Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Mapeamento processos - Direção - Coggle Diagram
Mapeamento processos - Direção
29. Matinais
Todo o sábado um diretor é responsável por coordenar as reuniões matinais nas escola e online
O roteiro é sempre o mesmo:
Recados da presidência
Recados dos departamentos institucionais (se não tiver um membro do departamento presente, lemos os recados que são inscritos em uma planilha)
Chamamos cada professor do pedagógico para falar a atividade planejada (chama os anos um por um)
Chamamos os mediadores de C&D também para falar sobre a atividade planejada
Depois todos são liberados para se organizar para começar as atividades
2. PS
Verificar a quantidade de vagas
Fazer exercício do PS para discussão / produção textual
Dar treinamento sobre o departamento para os entrevistadores
Ministrar palestra para os inscritos
Verificar material institucional apresentado para os inscritos
Verificar a comunicação das vagas junto a C&M
Fazer entrevistas e verificar mediadores que podem também auxiliar a fazer entrevistas (dar os nomes para o RH)
Definir no conclave os inscritos que entrarão no departamento e, em alguns casos, negociar candidatos de outros departamentos
Separar os voluntários nos anos (9º ao 3º) e separar os coordenadores por ano
Obs. tentar fazer rodízio dos coordenadores deixando os mais experientes nos últimos anos
Obs. tentar deixar equilibrada a quantidade de voluntários antigos por turma.
Informar o RH e Pedagógico no caso de saída de voluntário
Participar do PS de outros departamentos para dar um suporte
Informar o RH a divisão das equipes para que eles mandem a lista de voluntários que o coordenador irá ligar para informar do PS
30. Newsletter
C&M organiza uma newsletter bimestral com informações de todos os departamentos
Existe uma planilha onde se coloca as informações que vão pra newsletter já com a quantidade de caracteres que o texto precisa conter. Informações gerais e resumidas.
31. Atualizações do departamento
Temos comunicados gerais organizados por C&M que são mandados via whatsapp para todos os voluntários
Eles são semanais e também preenchidos em uma planilha que faz a contagem de caracteres
32. Atividades do dia
Temos uma planilha que funciona como a matinal, nela estão escritas todas as atividades que vão acontecer no sábados dos departamentos pedagógico e C&D
Nossa planilha é preenchida automaticamente com informações que colocamos de "Resumo do roteiro"
4. Alocações
Preencher a planilha com os nomes das equipes e compartilhar com o pedagógico (CPs incluem os voluntários nos grupos da turma)
Conferir a planilha de restrições
Auxiliar os coordenadores a definir as alocações de seus voluntários respeitando a regra de no máximo 10 (2 ciclos) ou 12 (3 ciclos)
Verificar a alocação dos gestores para ver se tem um em cada escola pelo menos
Fazer sua própria alocação para cobrir os "buracos" e agir como MA ou MP quando necessário
Compartilha a planilha de alocações de C&D na planilha de alocações geral
Solicitar ajuda para outros departamentos no caso de "furos" na alocação
Acompanhar a presença dos voluntários e alunos nas turmas
11. ACD Livre
Definir data e horário
Definir tema junto aos gestores
Escolha de convidados
Solicitação da arte para C&M
Criação de texto para redes sociais
Encaminhamento da arte e texto nos grupos gerais, C&D e dos alunos
Participação e mediação se necessário
Planejamento de perguntas, se necessário
Acompanhamento da participação de alunos e mediadores
Planejar mudanças e alterações caso seja necessário e compartilhar com outros diretores para aprovação
Criar materiais para divulgação da ACD para palestrantes, parceiros e outros
8. Feedback
360 - entre diretores
Ao final do semestre
Tem alguns minutos para falar sobre si e comentar sobre os outros diretores
Com os coordenadores
Ao final do semestre
Trazer pontos fortes e a melhorar
Estrutura de feedback dos mediadores
Definir as perguntas e criar o forms
Compartilhar com os gestores as respostas
Ao final do semestre
Dos Alunos
Realizado ao final de cada aula
Forms é feito por C&D em parceria com Pedagógico (planejamento de perguntas abertas e fechadas)
