Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Ametikohtumiste protsessikaart - Coggle Diagram
Ametikohtumiste protsessikaart
Tehniline
(Sekretär)
Kutsete välja saatmine
Kõigile osalistele outsets saatmine vajaliku infoga (kus toimub, millal toimub, päevakord ja ajakava)
Osalejatega side hoidmine
Teha kindlaks kas kutsutud inimesed tulevad või ei.
Ametikohtumise jaoks ruumide broneerimine
Piisavalt suur ruum kõigile osalejatele, piisava valgusega. Toimumiskohale oleks lihtne ligipääsetavus. Olemas peavad olema ka garderoob, tualetruumid, ruum osalejate registreerimiseks ja toitlustus kui ametikohtumine on pikk.
Vajalikud tehnilised vahendid
Kui koosolekul on mini esitlus peab olema projektor ja ekraan või valge sein kuhu pilti lasta. Kul keegi liitub veebi teel koosolekuga peavad olemas olema selleks vajalikud seadmed (ruumi kaamera ja mikrofon)
Tõlgid
Kui ametikohtumisel osaleb välismaalt pärit inimesi kes ei räägi eesti keelt ega inglise keelt, siis neile on vaja tõlki, et nad kõigest aru saaksid.
Majutus
Kui ametikohtumine kestab kauem kui üks päev siis on vahel on osalejatele vaja ööbimiskohta.
Ametikohtumiste materjalide hankimine
Kõigile osalejatele on vaja paberit ja pastakat märkmete tegemiseks. Vahest on vaja ka mingeid materiale välja printida kõigile osalejatele.
IT-spetsialistide tag amine
Kui mõni tehniline vahend ei tööta korralikult vci läheb katki on vaja IT-spetsialisti abi.
Nimesiltide ettevalmistamine
Kui on olemas istumiskohtade plaan siis on vaja panna kohtade juurde nimesildid või kui on palju väliskülalisi aitab see istumiskohtade selgekstegemisega.
Ruumi korrashoid
Ametikohtumise lõpus peab sekretär jälgima, et rum on korras ja parti pole maas.
Sisuline
(Koosoleku juht)
Päevakorra loomine
Ettevalmistama ametikohtumisel räägitavad teemad ja küsimused
Koosoleku läbiviimine
Just peab koosoleku läbiviima, ta peab selle avama, sissejuhatama, päevakorda selgitama, sellega seoses tekkinud küsimustele vastama ja esimese päevakorra punkti ettekandma.
Ülesannete jaotamine
Jagab kõigile ära ülesanded, mida nad peavad tegema enne koosolekut, selle ajal või pärast seda
Protokollimine (Sekretär)
Sekretär protokollier kogu koosolekut, arutluse teemasid, koosoleku toimumise aega (kellaaeg, päev, kuu ja aasta), osalejate arvu, osalejate nimed ja vastuvõetud otsused.