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LA PLANEACIÓN Y EL PRESUPUESTO MAESTRO - Coggle Diagram
LA PLANEACIÓN Y EL PRESUPUESTO MAESTRO
Planeación estratégica
El proceso de planeación estratégica es la herramienta principal que una empresa tiene que utilizar para transformarse en una organización competitiva , porque a través de ella es posible determinar claramente adónde quiere ir, de tal manera que, a partir de dónde se encuentra, pueda fijar los derroteros necesarios para lograr su misión.
Planeación estrategica responde a tres preguntas
¿A dónde se desea que llegue la empresa?
Además de la misión, la empresa debe sentar su visión , es decir, debe establecer cómo se percibe en el futuro. De alguna manera, la visión representa la misión desde una perspectiva interna; esto es, las condiciones a las que aspira llegar la empresa en el largo plazo.
Cada organización debe tener un propósito que todos sus miembros deben comprender. Plantear la misión es la manera de hacerlo, pues ésta establece el propósito medular del negocio, en el que se definen tanto sus metas a largo plazo como su filosofía.
¿Dónde se encuentra actualmente la empresa?
Implica conocer en qué terreno se encuentra la empresa en la actualidad. Sólo así, la organización podrá emprender acciones para poder cumplir con su misión. Es necesario realizar diversos análisis que al conjuntarse permiten conocer la situación presente de la compañía . Dichos análisis se mencionan a continuación
Identificar el negocio
Análisis de la industria
Identificación de los factores básicos de competencia
¿Qué caminos seguirá la empresa para llegar al lugar deseado?
Una vez definidos la misión, la visión y los valores de la compañía, y después de analizar su situación actual, comienza uno de los pasos más delicados del proceso de planeación estratégica: definir la ma-nera en que la compañía tratará de pasar de la situación actual a la situación deseada (la cual se define en su misión y visión); en pocas palabras, definir la dirección estratégica .
Esta dirección estratégica debe marcar el rumbo del negocio por lo menos en los próximos tres años. Después, deben diseñarse los planes de acción concretos en función del rumbo elegido, de tal manera que se fortalezcan los factores básicos de competencia del negocio. En
Debilidades
Fuerzas
Amenazas
Oportunidades
El presupuesto
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia
Principales elementos de la definición dada de presupuesto:
Operaciones. Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
Coordinador. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si no son armónicos, el presupuesto maestro no será igual a la suma de las partes y creará confusión y error.
Periodo futuro determinado. Un presupuesto siempre tiene que estar en función de cierto periodo.
Integrador.Toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global.
Es un plan. Expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la entidad logre un cambio ascendente en determinado periodo
En términos financieros. Es importante que el presupuesto sea representado en una unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas para analizar el plan maestro
El presupuesto tiene tres propósitos principales
Motivar a los empleados a fin de alcanzar el mayor beneficio para la empresa
Pronosticar el crecimiento futuro de la organización y de su ambiente.
Coordinar las diversas actividades y tareas de la empresa
El papel de los presupuestos en la planeación
Es de suma importancia que en el proceso de presupuestación se consideren las diferentes variables internas y externas que afectan al negocio , y la importancia de aprovechar el pensamiento reflexivo para simular y fijar planes de acción en diferentes circunstancias.
Marco de referencia de los presupuestos
Cuando se elabora el presupuesto maestro es fundamental que se analicen las variables macro y microeconómicas que afectan a la empresa, así como su repercusión en los presupuestos de operación y financiero
Indicadores a presupuestar
Ingresos.
Utilidad de operación
Activos promedio en operación.
Margen de ventas.
Rotación de inversión
Tasa de rendimiento sobre la inversión
Porcentaje de capacidad utilizada
Porcentaje de crecimiento de volumen.
Días de inversión en capital de trabajo.
Valor económico agregado
Inversiones aprobadas.
Flujo de efectivo de operación.
Compromisos con bancos acreedores.
Principales estrategias para el año.
Oportunidades y amenazas de la empresa.
Programas.
Otros.
El proceso del presupuesto
La elaboración del presupuesto puede fundamentarse mediante un enfoque contable o administrativo. La diferencia entre uno y otro es igual a la que existe entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.
Proceso de elaboración de presupuestos con enfoque administrativo.
Debido a que este enfoque se centra en la contabilidad administrativa, se analizará el proceso del pre-supuesto desde ese punto de vista.
Elección de periodos.
El periodo conveniente para un presupuesto es un año. La mayoría de las compañías prepara presupuestos anuales mientras que otras lo hacen en forma semestral o trimestral.
Organización para preparar el presupuesto.
Un comité de presupuestos , constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparación de estas herramientas indispensables.
Ejecución de los presupuestos.
