Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การเขียนบันทึกรายงานการประชุม - Coggle Diagram
การเขียนบันทึกรายงานการประชุม
การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
ดังนั้นเมื่อมีการประชุมจึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดท ารายงานการประชุม
ความสำคัญของรายงานการประชุม
เป็นเครื่องมือการติดตามงาน
เป็นหลักฐานอ้างอิง รายงานการประชุมที่รับรองรายงานการประชุมแล้ว ถือเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงได้ตามกฎมาย
เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน ยืนยันการปฏิบัติงานที่ได้บันทึกรายงานผลการปฏิบัติงาน
เป็นข้อมูลข่าวสาร เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบข้อมูล หรือทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมครั้งก่อน
เป็นองค์ประกอบของการประชุมอย่างเป็นทางการ (ประธาน องค์ประชุม เลขานุการ ญัตติ ระเบียบวาระการประชุม มติ รายงานการประชุม และหนังสือเชิญประชุม)
การเขียนจดหมายเชิญประชุม
แจ้งเรื่องที่จะประชุม วัน เวลา สถานที่ พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจน
ใช้สำนวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม และได้ใจความ
จดหมายเชิญประชุมควรส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน ก่อนการประชุม
การเขียนจดหมายเชิญประชุม อาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงไปในจดหมายเชิญประชุม หรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นก็ได้
การเขียนรายงานการประชุม
ตั้งใจฟังการประชุมอย่างมีสมาธิเพื่อเขียนรายงานการประชุมได้ถูกต้องตามมติ และตามความเป็นจริง
ไม่ต้องจดคำพูดโต้แย้งของแต่ละคน หรือคำพูดที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อยมากเกินไป
ควรแยกประเด็นสำคัญของผู้ที่ประชุมเสนอมาให้อ่านเข้าใจง่าย ไม่สับสน
ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ ควรเขียนให้ถูกต้อง ชัดเจน เรียงเป็นลำดับชัดเจนที่สามารถสื่อความหมายได้ง่าย
การเขียนรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลำดับวาระการประชุมครั้งนั้น ๆ
ใช้ภาษาให้ถูกต้องชัดเจน
ใช้ถ้อยคำสำนวนแบบย่อความให้ได้ใจความสมบรูณ์ไม่ใช้คำฟุมเฟือย
ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสำคัญ
เช่น
การใช้ภาษาในรายงานการประชุม
การใช้ประโยคที่สมบูรณ์
ประโยคที่สมบูรณ์จะต้องชัดเจนว่า "คือ ใคร ทำอะไร(แก่ใคร) ที่ไหน เมื่อใด เหตุใด อย่างไร"
วิธีสรุปใจความสำคัญในรายงานการประชุม
4.2 ฟังให้เข้าใจโดยตลอด
4.3 สรุปด้วยภาษาของตนเองที่เรียบง่ายและตรงประเด็น
4.1 ตั้งชื่อเรื่อง เป็นหัวข้อย่อยในระเบียบวาระต่าง ๆ
4.4 ตัดสำนวนโวหารต่างๆ ออกทั้งหมด เขียนเป็นภาษาง่ายๆ ที่ตรงประเด็น
4.5 เรื่องเดียวกัน ถ้ามีการพูดหลายครั้ง ให้เขียนรวมกันเพียงครั้งเดียว
การเปลี่ยนภาษาพูดเป็นภาษาเขียน
ต้องเปลี่ยนภาษาพูดให้เป็นภาษาเขียนหรือเป็นภาษาทางการ
เช่น สรรพนามบุรุษที่ 1 2 และ 3 ปรับเป็นชื่อหน่วยงานหรือชื่อตาแหน่งแทน
การสรุปมติที่ประชุม
ระเบียบวาระที่ 4 (และ 5 ถ้ามี)
ที่ประชุมเห็นชอบในหลักการ / ที่ประชุมมีมติอนุมัติ / ที่ประชุมมีมติไม่อนุมัติ /
ที่ประชุมพิจารณาแล้วเห็นว่าไม่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์จึงมีมติไม่อนุมัติ /
ที่ประชุมมีมติให้ (ใคร ทำอะไร อย่างไรฯลฯ) / ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติดังนี้ 1... 2... 3....
ระเบียบวาระที่ 1 และที่ 3
ที่ประชุมรับทราบ /ที่ประชุมรับทราบ โดยมีข้อสังเกตว่า ......
