Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Nền tảng cho sự thành công, Xây dựng dẫn dắt nhóm hiệu suất cao - Coggle…
Nền tảng cho sự thành công
Các giai đoạn phát triển nhóm
Giai đoạn hình thành: dè dặt, quan sát mọi người => xây dựng team canvas
Sóng gió:
Giai đoạn ổn định: chấp nhận sự khác biệt, có thể đan xen sóng gió
Giai đoạn hiệu suất cao: thành viên rời nhóm cũng ko ảnh hưởng hiệu quả
Giai đoạn thoái trào
Năm đặc điểm của nhóm hiệu năng cao
Tâm lý thoải mái, an toàn (cởi mở, ko phán xét)
Đáng tin cậy, tin tưởng nhau khi thực hiện công việc
Cấu trúc rõ ràng có hệ thống
Ý nghĩa công việc
Tác động của công việc (hiểu rõ đóng góp của cá nhân tới tổ chức)
Thiết lập nền tảng cho nhóm làm việc
Mục tiêu sứ mệnh nhóm (VD: dùng OKR, Smart)
Tương tác nhóm (kênh, khi nào cần họp)
Xác định động cơ làm việc (cái j giúp mọi người làm việc hăng say)
Thiết lập giá trị cốt lõi (nguyên tắc bất di bất dịch)
Vai trò các thành viên trong nhóm
Quy tắc làm việc nhóm (thưởng phạt...)
Quyết định như thế nào (cơ chế đồng thuận ...)
Ai sẽ là người lãnh đạo nhóm (quyền lực tập trung hay chia sẻ)
Trình tự công việc (bắt đầu kết thúc ntn, checklist, tiêu chuẩn chất lượng... )
Làm thế nào để xây dựng nội quy của nhóm
Ý kiến, thảo luận, thống nhất
Trưởng nhóm là ai
Trưởng nhóm cũng gần tương tự nhà quản lý
Thông báo tiến độ, định kỳ đánh giá, đảm bảo mọi thành viên đều đóng góp, chia sẻ công việc, không hối thúc hành đông với tư cách cấp trên
Vai trò: người khởi xướng, người làm gương, người huấn luyện
Tuyển chọn các thành viên nhóm như thế nào
phương pháp tuyển chọn: phân công, tình nguyện, chỉ định
Liệt kê kỹ năng cần cho công việc - Đánh giá kỹ năng thành viên trong tổ chức để tìm người phù hợp
Xây dựng dẫn dắt nhóm hiệu suất cao
Đánh giá hiệu suất và phát triển tiềm năng
Kiểm tra hiệu suất của nhóm so với mục tiêu
Làm thế nào để đánh giá hiệu suất làm việc thành viên nhóm
Chuẩn bị: bản tự đánh giá hiệu suất, chỉ tiêu nào đã vượt, mục tiêu gặp khó khăn
Họp đánh giá năng lực: yêu cầu tự đánh giá, mình đánh giá
Xác định những điểm thiếu sót
Tìm căn nguyên của những thiếu sót
Lập kế hoạch khắc phục thiếu sót: để member đưa giải pháp xong quản lý đưa thêm hoặc chỉnh sửa
Đánh giá lại các mục tiêu về hiệu suất làm việc
Ghi chép lại: thời điểm tiến hành hop, quan điểm của nhân viên/của chính bạn, các điểm bất đồng, ...
Theo dõi
Sử dụng công cụ 360 độ để phản hồi trong nhóm
Xác định mục đích, đối tượng
Thiết kế bộ câu hỏi
Triển khai
Tổng hợp
Kế hoạch hành động
Các lỗi thường gặp khi đánh giá kết quả làm việc nhóm
Lỗi khoan hồng
Lỗi xu hướng trung bình
Lỗi quy kết
Lỗi kích thước mẫu
Lỗi ánh sáng hào quang (các báo cáo, ấn tượng gần nhất)
Cách phòng tránh: đào tạo người đánh giá, đào tạo cách thức sử dụng khung đánh giá
Hỗ trợ sự học hỏi trong nhóm
Cách phân bổ nhóm
Cách học hỏi kinh nghiệm
Mức độ ảnh hưởng của lãnh đạo nhóm
Các chiến lược học tập hiệu quả
Tự kiểm tra
Luyện tập phân bổ: mỗi hôm một ít
Hỏi đáp chi tiết
Tự giải thích theo cách hiểu riêng: điều này có ý nghĩa j, liên quan j đến những thứ đã biết
Thực hành xen kẽ
Phản tư (Reflection)
Phần thưởng có giúp việc học tốt hơn không
Phần thưởng phải cá nhân hóa
Chỉ áp dụng trường hợp đặc biệt, thời gian ngắn
Sử dụng phần thưởng trừu tượng (lời khen....)
