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ESTÁNDARES DE PROCESOS - Coggle Diagram
ESTÁNDARES DE
PROCESOS
¿Para que sirve?
Los estándares señalan claramente el comportamiento esperado y deseado en los empleados y son utilizados como guías para evaluar su funcionamiento y lograr el mejoramiento continuo de los servicios.
Los estándares requieren ser establecidos con el fin de contar con una referencia que permita identificar oportunamente las identificar oportunamente las variaciones presentadas en el desarrollo de los procesos y aplicar las medidas correctivas necesarias.
Es necesario considerar que las fallas de los procesos pueden ser imputables por un lado a problemas propios del sistema que condiciona la necesidad de revisar su estructura y funcionamiento y por otro lado a errores cometidos por los empleados.
Estándares de procesos
La Estandarización de procesos tiene el objetivo de unificar los procedimientos de las organizaciones que utilizan diferentes prácticas para el mismo proceso.
La estandarización de procesos, según el Productivity Press DevelopmentTeam (2002), se define como un proceso que implica:
Propiciar una mejora continua del Standard
Establecer la adhesión al
Estándar
Informar al estándar
Definir al estándar
Las principales contribuciones de la estandarización de una empresa son:
La reducción de pérdidas
La formación de la cultura de la
empresa
El aumento de la transparencia
La reducción de la variabilidad
Manuales de procedimientos y la
estandarización de procesos
Los manuales de procedimiento tienen como objetivo estandarizar el trabajo de modo que proporcione la calidad deseada. Sirven de guía para la ejecución de los procesos.
Un buen manual de
procedimientos debe contener:
La representación gráfica del
proceso
Las condiciones de inicio
Las rutas de ejecución del
proceso
La interfaz con otros procesos
Las actividades
Biblioteca de Procesos
Estandarizados
Una empresa no es más que un conjunto de procesos integrados con un objetivo común
Para lograrlo, basta que los equipos se organicen y traten de seguir algunas pautas básicas:.
Cuando se diseña un nuevo proceso, el equipo debe centrarse en la búsqueda de la estandarización
Concentrar los esfuerzos en los componentes de los procesos, haciéndolos más amplio y reutilizables
Aprovechar las tecnologías de modelado en esta búsqueda de estandarización
Conceptos
La palabra estándar proviene del inglés “Standard”, que a su vez se originó en el francés “standort”, palabra integrada por “stand” que significa de pie, y “ort” = lugar alto, que es donde los francos colocaban su bandera para que no la tomaran los enemigos en la época de las invasiones bárbaras.
El estándar es la documentación. Determinado por consenso Aprobado por la institución Reconocido y proporciona las reglas. Pautas o características que se use muchas veces.
Ejemplos:
• Camas estándar son aquellos que no son hechos a la medida que necesita cada cliente, sino fabricados de acuerdo a lo que es de uso común.
Estándares informáticos
Las normas y estándares de informáticos son útiles en varios campos de la informática porque ayudan a administrar el uso adecuado de las tecnologías de la información en las organizaciones. Los principales comités de creación de las normas y estándares definiendo entre ellos:
Los principales comités de creación de las normas y estándares definiendo entre ellos:
• Organización Internacional para la Estandarización (ISO)
• Comisión Electrotécnica Internacional (IEC).
• Instituto Nacional de Estándares / Asociación de Industrias de Telecomunicaciones / Asociación
de Industrias
• Electrónicas (ANSI/TIA/EIA).
• UNIÓN Internacional deTelecomunicaciones – Sector
• Estándares de Telecomunicaciones (ITU-T).
• Instituto Nacional Americano para la Estandarización (ANSI).
• Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos (IEEE).
• Instituto Europeo de Estándares de Telecomunicaciones (ETSI).
• Organización Regional Europea de Estandarización (CEN).
• Asociación de Industrias Electrónicas (EIA), Comité de la Industria de la Aviación (AICC).
La clasificación de normas y estándares que se han realizado en diferentes industrias es útil en el campo de la informática, entre las que destacan las siguientes:
Seguridad Auditoría Gestión de Negocios y Servicios Gestión de Proyectos, Calidad de Software Desarrollo de Software y Redes. Finalmente se muestra una forma de aplicación del estándar ANSI TIA – 942, para el diseño de un data center, lo cual puede ser aplicado en cualquier lugar
PERSONALIZACIÓN DE
ESTÁNDARES
La capacidad de adaptar un producto estándar a las necesidades de una empresa es una gran oportunidad para conseguir el mejor software estándar (producto fiable, escalable, etc.) el mejor desarrollo a medida (adaptándose "como un guante" a las necesidades específicas de una empresa) al mejor coste.
Esta forma de trabajo tiene
múltiples ventajas.
Además, el tiempo de desarrollo y entrega es mucho menor que el desarrollo personalizado.
Tiene toda la fiabilidad de un producto estándar aprobado por miles de usuarios, pero adaptado a sus necesidades específicas.