La tarea de elaborar el presupuesto es de todos, desde los obreros hasta la alta gerencia.
Control de los presupuestos.
Esta labor debe ser desarrollada por el comité de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas.
Manual del presupuesto
. Es necesario que se redacten las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto, lo que se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado.
Ventajas y limitantes de los presupuestos
Las ventajas que se mencionan a continuación ayudan a lograr una planeación adecuada y a controlar las empresas:
Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.
Propicia que se defina una estructura adecuada mediante la determinación de la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.
Cuando existe la motivación adecuada se incrementa la participación de todos los niveles de la entidad.
Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
Facilita a la administración el empleo óptimo de los diferentes insumos.
Favorece la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.
Obliga a realizar un autoanálisis periódico.
Simplifica el control administrativo.
Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia operacional.
El presupuesto maestro: presupuesto de operación
El presupuesto maestro consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro y, por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el año venidero.
El presupuesto maestro está dividido en dos presupuestos más específicos, que son:
El presupuesto financiero
Estado de resultados
Estado de flujo de efectivo
Estado de situación financiera(balance general)
El presupuesto de operación
Ventas
Producción
Materias primas
Gastos indirectos de fabricación
Gastos de operación
Costos de ventas presupuestado
Presupuesto de ventas
Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:
Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos, como análisis de regresión y correlación, investigación de la industria, análisis de la economía, etcétera.
Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto del nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.
Elaborar el presupuesto de ventas (considerando los datos pronosticados del inciso anterior y el juicio profesional de los ejecutivos de ventas) distribuyéndolo en zonas, divisiones, líneas, etcétera
Presupuesto de producción
Una vez que se ha elaborado el presupuesto de ventas, se debe elaborar el plan de producción . Éste es importante ya que de él depende todo el plan de requisitos respecto de los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.
Hasta ahora se ha planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del periodo productivo; sin embargo, dentro de dicho periodo hay que determinar cuál es la política deseada por cada empresa respecto de la producción. Las políticas más comunes son:
Producción estable e inventario variable .
Producción variable e inventario estable.
Combinación de las dos anteriores.
VENTAJAS
Los costos de producción tienden a ser menores.
Mejora la moral de los empleados al no existir una rotación acelerada.
No se requiere trabajar a marchas forzadas en los meses pico de demanda, etcétera.
DESVENTAJAS
Puede llegarse a un inventario demasiado alto, lo que trae como consecuencia una sobreinversión ociosa que origina un costo de oportunidad de tener el dinero en otra inversión más productiva.
También puede dar lugar a inventarios obsoletos , que por motivos estacionales no pueden venderse a un precio adecuado.
Podría también surgir un problema de almacenamiento en los meses en que las ventas disminuyen.
Presupuesto de necesidades de materia prima y de compras
En este presupuesto se incluye únicamente el material directo , ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.) se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricación .Los beneficios del presupuesto de requisitos de materia prima son:
Indica las necesidades de materia prima de determinado periodo presupuestal, lo que evita la formación de cuellos de botella por falta de abastecimiento.
Genera información para compras, lo que permite a este departamento planear sus actividades.
Determina niveles adecuados de inventarios de cada tipo de materia prima.
Ejerce el control administrativo sobre la eficiencia con que se maneja la materia prima.
Presupuesto de mano de obra directa
Este presupuesto trata de diagnosticar las necesidades de recursos humanos (básicamente mano de obra directa ) y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico, para satisfacer los requisitos de la producción planeada.Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como el costo que dicha mano de obra tendría y su forma de pago (si es salario fijo, si se paga por horas, etcétera).
Presupuesto de gastos de fabricación indirectos
El presupuesto debe elaborarse con la participación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que al elaborar dicho presupuesto se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indi-rectos, de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado, mientras que los fijos se planeen dentro de un tramo determi-nado de capacidad, independientemente del volumen de producción presupuestado.
Presupuesto de gastos de operación
Tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. De igual manera que los gastos indirectos de fabricación, los de administración y de ventas deben ser separados en todas las partidas en gastos variables y gastos fijos, para aplicar el presupuesto flexible a estas áreas utilizando costeo con base en actividades.
Costo de producción y ventas presupuestado
Una vez que se han calculado la estructura de costos de producción (materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación), es posible obtener el costo de ventas que tendrá la empresa durante el periodo presupuestal, basándose en la siguiente información:
Las ventas esperadas durante el periodo presupuestal.
La política de inventarios de materia prima.
El costo de mano de obra directa.
Los gastos indirectos de fabricación.
La política de inventario de productos terminados.
El costo por unidad asignado al producto.
De este presupuesto se desprenden datos importantes:
a) El costo de ventas presupuestado
b) El inventario final de materia prima.
c) El inventario final de producto terminado.