Làm thế nào để cải thiện trí tuệ cảm xúc của nhóm
Tưởng tượng hình mẫu lí tưởng của bạn
Tự nhận thức về mối quan hệ, phong cách cá nhân (tôi cần làm gì để cải thiện bản thân qua lời nhận xét của những người quen)
Lập kế hoạch để biến người hiện tại thành người mong muốn
Thực hành kế hoạch đã đặt ra
Tạo ra cộng đồng người ủng hộ
Làm thế nào để nhóm ảo có 1 khởi đầu tốt
B1: tầm nhìn rõ ràng và mục tiêu khả thi ngay từ đầu
Làm rõ vai trò thành viên trong nhóm
Duy trì tính tổ chức
Nắm vững các vấn đề chính (ai chịu trách nhiệm, làm thế nào biết xong....)
Giải quyết các vấn đề trong quản lý nhóm ảo
Sự đồng nhất của nhóm (chia sẻ thông tin, Khuyến khích họp định kì..)
Sự tận tâm
Tinh thần hợp tác
Quản lý nhóm hiệu năng cao
Làm gì trong cuộc họp nhóm đầu tiên
Đảm bảo sự rõ ràng trong thành phần của nhóm
Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm
Giải thích kĩ lưỡng nội dung bản tuyên bố
Giải thích tầm quan trọng của mục tiêu nhóm
Mô tả các nguồn lực có sẵn hoặc bên ngoài của nhóm
Mô tả cơ chế khuyến khích
Để các thành viên trong nhóm tự giới thiệu
Phân chia công việc trong nhóm ntn
Bắt đầu bằng nhiệm vụ cao nhất rồi mới đến thấp
Huy động trưởng nhóm hoặc thành viên trực tiếp làm công việc phân chia công việc thành nhỏ hơn để dễ quản lý hơn
Kiểm tra các nhiệm vụ nhỏ để xem tổng của chúng có phải nhiệm vụ to nhất không
Đánh giá và điều chỉnh nhiệm vụ
Kiểm tra 4 bước trên bằng trả lời 3 câu hỏi: mất bao nhiêu thời gian để thực hiện từng nhiệm vụ, phải tốn kém gì để hoàn thành nhiệm vụ, phải cần kĩ năng gì để hoàn thành nhiệm vụ
Dẫn dắt thảo luận trong nhóm sao cho hiệu quả
chuẩn bị: stickey note, bút dạ, thiết bị đo thời gian
thiết lập kanban: sẽ thảo luận, đang thảo luận, thảo luận xong
Bỏ phiếu (mỗi người 3 phiếu bầu), chủ đề nào nhiều phiếu thì ưu tiên đầu tiên
Chọn chủ đề thảo luận
Lên nội dung thảo luận: đề cao cái tôi cá nhân, không quan tâm mục tiêu chung, ko rõ vai trò thành viên nhóm, ko có trưởng nhóm, cô lập người khác, tâm lý đùn đẩy công việc, ngại nhờ vả, ngại giúp đỡ
Thảo luận (dùng qui tắc ngón tay cái, đồng ý- ko đồng ý-muốn thảo luận thêm)
Sử dụng công cụ cửa sổ Johari để giao tiếp hiệu quả
Gồm 2 trục (những gì bạn biết về bản thân, những gì người khác biết về bạn)
4 ô cửa sổ: ô mở (tự bạch, tôi biết - người khác cũng biết), ô ẩn (tôi biết, người khác ko biết), ô đóng (cái tôi không biết, người khác không biết), ô mù (cái tôi không biết, người khác biết)
Cách vượt qua 5 rối loạn chức năng của nhóm
Thiếu sự tin tưởng (chia sẻ kinh nghiệm cá nhân với nhau, bài tập phản hồi 360 độ)