Y el costo también es más bajo. Incluso con "Modex", puede disfrutar de las actualizaciones de productos estándar habituales.
Producto completo y funcional: Incluirá más actividades y funciones de las que requieres en un producto totalmente personalizado.
APLICACIÓN DE ESTÁNDARES
EN LAS FASES DE UN PROYECTO
Se entiende por proyecto a una planificación consistente en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas
PROYECTO.
Tipos de proyecto
• Proyectos productivos o privados. Aquellos que tienen como fin la rentabilidad, es decir, la obtención de lucro. Suelen ser presentados en el ámbito empresarial, del emprendimiento o industrial.
• Proyectos públicos o sociales. Aquellos que no poseen fines de lucro, sino alcanzar un impacto importante en la sociedad o la población a distinta escala: local, regional, incluso mundial.
• Proyectos comunitarios. Aquellos comprometidos con el mejoramiento en aspectos puntuales de una comunidad determinada.
• Proyectos de vida. Aquellos que se centran en los deseos de vida de un individuo y sus probabilidades reales de conseguir la autorrealización.
• Proyectos de investigación. Aquellos cuyo objetivo es la documentación o adquisición de fuentes y materiales en torno a un tema elegido
Pasos de un proyecto
• Inicio: La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y proceder a la selección del equipo.
• Planificación: Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades del personal.
• Ejecución: En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios
• Seguimiento y control: Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto.
• Cierre: Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes.
Elementos de un proyecto
•Finalidad y objetivos. Apartado en que se explica el problema que el proyecto vendría a solucionar, los fines que persigue y las metas concretas, generales y específicas.
•Producto o servicio. Aquí se hace una descripción detallada del producto final que se desea obtener, explicando el modo en que esto respondería a lo planteado en los objetivos y también a su área de ejecución.
•Cronograma de actividades. Se explican los pasos a seguir para cumplir los objetivos, ordenados cronológicamente y detallando la cantidad de tiempo que requeriría su satisfacción.
•Presupuesto. El costo que la aplicación del proyecto tendrá para sus destinatarios, así como el modo detallado en que se empleará el dinero en cada fase del proyecto.
•Resultados esperados. Un detallado de los resultados que se desea obtener mediante la aplicación del proyecto, a menudo acompañados de sus márgenes de riesgo y de ganancia.
El PMBOK
Es la Guía de Fundamentos para la dirección de proyectos y nos suministra las pautas, conocimientos y prácticas aplicables a diferentes clases de proyectos, algo que hay que tener claro es que este instrumento no es una metodología.
Propósito de el PMBOK
• El propósito principal de este libro es la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas que son de gran relevancia en el éxito de un proyecto.
• Que la información aquí suministrada sea aplicable a la gran mayoría de proyectos
• Establece códigos de ética y conducta a los profesionales que ejercen esta profesión.
• También quiere proporcionar un amplio vocabulario y aplicación de conceptos dentro de la dirección de proyectos como profesión.
• Estandarizar todos los procesos que se llevan a cabo en la dirección de los proyectos y que todos los directores de proyectos tengan claros conocimientos desde el inicio hasta el final de un proyecto.
PRINCE2
Viene de las palabras en inglés “PRojects IN Controlled Environments”, es un método de gestión de proyectos que cubre la gestión, el control y la organización de un proyecto.
Los principios de la metodología
son los siguientes:
• Justificación comercial continua: Se asegura de que hay un motivo justificable para iniciar el proyecto. La justificación se mantiene válida durante toda la vida del proyecto. Dicha justificación ha sido identificada, y aprobada.
• Aprender de la experiencia: Se recogen las experiencias anteriores, las que se van obteniendo a lo largo de la ejecución del proyecto, así como las lecciones aprendidas al cierre del mismo
• Roles y Responsabilidades definidos: Asegurando que los intereses de los usuarios que van a usar el proyecto.
• Gestión por Fases: Un proyecto que sigue la metodología PRINCE2 se planifica, se supervisa y se controla fase a fase.
• Gestión por excepción: Es decir, delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente, dándole autonomía según unas tolerancias pautadas (de tiempo, coste, calidad, alcance, beneficio y/o riesgo).
• Orientación a productos: Centra la atención en la definición y entrega de productos, es decir, un proyecto no son un conjunto de tareas a realizar, si no que entrega productos.
• Adaptación: Asegurando que la metodología PRINCE2 y los controles a aplicar se basen en el tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto.
ICB
ICB (IPMA Competence Baseline) es el estándar de la Internacional Project Management Association para la competencia en la dirección de proyectos.
IPMA
Es la organización de gestión de proyectos más antigua, creada en Suiza en 1965 y está formada por una red de asociaciones nacionales de gestión de proyectos.
ICB contiene los términos básicos, tareas, habilidades, funciones, procesos, métodos, técnicas y herramientas que se deben usar, tanto teórica como prácticamente, para una buena gestión de proyectos.