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ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS O DE COMUNICACIÓN…
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS O DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Funciones y Características
Acción implementada monopolísticamente por las agrupaciones
Método inductivo
Se forman una percepción de la idea y pensamiento a través de la acción del propio grupo.
Aportaciones monetarias
De mecanismos pecuniarios, locales
Estos ingresos pueden provenir de los órganos públicos o de sus socios y simpatizantes.
Imagen positiva, satisfactoria de una persona, institución o asociación.
Adoptan multitud de mecanismos de actuación
Actos de patrocinio y mecenazgo
Elementos definidores
Noción de actividad comunicativa en el sentido amplio desde su funcionalidad, así como en los esfuerzos y resultados.
Manifestación continuada, coherente y persuasiva de sus intervenciones bajo dos categorías, las actividades defensivas y ofensivas.
Las intervenciones ofensivas
Muestran con una mayor periodicidad, planificación y coordinación
Parámetros de actuación social en aras a la propia responsabilidad social de las organizaciones
Coadyuva a que las organizaciones prevean la existencia de problemas y conflictos potenciales.
“proceso proactivo de anticipar, identificar, evaluar y responder a los temas de políticas públicas que afecten a las relaciones de las organizaciones con sus públicos”
Plan de acción situación de crisis: interna y externa
Comunicación interna
puntos de vista -económico, recursos humanos, management, organizativo-
No cuenta con la suficiente cobertura material y psicológica de las organizaciones.
Porque no se apoya con la suficiente fortaleza moral desde las direcciones de las organizaciones.
Rodríguez define la como
“conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”.
Características
International Communication Association (ICA) señala que
La mayoría de los miembros de la organización quieren recibir más que enviar información organizacional.
También desean más oportunidades para expresar motivos de queja y evaluar a sus jefes.
Cuando más alta sea la jerarquía dentro de la organización a la que se envían los mensajes
es menos probable que haya algún seguimiento, especialmente cuando la información es enviada a la alta dirección
Las mejores fuentes de información
son aquellas que están más cercanas a los empleados, y las peores las más alejadas.
Los trabajadores
Están satisfechos con el ambiente de la comunicación departamental que tienen en las áreas en las que trabajan
existe un cierto grado de confianza que favorece los flujos de comunicación descendente, ascendente y horizontal
afirman estar satisfechos con el trabajo que realizan
Pero insatisfechos con las oportunidades que tienen de ascender dentro de las organizaciones.
Funciones
Asociación Francesa de Comunicación Interna
Investigar el clima social de la organización para anticiparse a cualquier disfunción y para crear un intercambio de opiniones que mejoren el clima social.
Orientar los cometidos organizativos a través de la comunicación interna.
Informar a los públicos internos para dar respuesta a las necesidades de información.
Animar a la participación y coordinar a las personas que van a participar
Organizar campañas de comunicación interna y medir el efecto causado.
Formar a los responsables de la comunicación interna
Piñuel establece diversos objetivos
Motivación de las actitudes personales y en el comportamiento profesional para conseguir una mejora organizativa.
Establecimiento de unas normas, pautas y comportamientos comunes.
Establecer relaciones de identidad organizativa y que suscitan sentimientos de pertenencia/exclusión, tanto interna como externamente.
Tipos de comunicación interna
Comunicación descendente
Es aquel tipo de comunicación que se dirige hacia los subordinados en la jerarquía organizativa.
Las principales funciones
Ofrecer pautas de comportamiento y de actuación a los miembros de la organización.
Determinar la efectividad de la comunicación ascendente a partir de las demandas que se reciban desde los estratos inferiores.
Proporcionar información a los miembros de la organización sobre los objetivos que se tengan.
Fortalecer los procesos de comunicación estableciendo claramente los roles jerárquicos de la organización.
Evitar la aparición de rumores como resultado de una necesidad de información de los miembros de la organización.
Comunicación ascendente
Debe contar con a la premisa de que tenga el adecuado retorno a su emisor, ya que de lo contrario no se fomentará la continuación de esa actividad.
Las principales funciones
Conocer el grado de comprensión de la comunicación descendente.
Que los miembros de la organización puedan participar en los objetivos proponiendo nuevas metas o maneras de mejorar la relación con el entorno.
Generar un clima de mejora permanente sobre la labor que cada miembro de la organización realiza.
Incrementar los objetivos generales mediante las propuestas que surgen de niveles inferiores y se transmiten al contexto superior.
Permitir que las preguntas e interrogantes sobre aspectos organizativos puedan canalizarse adecuadamente.
Comunicación horizontal
Se dirige a las comunicaciones que se establezcan entre diversos departamentos para implicar a todos los miembros de la organización.
Todas estas funciones permiten
incrementar los flujos de comunicación entre las diferentes partes de una organización
Comunicación transversal
Este lenguaje debe estar acorde con lo que son los objetivos, principios y características institucionales
y debe ser una decisión, que provenga del máximo nivel organizativo y aplicándose a todas las estructuras de la organización, sin ningún tipo de excepción.
Comunicación externa
Establecer relaciones de comunicación entre organizaciones, incluso a nivel internacional, desarrollando canales claros, aminorando diferencias interculturales y promoviendo prácticas comunes.
Respecto a los públicos externos
Los clientes
Los proveedores
Los bancos y entidades de crédito
Universidades y escuelas superiores
Medios de comunicación
Instituciones públicas
Los objetivos
Establecer de forma continuada y permanente un servicio informativo abierto a los medios de comunicación.
Crear y dirigir la operativa de los documentos, boletines, house organ,... tanto en el ámbito interno de la empresa como, sobre todo, en el externo.
Estar en condiciones de dar respuestas a las preguntas que se plantean desde el exterior y suscitarlas.
Hacer el seguimiento de las informaciones aparecidas para autoevaluar constantemente la imagen que se desprende.
Evaluación
Determinar la eficacia o el valor de todo lo que se realiza en Comunicación.
Es la etapa que evalúa el éxito o el fracaso de los esfuerzos en el área.
Indicadores Claves de Desempeño (KPI6 por sus siglas en inglés)
Los siete principios
Relaciones Públicas y la Comunicación
Fije metas y mídalas para cada estrategia.
Medir el efecto de los resultados es preferible que solamente medir los resultados de los medios de comunicación, ya que por sí solos no son suficientes.
El efecto en los resultados empresariales pueden y deben medirse siempre que sea posible.
La medición de los medios de comunicación requiere de cantidad y calidad.
El concepto AVE o valor equivalente publicitario de las apariciones en medios, no es lo mismo que el equivalente al valor de las relaciones públicas.
Los medios sociales pueden y deben ser medidos y cuantificados.
La transparencia y la posibilidad de repetición son fundamentales para la medición adecuada.