Sợ xung đột (thừa nhận xung đột là hữu ích, để 1 người tìm và làm rõ xung đột, nhắc nhở nhau ko dc rút lui trong cuộc xung đột lành mạnh)
Thiếu cam kết (xem xét lại các quyết định được đưa ra,thảo luận lí do và cách đối phó, ko trừng phạt quyết định sai)
Trốn tránh trách nhiệm, hạ thấp tiêu chuẩn làm việc (công bố mục tiêu nhóm, mỗi người làm gì để đạt mục tiêu, chuyển giải thưởng cá nhân sang nhóm)
ko tập trung vào mục tiêu chung (làm cho kết quả rõ ràng)
Giải quyết các vấn đề thường gặp của nhóm
Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm ntn
Chỉ ngừng khi có giải pháp cải tiến
thay đổi vai trò giữa 2 người với nhau
Một số lý thuyết tạo động lực cho nhân viên
cây gậy và củ cà rốt: thưởng cho người thành công, phạt người làm sai (ko dùng cho các việc mang tính sáng tạo)
thuyết 2 nhân tố: yếu tố ko hài lòng: làm vừa đủ, yếu tố tạo động lực: làm càng nhiều càng tốt
Mô hình drive: mục đích, tinh thông, tự chủ (tự định hướng cho công việc bản thân
Tháp nhu cầu Maslow: Thể lý (thức ăn, nước uống), an toàn, giao lưu tình cảm, quý trọng/kính mến, thể hiện bản thân cường độ cao
Bốn cạm bẫy trong tạo động lực nhóm và cách vượt qua
Lầm tưởng ai cũng giống mình
Đãi ngộ bên ngoài quan hệ tuyến tính với sự hài lòng
Điều chỉnh đãi ngộ theo kết quả đầu ra
Tận dụng đãi ngộ để quản lý và tạo động lực nhóm
Làm thế nào để có xung đột tích cực trong nhóm
xử lý nhiều hơn thông tin
xem xét các ý kiến liên quan đến nhau
có 1 mục tiêu chung cụ thể
Sự hài hước trong các cuộc xung đột
Duy trì cấu trúc quyền lực cân bằng
Có thể giải quyết vấn đề mà ko cần đồng thuận hoàn toàn
Những công cụ quản lý tiến độ của nhóm
Biểu đồ kiểm soát quá trình: đường trung tâm, kiểm soát trên, dưới 3 sigma
Kanban: trực quan hóa dòng công việc, kiểm soát dòng công việc triệt để từ bắt đầu đến kết thúc, kiểm soát sự gián đoạn, cải tiến
Bảng Huddle: chất lượng, chi phí, ngân sách, hàng tồn kho
Gemba walk: áp dụng trong kỹ thuật phần mềm, hoạt động tiếp thị, dịch vụ
5S: giữ gìn ngăn náp nơi làm việc: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, sẵn sàng, chăm sóc
Các công cụ giúp nhóm cộng tác hiệu quả
Nhóm công cụ họp, hội thảo: skype, goto meeting
Nhóm công cụ cộng tác qua tin nhắn: slack, chanty
Nhóm công cụ quản lý tài liệu: google suite, Quip
Nhóm công cụ quản lý dự án: Jira, Trello
Nhóm chia sẻ tập tin: Google drive, dropbox
Nhóm quản lý kiến thức: Confluence, Answer Hub
Nhóm quản lý thời gian: Hubstaff, Clĩck time
Làm thế nào để thành viên mới hòa nhập ngày đầu tiên
thảo luận kĩ lưỡng từ các cấp
đảm bảo công tác giấy tờ
Giúp họ có 1 người bạn
Điều kiện làm việc thiết yếu đảm bảo sẵn sàng
Có lễ chào mừng
Trao đổi 1:1