Desde o 2022.1 o forms é único para os 2 departamentos
Ambos os departamentos são responsáveis por compartilhar o link para os alunos e incentivar o preenchimento
Ao final de cada ciclo analisar as respostas dos alunos e discutir com os coordenadores necessidades de melhorias
Cobrar de P&E o painel unificado para visualização das respostas dos alunos
7. Reuniões
Com os diretores
Semanalmente
Precisa compartilhar as atualizações do departamento e criar pautas caso seja necessário (tem uma planilha de pautas)
A ordem das atualizações é alfabética (Presidência, C&M, C&D, E&P, RH, Ped, P&E)
Com os coordenadores
Semanalmente (ideia de duração de 1h30/2h)
Compartilha informações e demandas
Realizar ata para arquivo e organização
Criação de ata antecipada para organização da equipe
Com outros departamentos
Conforme necessidade
Com os mediadores de C&D
Em casos extraordinários
Com temas que afetam a todos
Reunião geral - no começo do semestre e ao final
25. Plano de metas
Participação na criação de metas e objetivos da ONG, atualmente estamos no
MM25
para os próximos 2,5 anos
Elaboração de ações que possam auxiliar no desenvolvimento e cumprimento das metas do departamento
Fazer relatório mensal sobre o desenvolvimento das metas de forma documentada e clara para facilitar o conhecimento de todos
24. Solicitação de arte
Todas as artes para divulgação de eventos e outras informativos devem ser solicitados para C&M através de uma planilha (com todas as informações de briefing e prazo)
Algumas artes podem ser criadas a partir de templates já estabelecidos (ppts) ou modelos criados (assinatura de e-mail)
O ideal é que só o diretor solicite artes para manter o controle de fluxo
26. Reunião de planejamento
Nessa reunião fazemos o balanço do semestre da ONG e cada departamento atrasei as metas que foram cumpridas e as que pretende cumprir no próximo semestre
Dura o dia todo, falamos sobre o calendário da ONG, projetos e pautas criadas pelos voluntários
Quando tem sucessão de diretor, o antigo fala das metas antigas cumpridas ou não e o novo diretor das novas metas
5. Calendário institucional
Verificar no calendário institucional quantos ciclos teremos
Já planejar datas para ACD Livre, Feira de profissões, Movimenta+++ e outros eventos do departamento de C&D
Verificar datas de eventos de outros departamentos como Treinamento de gestores, eventos com a comunidade, etc.
Verificar datas para reuniões gerais e de planejamento
Verificar possível data para reunião com o departamento pedagógico
Diminuir a quantidade de treinamentos realizados entre os departamentos, deixando os próprios coordenadores como responsáveis pelos treinamentos (CoMMpetências, Apadrinhamento, Feedback dos alunos), deixar só o treinamento para o PS
1. Job description dos gestores
Compartilhar com eles as obrigações e expectativas
Passar o mapeamento de todos os processos e verificar se compreenderam, pois eles que serão responsáveis por passar os processos para os voluntários
Definir as tarefas que eles precisam acompanhar
Anotar pontos fortes, fracos e auxiliar nessa melhoria contínua
3. Alinhamento
Planejar o conteúdo do alinhamento de C&D (montar o slide)
Explicar as funções e obrigações dos mediadores
Inserir os voluntários nos grupos do whats (Geral, Comunica e C&D Geral)
Inserir os voluntários no drive
Falar sobre o departamento na primeira parte do alinhamento (para todos os voluntários)
Criar uma planilha com o contato de todos os voluntários do semestre
Excluir os voluntários antigos dos grupos e do drive
21. Sucessão
Verificar quais gestores vão continuar e quais irão sair para saber a quantidade de vagas que serão abertas
Direção cria o forms para a inscrição. Diretoria acompanha quantidade de inscritos
Auxiliamos os inscritos com possíveis dúvidas sobre a apresentação
Criamos a agenda para as entrevistas e compartilhamos com os outros diretores para ter a participação de pelo menos 1 diretor de outro departamento
São 15 minutos de apresentação e 15 de perguntas, é importante perguntas sobre os desafios que o candidato imagina encontrar, suas expectativas, suas propostas
A aprovação dos coordenadores precisa passar por aprovação dos diretores.
