Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การเขียนหนังสือราชการเพื่อการนำเสนอ - Coggle Diagram
การเขียนหนังสือราชการเพื่อการนำเสนอ
“หนังสือราชการ” คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ
ได้แก่
หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ
ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ชนิดของหนังสือราชการ
หนังสือประทับตรา
หนังสือสั่งการ
ระเบียบ
ข้อบังคับ
คำสั่ง
หนังสือภายใน
หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกาศ
แถลงการณ์
ข่าว
หนังสือภายนอก
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
รายงานการประชุม
บันทึก
หนังสือรับรอง
หนังสืออื่น ๆ
ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ
ด่วนมาก
เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติโดยเร็ว
ด่วน
เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
ด่วนที่สุด
เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี
ขั้นตอนการดำเนินการ
การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู
ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ
หลีกเลี่ยงถ้อยคำที่เป็นคำซ้อน คำฟุ่มเฟือย
กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน
การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ วรรคตอน และคำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง
กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อๆ
ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
บอกความประสงค์ให้ชัดเจน
หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด
จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง
ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา
เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด
อ่านและตรวจทานความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง
ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการให้ถูกต้องและแม่นยำ
ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ
5C
ถูกต้อง (Correct)
ถูกแบบ
ถูกเนื้อหา
การจับประเด็นของเรื่อง
การย่อเรื่อง
ศึกษาเรื่องให้เข้าใจโดยละเอียด
จับประเด็นสำคัญของเรื่อง
ประมวลสาระสำคัญ หรือจุดสำคัญที่จะต้องนำมาใช้เป็นเหตุ
และผลเชื่อมโยงกันของเรื่องที่จะร่างหนังสือนั้น
อ้างและแนบรายละเอียดประกอบ
ย่อเรื่องให้สั้นที่สุด แต่ได้ความสมบูรณ์และชัดเจน
ลำดับขั้นตอนของเรื่องให้เข้าใจง่าย
เทคนิคการศึกษาเรื่อง
ชัดเจน (Clear)
กะทัดรัด (Concise)
รัดกุม (Confirm)
การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)
การเขียนส่วนต่าง ๆ ของหนังสือราชการ
การเขียนส่วนเนื้อหาของหนังสือราชการ
ส่วนเนื้อหา
หนังสือเชิญ
หนังสือตอบข้อหารือ หรือชี้แจงขอเท็จจริง
บันทึกเสนอ
ส่วนนำ
การใช้ “ด้วย เนื่องด้วย เนื่องจาก”
การใช้ “ด้วย เนื่องด้วย”
การใช้ “เนื่องจาก”
การใช้ “ตาม ตามที่ อนุสนธิ”
ส่วนลงท้าย
ควรเป็นประโยคสั้นๆ ไม่ควรมีเนื้อหาสำคัญอยู่ในส่วนนี้
เช่น
การเขียนส่วนหัวของหนังสือราชการ
การเขียนชื่อและที่อยู่ของหน่วยงานและส่วนราชการ
หนังสือภายนอก
หนังสือภายในและบันทึก
การเขียนชื่อวันที
การเขียน “เรื่อง”
ประเภทของเรื่อง
เรื่องขึ้นต้นด้วยคำกริยา
เรื่องที่ขึ้นต้นด้วยคำนาม
เรื่องที่กว้างหรือมีหลายประเด็น
เรื่องที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง
เรื่องที่ไม่พึงประสงค์
ลักษณะของ “เรื่อง” ที่ด
ใช้ภาษาง่ายและชัดเจน
ตรงประเด็นและตรงกับส่วนสรุป
เป็นวลี หรือประโยคสั้น ๆ
ไม่ซ้ำกับเรื่องอืน
สุภาพ เหมาะสม และรักษาน้ำใจผู้รับ
การเขียน “เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย”
การเขียน “เรียน” และ “กราบเรียน”
เขียน “เรียน” และ “กราบเรียน” ให้ถูกต้อง
เขียนชื่อ และตำแหน่งให้ถูกต้อง
การเขียน “อ้างถึง”
การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”
ข้อบกพร่องในการเขียนหนังสือราชการและแนวทางแก้ไข
ข้อบกพร่องด้านเนื้อหา
ไม่อ้างอิงที่มา หรืออ้างอิงไม่ครบถ้วน ควรตรวจสอบให้รอบคอบ
ไม่เลือกสรรข้อมูล เนื้อความยาวเยิ่นเย้อ ควรสรุปให้กระชับ
ขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ควรคิดใหม่เขียนใหม่ให้เหมาะสม
ด่วนสรุป โดยข้อมูลหรือเหตุผลไม่เพียงพอ ควรค้นคว้าข้อมูลมายืนยันให้น่าเชื่อถือ
การเกริ่นนำยาวเกินไป ควรเขียนเนื้อความสำคัญที่ผู้อ่านต้องการทราบก่อน
เขียนไม่ตรงประเด็น หรือวกวน ควรเรียบเรียงความคิด หรือเขียนประเด็นเป็นข้อๆ ไว้ก่อน
ขอบคุณแล้วยังลงท้ายว่า จึงเรียนมาเพื่อทราบอีก เมื่อขอบคุณแล้วควรจบข้อความได้
ชื่อเรื่อง ควรสรุปย่อให้กะทัดรัด
ข้อบกพร่องด้านภาษา
ใช้ไปยาลน้อยผิด
4.ใช้คำว่า “จึง” แล้ว “จึง” อีก ในข้อความใกล้ ๆ กัน
ใช้คำที่ไม่ตรงความหมาย
ใช้คำหรือกลุ่มคำเดิมซ้ำกันบ่อย ๆ
สะกดการันต์ผิด ตกคำหรือตกข้อความ
ประโยคยาว ซับซ้อน ใช้คำเชื่อมมากเกินไป
ใช้คำบางคำผิด เช่น อนุญาต - อนุมัติ / ไป - มา ฯลฯ ต้องปรับให้ถูกต้อง
ข้อบกพร่องด้านรูปแบบ
“ขอแสดงความนับถือ” ยกไปไว้หน้าต่อไป
ในกรณีเช่นนี้ต้องยกข้อความอย่างน้อย 2 บรรทัดสุดท้ายมาด้วย
ตัวเลขหัวข้อลักลั่นกัน
การใช้ตัวเลขอารบิก ควรปรับมาใช้เลขไทย
แบบฟอร์มไม่ถูกต้อง
เช่น
การเว้นช่วงบรรทัด การเว้นซ้ายขวา การย่อหน้าและการเว้นวรรค
เนื้อความน้อย แต่ใช้ย่อหน้าหลายย่อหน้า
