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Tramitar documentos - Coggle Diagram
Tramitar documentos
Planeación
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Actividades:
Exploración de las oportunidades.
Establecimiento de los objetivos.
Establecimiento de las premisas
Evaluación de alternativas
Formulación de planes derivados
Organización
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivisticos (GRGA)
Actividades:
Identificación de unidades administrativas y funcionales.
Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración los documentos de apoyo.
Control en el tratamiento y organización de los documentos.
Producción
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA)
Actividades:
Creación y diseño de documentos.
Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Recepción
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)
Actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Distribución
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
Actividades documentos externos:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Actividades documentos internos:
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
Actividades documentos enviados:
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega.
Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
Actividades:
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
Identificación del trámite.
Determinación de competencias, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta
Consulta
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen. (GRGA)
Actividades:
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
Reglamento de consulta.
Conservación y disposicion final
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcioral de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
(GRGA)
Actividades:
Diagnóstico integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastres.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Implantación de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.