Ocorre o mesmo processo para o cargo de diretor, mas este deve ter permanência de 1 ano, já a permanência dos gestores é de 6 meses
A aprovação de um novo diretor deve ser unânime pelos outros diretores
A comunicação dos novos gestores e diretores é feita pela presidência por e-mail
O diretor que faz a comunicação para os aprovados e não aprovados de forma individual
O novo diretor, assim que aprovado, já passa a participar dos processos para ter uma sucessão tranquila, conhecendo todos os processos, ele assume definitivamente após a Reunião de planejamento do final do semestre
10. Movimentamente
Verificar junto a E&P o que valerá pontos das atividades de C&D
Instruir os voluntários a falar sobre o Movimentamente com os alunos
Acompanhar o preenchimento das planilhas
Dar dicas de possíveis prêmios
Ao final do semestre conferir a planilha geral dos pontos
Solicitar a E&P a lista de prêmios
Cobrar dos alunos a divulgação dos prêmios
Analisar a percepção dos alunos para a premiação e o quanto isso incentiva na participação de C&D, verificando possíveis alterações e melhorias
9.Movimenta+++
Definir o calendário junto ao pedagógico
Definir o tema junto ao pedagógico
Definir convidados
Auxiliar na divulgação para os voluntários (criar agenda google para todos)
Verificar a presença de voluntários de C&D
Auxiliar a mediar o debate
Verificar possibilidades de melhoria para aumentar o engajamento e a percepção da importância
6. Temas do ciclo
Tema do ciclo vem da Roda de Conversa, Feedback com os voluntários, Feedback geral de C&D, pesquisa de temas relevantes
Dividir lista de possíveis temas separados de acordo com a complexidade do tema e o nível da turma
Escolha do tema em reunião com gestores
Verificar possibilidade de votação do tema junto aos mediadores
Para o último ciclo do semestre selecionar 3 temas para serem votados pelos alunos (através de um forms)
12. CoMMpetências
Explicação do projeto para os voluntários no alinhamento (o que é, como as competências são mapeadas, qual a função de C&D e dos observadores institucionais, processo de preenchimento das planilhas)
Coordenadores são responsáveis pelo acompanhamento do preenchimento das planilhas e a realização de treinamentos que forem necessários para o preenchimento correto
Diretoria cobra os prazos de entrega. Verifica se o preenchimento está correto. Verifica quantos observadores existem em cada turma
Ao final do ciclo verifica se estamos com conteúdos criativos focados no desenvolvimento integral
Acompanha as respostas dos observadores
Sugere melhorias para G.I
13. Apadrinhamento
É preciso explicar esse projeto no alinhamento (função do padrinho, formas de comunicação, acompanhamento de faltas, reunião de pais, feedback institucional)
Distribuição dos afilhados é feito pelos CPs a partir da lista de voluntários dos 2 departamentos.
Obs. é preciso solicitar para o pedagógico uma lista da divisão de afilhados para o acompanhamento dos gestores.
Diretoria é um suporte para a necessidade de revisão dos feedbacks, cobranças, etc. Mas este é um processo de controle dos gestores (inclusive a realização de treinamentos que forem necessários)
14. Roda de Conversa
Conferência das perguntas criadas pela direção
Explicação para os voluntários sobre a responsabilidade de C&D no processo
Criar materiais de suporte para ajudar
Verificar as alocações para a aplicação do questionário (último dia de aula)
Obs. pedir auxílio ao pedagógico caso seja necessário
Depois da formatação da presidência das respostas, fazer o recorte das respostas relacionada a C&D e discutir com os gestores
Anotar os temas para o ciclo
Observar o que é possível mudar no departamento a partir dos comentários
15. Aula teste
É obrigatória para todos os voluntários novos. Tem duração de 10min e é feita de forma online durante um dia (no começo do semestre) com a participação de todos os voluntários da mesma turma.