การใช้คำศัพท์
การใช้ศัพท์ภาษาต่างประเทศ
ควรเขียนเป็นภาษาไทยก่อน แล้ววงเล็บภาษาอังกฤษในการเขียนครั้งแรก ส่วนครั้งต่อไปจะใช้ภาษาไทยหรือภาษาต่างประเทศก็ได้
เช่น
โลกาภิวัตน์ = Globalization/ คำทับศัพท์ เช่น ลิฟต์(Lift)
การใช้ไปยาลน้อย
เช่น
กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ครั้งต่อไปใช้ว่า กระทรวงเกษตรฯ ได้
การใช้ศัพท์เฉพาะ
เช่น
ระเบียบวาระ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มประชุม เลิกประชุม
ลักษณะของรายงานการประชุมที่ดี
6.2 เที่ยงตรง มีใจเป็นกลาง
6.1 เนื้อหาถูกต้อง มติถูกต้อง ชัดเจน และครบถ้วนทุกประเด็น ไม่ตกหล่น
6.3 ชัดเจนและเข้าใจง่าย
6.4 ใช้ภาษาดีใช้ภาษาราชการที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น และสุภาพ
6.5 มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง
ข้อบกพร่องในการเขียนรายงานการประชุม
7.2 ชื่อการประชุม บางแห่งตั้งชื่อการประชุมไม่เหมาะสม
7.1 ชื่อรายงานและผู้จด มีการใช้คำต่างๆ ไม่ตรงกัน ผู้จดควรใช้ให้เป็นมาตรฐาน คือ รายงานการประชุม และ ผู้จดรายงานการประชุม
7.3 วันที่และสถานที่ประชุม บางครั้งวันและวันที่ไม่ตรงกัน
7.4 วันเวลาประชุม
ควรใช้คำว่า เริ่มประชุม - เลิกประชุม / ประธานกล่าวเปิดการประชุม – ประธานกล่าวปิดการประชุม
7.5 ผู้มาประชุม
ควรใช้คำว่า ผู้มาประชุม และ ผู้ไม่มาประชุม
ส่วนผู้เกี่ยวข้องที่เข้าประชุม แต่ไม่ใช่กรรมการหรือคณะบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้ง เรียกว่า ผู้เข้าร่วมประชุม
ระเบียบวาระการประชุม
ความหมายและความสำคัญของระเบียบวาระการประชุม
ลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม - เป็นการจัดระเบียบการประชุมให้ดำเนินไปตามลำดับ ป้องกันการพูดข้ามระเบียบวาระหรืออภิปรายนอกเรื่อง
รายละเอียดในระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
วิธีจด และคุณสมบิตัของผู้จดรายงานการประชุม
วิธีจดรายงานการประชุม
1.2 จดอย่างย่อ เป็นการจดเฉพาะประเด็นสำคัญทที่ทุกฝ่ายเสนอ ผู้จดจะสรุปเนื้อหาให้กระชับ อ่านง่าย ผู้อ่านจะเข้าใจเหตุการณ์เหตุผลหรือที่มาของการลงมติอย่างชัดเจน
1.1 จดอย่างละเอียดทุกคำพูด มักใช้ในการประชุมใหญ่ๆ ที่มีความสำคัญมาก เช่น การประชุมรัฐสภา เป็นต้น
1.3 จดแต่เหตุผลและมติวิธีนี้เป็นการจดรายงานที่สั้นที่สุด คือมีเฉพาะเหตุผลและมติมักใช้ในการประชุมที่ไม่มีการอภิปรายมากนัก
คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุม
2.3 ไม่หวังพึ่งเทปบันทึกเสียง เทปบันทึกเสียงเป็นเพียงเครื่องมือช่วยในกรณีที่มีปัญหาเท่านั้น
2.4 มีทักษะการสรุปความ การสรุปความเป็นทักษะระดับสูงของมนุษย์ซึ่งต้องฝึกฝน
2.2 มีสมาธิดีผู้จดจะต้องมีสมาธิดี มีใจจดจ่ออยู่แต่เรื่องที่ประชุมตลอดเวลา
2.5 ใช้ภาษาในการเรียบเรียงได้ดีการถ่ายทอดจากภาษาพูดมาเป็นภาษาเขียนได้ดี
2.1 มีความรู้ดี หากผู้จดไม่มีความรู้ในเรื่องที่ประชุม อาจจดหรือสรุปผิดได้
