Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
หน่วยที่ 6 เงินสดและระบบใบสำคัญ - Coggle Diagram
หน่วยที่ 6 เงินสดและระบบใบสำคัญ
เงินสดในมือ
เงินสดในมือ (Cash on hand) หมายถึงเหรียญกษาปณ์ ธนบัตร เช็ค ที่ได้รับแต่ยังไม่ได้นำฝาก เช็คเดินทาง ดราฟท์ และธนาณัติ ในทางบัญชีจะบันทึกเงินสดในมือในบัญชีเงินสด
เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า (Post-Dated Cheque) โดยปกติแล้วเช็คที่กิจการได้รับจากลูกค้าไม่ว่าจะรับจากการขายหรือการชำระหนี้ ผู้สั่งจ่ายคือผู้ซื้อสินค้าหรือลูกหนี้จะลงวันที่สั่งจ่ายในเช็ควันเดียวกัน
เช็คคืน (Returned Cheque) หมายถึง เช็คที่กิจการได้รับจากการขายสินค้าหรือจากการรับชำระหนี้แล้วนำฝากธนาคาร ต่อมาธนาคารได้คืนเช็คฉบับนี้ให้แก่กิจการเนื่องจากเช็คขาดความเชื่อถือ
เงินฝากธนาคาร
เงินฝากธนาคาร (Cash at Bank) หมายถึง เงินสดที่กิจการนำไปฝากธนาคารประเภทจ่ายคืนเมื่อทวงถาม โดยทั่วไปกิจการจะไม่ได้รับดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร วงการธุรกิจเรียกเงินฝากประเภทนี้ว่า เงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน
ใบนำเงินฝาก (Pay-in Slip) เป็นเอกสารที่บันทึกรายละเอียดจำนวนเงินสดโดยใบนำเงินฝากจะต้องจัดทำสำเนาอย่างน้อย 1 ฉบับ เมื่อเจ้าหน้าที่ธนาคารลงนาม
เช็ค (Cheque) เป็นเอกสารที่กิจการใช้ในการสั่งจ่ายเงินจากเงินฝากธนาคาร โดยมีรายละเอียดของวันที่สั่งจ่าย ผู้รับเงิน จำนวนเงินที่สั่งจ่ายและลายเซ็นผู้สั่งจ่าย
ใบเเจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) เป็นเอกสารที่ธนาคารสั่งให้กิจการโดยแสดงรายละเอียดรายการเงินฝาก เช็คที่สั่งจ่าย ค่าบริการที่หักบัญชี ธนาคารมักจะส่งให้กิจการเป็นรายเดือนหรือตามระยะเวลาที่ตกลงกับทางธนาคาร
เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร (Bank Overdraft) หมายถึง จำนวนเงินที่กิจการเป็นหนี้ธนาคารอันเกิดจากการสั่งจ่ายเงินเกินกว่าจำนวนเงินที่ฝากไว้ ทั้งนี้กิจการจะต้องทำการตกลงกับธนาคารให้เรียบร้อยก่อนการสั่งจ่ายเงินโดยไม่มีเงินฝากธนาคารแล้ว
สมุดเงินสด
สมุดเงินสด เป็นสมุดที่ใช้บันทึกเฉพาะการรับ-จ่ายเงินสดและเงินฝากธนาคารเท่านั้นและบันทึกรายการรับ-จ่ายในเล่มเดียวกัน โดยเเบ่งเป็นด้านซ้ายคือด้านเดบิตใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับการรับและการนำเงินฝากธนาคาร และด้านขวาคือด้านเครดิตใช้บันทึกเกี่ยวกับรายการจ่าย้งินสดและการสั่งจ่ายเช็ค
สมุดเงินสด 1 ช่อง ใช้บันทึกรายการรับ-จ่ายเฉพาะเงินสดเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
สมุดเงินสด 2 ช่อง ใช้บันทึกรายการรับ-จ่ายเงินสดและเงินฝากธนาคาร
สมุดเงินสด 3 ช่อง ใช้บันทึกรายการรับ-จ่ายเงินสด เงินฝากธนาคาร ส่วนลดรับ และส่วนลดจ่าย
เงินสดย่อย
เงินสดย่อย (Petty Cashier) หมายถึง จำนวนเงินสดที่กิจการมอบให้พนักงานรักษาเงินสดย่อยเก็บไว้ เพื่อใช้จ่ายค่าใช้จ่ายประจำของกิจการ วงเงินสดย่อยที่นิยมใช้กันแบ่งออกเป็น 2 ระบบ คือ
ระบบเงินสดย่อยจำกัดวงเงิน (Impress System) กำหนดวงเงินตายตัว
ระบบเงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงิน (Fluctuating System)
ขั้นตอนเกี่ยวกับระบบเงินสดย่อยและวิธีการบันทึกบัญชี
การเริ่มตั้งวงเงินสดย่อย
การจ่ายวงเงินสดย่อย ผู้ที่มีหน้าที่จ่ายเงินสดย่อย คือ พนักงานรักษาเงินสดย่อย
การเบิกชดเชยเงินสดย่อย เมื่อครบกำหนดเวลาที่กิจการกำหนด พนักงานรักษาเงินสดย่อยจะนำใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย หลักฐานอื่นที่เกี่ยวข้องมาเบอกชกเชยเงินสดย่อยที่จ่ายค่าใช้จ่ายไป
การพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
วิธีการจัดทำงบเปรียบเทียบยอดเงินฝากธนาคารมี 3 วิธี คือ
วิธีหายอดเงอนฝากที่ถูกต้อง
วิธีพิสูจน์จากยอดเงินฝากธนาคารจากสมุดบัญชีของกิจการไปหายอดเงินฝากธนาคารตามใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร
3.วิธีพิสูจน์จากยอดเงินฝากธนาคารจากใบแจ้งยอดไปหาสมุดบัญชีของกิจการ
ระบบใบสำคัญ
ระบบใบสำคัญจะมีการจัดทำทะเบียน ดังนี้
ทะเบียนใบสำคัญ (Voucher Register) ใช้บันทึกรายการขั้นต้นมีลักษณะคล้ายกับสมุดรายวันซื้อ เมื่อมีการซื้อกิจการจะจัดทำใบสำคัญขึ้นสำหรับรายจ่ายเเต่ละรายการ
ทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register) ใช้บันทึกรายการชำระหนี้ตามใบสำคัญ ใช้แทนสมุดรายวันจ่ายเงิน เมื่อถึงกำหนดชำระเงิน ผู้ที่เกี่ยวข้องจะเตรียมเช็คและกรอกรายละเอียดแนบไปพร้อมใบสำคัญ
ประโยชน์ของระบบใบสำคัญ
ทำให้ทราบหนี้สินที่เกิดขึ้นทุกรายการ
สามารถชำระหนี้ได้รวดเร็วตรงตามกำหนดเวลาและภายในเวลาที่กิจการได้รับผลประโยชน์
ประหยัดเวลาเพราะจะผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันสิ้นเดือน
ผู้มีอำนาจสั่งจ่ายเงินทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายเงินทุกครั้ง
ช่วยในการตรวจสอบและควบคุมภายใน
หาข้อผิดพลาดได้ง่าย โดยการตรวจสอบยันกันระหว่างใบสำคัญ ทะเบียนใบสำคัญ และทะเบียนจ่ายเช็ค