Os gestores que tocam, criando o link, organizando a ordem das apresentações e fazendo comentários de 5min
Gestores criam uma tabela de informações e pontos de atenção
Temática é escolhida pelos gestores
Direção tenta acompanhar todas ou assiste as gravações
Outros gestores e diretores podem participar. Direção convida
16. Além da matemática
Este é um projeto de construção de conteúdo para as aulas de C&D e por isso precisa estar bem alinhado com o departamento
Diretoria precisa acompanhar a criação dos conteúdos
Precisa cobrar a participação do GT nas aulas para melhor engajamento e contextualização
Precisa cobrar a análise dos mediadores sobre os conteúdos e propostas
Verificar com o GT possibilidades de alteração e melhora
Definir em quais anos aplicaremos o projeto
Discutir junto com o GT quando o projeto deixa de existir e é incorporado pelo departamento
Passa as observações para os outros diretores
17. Lendo+++
Projeto de C&D que deve ter um GT por trás
Diretoria só acompanha o funcionamento do projeto e cobra depois análise de possíveis resultados e melhorias
Apresenta para os outros diretores os resultados
18. Feira de profissões
Definir data no calendário institucional junto com o RH
Definição da ferramenta a ser utilizada junto ao RH
Definição das profissões através da consulta aos alunos (mediadores perguntam durante a aula de C&D)
Desenho da comunicação para C&M (planejamento de post e outras comunicações)
Convites para pessoas da ONG e externas (RH cria planilha de controle)
Criação de material de suporte para os convidados
Divulgação para os alunos
Análise da participação de voluntários e alunos
Suporte ao RH para criação de e-mail de agradecimento a participação dos convidados
Definição com o RH do cronograma de ações
Qualquer mudança no projeto deve ser apresentada para os diretores para aprovação e comentários
23. Outros projetos
Existem outros projetos dentro da ONG que o diretor pode participar pessoalmente ou auxiliar na divulgação para outros voluntários de seu departamento (Comitê de diversidade, Material MM, etc)
Pode ter ideia de algum projeto e encaminhar para P&E para ver a possibilidade de desenvolvimento ou mesmo criar um GT para tocar
De qualquer forma qualquer mudança no departamento ou ideia deve passar pela aprovação dos outros diretores e no caso de uma mudança radical do departamento essa deve ser comunicada também para os associados
27. Mediação de conflitos
Estabelecer um ambiente transparente e acolhedor para que os voluntários se sintam confortáveis para falar sobre dificuldades, problemas com a equipe ou de saúde mental
Criar estratégias de proteção das mulheres para que se sintam confortáveis no trato com voluntários homens. Informar que existe o canal de denúncia
Criar mecanismos de aproximação dos departamentos, principalmente C&D e pedagógico
Criar estratégias para garantir o respeito e inclusão das minorias e diversidades.
20. Tutorias
Diretoria verifica a necessidade de criar materiais de suporte para auxiliar os voluntários no cumprimento de suas funções
Verifica conteúdos de outros departamentos que podem ser compartilhados com nosso departamento
Compartilha os conteúdos criados por C&D com outros departamentos
22. Iniciativa gestores
Projeto de acompanhamento e auxilio para o desenvolvimento dos gestores
Ideia de 4 encontros no semestre com um diretor orientando 1 ou mais gestores
Diretoria de C&D pode se inscrever para participar
Definir calendário e horários
Organizar possíveis temas para tratar
Trazer ferramentas e cases para compartilhar
Pedir feedback para esses sobre o projeto e o auxílio dado
19. Desafios
C&M cria a planilha com datas e ciclos e a diretoria compartilha com os gestores
Auxilia os gestores na divisão dos mediadores responsáveis
Acompanha com os gestores a cobrança dos prazos de entregas
Cobra de C&M os resultados
Pensa junto com C&M possibilidades de melhoria
33. Chave
Um diretor fica responsável pelas chaves das escolas. Se não for possível deixamos com um CP. Existe uma planilha que informa o rodízio dessa chave
ZO - é preciso avisar o zelador que horas vamos chegar e depois quando saímos.
É preciso ligar a chave do quadro do pátio (coordenação e reunião) para termos luz e energia na nossa sala.
Ali temos 2 chaves, da porta dessa sala em que ficamos e do armário com nossas coisas.
ZS é mais fácil, não precisa avisar ninguém.
A chave do armário fica dentro do armário da cozinha que possui um cadeado com senha - 191
28. Mensagem Comunica
Toda sexta-feira antes das atividades um dos diretores é responsável por mandar uma mensagem de recados gerais no grupo do whats Comunica. O texto é padrão.
34. Planilhas
O diretor é responsável pela criação de algumas planilhas do departamento, mas pode solicitar o apoio de G.I
Planilha RP: controle de alocações e pautas da reunião
Planilha C&D separada por ano.
Atividade, data, nº da aula
Equipe
Ciclos (data, tema e responsável)
Desafios
Alocação
Resumo do roteiro
Calendário institucional
Escolha de competência
Relatório provisório (presença)
Plano geral de atividades (para conferência do planejamento)
Relatório feedback dos alunos
Geral das competências
(GI que cria)
C&D coordenação
Equipe
Ciclos
Desafio
Alocação
Calendário
Resumo dos roteiros
Responsáveis
Prazos
Desafios
(C&M que cria)
Planilha de falta (RH que cria)
Feedback dos alunos (forms criado por C&D e Ped)