consistencia en el desempeño.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
Está determinado por todos los elementos en garantizar un desempeño constante, estable y evitar cambios inesperados.
OBJETIVO
Permite establecer mejoras al incorporar nuevos procesos de calidad.
EJEMPLO DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL
Está orientada a crear conciencia de calidad en todos los procesos organizacionales. El concepto de “calidad total” hace alusión a una “mejora continua” con el objetivo de alcanzar una calidad óptima en todas las áreas de la organizaciòn.
NORMATIVAS
ISO 9001 - 2015
La norma de calidad ISO 9001 es una pauta internacional.
Se centra en la satisfacción del cliente.
En la capacidad de proveer productos y servicios que cumplan con las exigencias establecidas.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Conjunto de actividades que permite alcanzar las metas.
RECURSOS
Son todo aquello que necesita la organización para funcionar
Personal
Infraestructura
Dinero
Equipamiento
PROCEDIMIENTOS
Son los detalles, paso a paso, de cómo realizar cada actividad o tarea.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
LIDERAZGO
El clima interno de la organización depende de la estrategia de dirección o de mando establecida. El líder principal puede delegar tareas en otros responsables designados, según el tipo de estructura.
PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL
La motivación de los integrantes de la organización genera un mayor compromiso, un mejor desempeño de sus tareas y reduce la incertidumbre en momentos de crisis.
CLIENTE
Comprender sus necesidades y cumplir con sus expectativas es la clave para satisfacer las exigencias de los consumidores y mantener su fidelidad.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Guiar a cada área de la organización es parte del desarrollo global de la institución para alcanzar los objetivos de manera eficiente.
TOMA DE DECISIONES
El enfoque basado en hechos para la toma de decisiones. El análisis de datos cualitativos y cuantitativos, sirve para medir el desempeño de la organización.
MEJORA CONTINUA
La evaluación del sistema de gestión de calidad es útil para obtener mejoras en los procedimientos.
ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN
Llevar a la acción o a la práctica los procedimientos establecidos por la organización genera interacción entre cada elemento del sistema de gestión de calidad.
RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES
Es importante mantener una relación beneficiosa y recíproca entre la organización y los proveedores como alianzas, descuentos, planes de pago, etc.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos, son un conjunto de reglas, funciones, procedimientos, actividades, objetivos, instrucciones, pautas y políticas que deben ser obedecidas y seguidas por los empleados de la empresa.
IMPORTANCIA
Contenido llega a partes cruciales.
Señala cómo hacer el trabajo.
La forma en que se organiza el trabajo.
OBJETIVOS
Orientar y enseñar cómo llevar a cabo las actividades.
Reportan brevemente la historia de la empresa, desde su fundación hasta la actualidad.
Dan a conocer los lineamientos básicos de los manuales para la empresa, como también su penetración en el mercado y en la sociedad general.
Demuestran de manera coordinada y organizada, la estructura organizacional de la empresa necesaria para lograr los objetivos y lineamientos trazados.
El propósito de la manualización es permitir la recolección de información ordenada de manera sistemática, cuidadosa y segmentada, para que actúe como una herramienta facilitadora para el funcionamiento de la organización.
VENTAJAS
Fuente de información.
Establece estándares y criterios.
Formación de empleados.
Permite la adecuación.
DESVENTAJAS
Cuando no se actualizan adecuada y permanentemente los manuales administrativos, estos pueden perder su valor rápidamente dentro de cualquier organización.
Cuando son muy sintéticos, son de poca utilidad y, por otro lado, cuando son muy detallados, corren el riesgo de quedar obsoletos ante cualquier pequeño cambio que haya en una organización.
EJEMPLOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE POLÍTICAS
Tiene como objetivo orientar las acciones de los ejecutivos responsables de las funciones de gestión y asesoría.
Políticas de marketing.
Políticas financieras.
Políticas de recursos humano.
Políticas de producción.
MANUAL DE INSTRUCCIONES ESPECIALIZADAS
Su finalidad es posibilitar una mayor y mejor formación y capacitación de un determinado grupo de empleados en el desarrollo de actividades.
Manual del vendedor.
Manual de la secretaria.
Manual de operaciones.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Su objetivo es describir y detallar el desarrollo u operacionalización de las actividades que conforman los distintos sistemas funcionales de la empresa.
Procedimientos.
Formularios.
Normas.
Diagramas de flujo.
Anexos.
REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
¿QUÉ ES?
Enriqueciendo y articulando el proceso de toma de decisiones y el liderazgo, potenciando la comunicación y fortaleciendo el trabajo en equipo.
La organización y reorganización empresarial, trata en todo momento de mejorar el funcionamiento de la empresa.
PROCESOS ALTERNOS
OUTSOURCING
Delegación funciones de una empresa a otra.
VENTAJAS
Subcontrata.
Se enfoca en lo verdaderamente importante.
Disminuir los costos.
TELETRABAJO
Trabajo que se realiza a distancia.
BENCHMARKING
Análisis de futuras estrategias.
Comparar y tomar diferentes procesos de referencia.
Evaluar y analizar los procesos.
EMPOWERMENT
Poder para la toma de decisiones.