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Tema 6: Realización de citaciones en la actividad ambulatoria y de pruebas…
Tema 6: Realización de citaciones en la actividad ambulatoria y de pruebas diagnósticas
Agendas
1.1. Conceptos y tipos
La agenda es un elemento organizativo de la actividad asistencial ambulatoria que permite planificar citaciones de pacientes en centros de especialidades, consultas externas, hospital de día y realizar procedimientos que requieran programación previa.
Las agendas son definidas y planificadas por los servicios clínicos y aprobadas por la dirección del centro. El SADC proporciona el soporte operativo para la creación de la agenda y el mantenimiento de estas.
A cada agenda se le asigna un código y una descripción; además está asociada a un servicio, a un médico, etc.
Existen diferentes tipos de agendas (Atención Primaria, médica o enfermería, Atención Especializada en consultas externas...). En general, para los servicios centrales la agenda se crea para la sala donde se realiza el estudio.
1.2. Coordinación de recursos disponibles
El SADC dispone de los siguientes recursos:
1- Catálogo actualizado de elementos básicos para la gestión de pacientes en la actividad ambulatoria:
-Cartera de prestaciones por especialidades.
-Catálogo de locales de consulta.
-Catálogo de médicos.
-Calendario de la actividad.
-Cartera de clientes para cada prestación.
2- Sistema de citación y registro de prestaciones informatizado.
3- Normativa para el acceso a la atención ambulatoria en el hospital y centro de especialidades.
A nivel de hospital existirá una coordinación entre los servicios clínicos y el SADC
El equipo directivo del hospital es responsable de la coordinación con Atención Primaria. En cada área existirá un responsable operativo de coordinación con Atención Primaria.
Aplicación específica para la gestión de citaciones ambulatorias y cita previa en Atención primaria, asistencia en el hospital de día y realización de pruebas diagnósticas
Los servicios de cada comunidad autónoma tienden a disponer de su propia aplicación informática o SIA con el objetivo de centralizar los datos del paciente y de la gestión de citaciones ambulatorias.
Las diferentes comunidades autónomas disponen de una aplicación que conecta con la aplicación SIA para solicitar cita online en Atención Primaria.
El objetivo de la aplicación SIA es conectar con los centros y los sistemas de información de AP y AE, soportando funciones administrativas, y la gestión del proceso asistencial completo.
Entre los módulos del SIA implicados en el proceso de cita previa destacan:
Módulo administrativo: Citaciones de pacientes
Módulo asistencial: Los profesionales sanitarios pueden acceder a la agenda profesional donde aparecen los pacientes citados a la historia clínica única de cada paciente.
2.1. Estructura de las agendas de los servicios y de las prestaciones ambulatorias
Actualmente todas las agendas están en
soporte informático
El servicio médico debe enviar la solicitud de crear una agenda al SADC, y este enviará a la dirección médica un informe técnico para solicitar la aprobación
El SADC habilita la estructura de la agenda y la pone en disposición de los servicios clínicos
La estructura de la agenda contendrá los siguientes datos:
Acceso a la agenda
Servicio médico o quirúrgico
Código de la agenda
Médicos asignados
Centro. Código del control
Lugar y local donde se pasa consulta
Zona para dejar las historias clínicas programadas
Calendario con días hábiles y horas no disponibles
Rango horario
Fecha de inicio y fin de agenda programada
Tipos de pacientes por horario
Tipos de prestaciones
Criterios óptimos para la planificación de agendas
Planificación de agendas
Periodo recomendado: Mayor a 6 meses
Duración de agendas
Periodo recomendado: Generalmente 5 horas, 3 si comparten el local de consulta
Solicitud de modificación por ausencia programada
Periodo recomendado: 30 días de antelación
Planificación de guardias
Periodo recomendado: 3 meses de antelación
Periodos vacacionales
Periodo recomendado: 2 meses de antelación
Para el mantenimiento de las agendas es necesario disponer de:
Cartera de médicos asignados a estas
Catálogo de locales de consulta
Calendario de actividad de los servicios
Gestión de agendas:
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2.2. Tramites para la citación de los pacientes en las agendas establecidas para las consultas ambulatorias
Este servicio, en el módulo de gestión de pacientes, realiza la gestión de la demanda de atención ambulatoria que llega al buzón del sistema de información hospitalaria tanto desde Atención Primaria como de Especializada
¿Qué se le notifica al paciente?
Tras su aprobación con el módulo de Gestión de citas se tramitarán las citas en las agendas para primeras visitas y se notificarán a los pacientes.
2.2.1. Citación en primeras consultas
Citación de pacientes que acuden por primera vez a una consulta de la actividad asistencial específica
Se consideran primeras consultas las procedentes de:
Por iniciativa de Atención Primaria
De otra especialidad
De urgencias
Las consultas de alta resolución
Al gestionar la demanda de citación para primeras visitas, el servicio de admisión de consultas externas:
Recibe y acepta la propuesta de solicitud de la demanda de cita previa
Realiza el registro centralizado de las solicitudes de cita
Identifica cada solicitud de cita a través de un número de episodio único, secuencial y constante
Identifica la cita solicitada con al menos los datos del servicio, agenda, tipo de prestación, prioridad clínica y tipo de financiación
Asigna día y hora de la visita o exploraciones
Debe facilitar al paciente una tarjeta o documento que acredite la cita
Facilitará la tramitación de citas múltiples, que se deben contemplar en una única tarjeta de acreditación
Para evitar olvidos y faltas de asistencia, es interesante utilizar un sistema de mensajería que recuerde automáticamente a los pacientes su cita con antelación
Establece prioridades para incluir en listas de espera de consultas externas
Realiza el mantenimiento de la citación
Desprograma o anula citas
Difunde la actividad programada
2.2.2. Citación en consultas externas o revisiones
Es el propio servicio quien gestiona las citas sucesivas; es decir, la propia consulta asignará las citas en el momento que lo indique el médico especialista
2.2.3 Citaciones para consultas de alta resolución
Se trata de un proceso asistencial ambulatorio llevado a cabo en una sola jornada, en la que se realizan pruebas complementarias y se establece el diagnóstico y el tratamiento
El objetivo es ofrecer al usuario en el mismo día un diagnóstico rápido y eficaz de su problema de salud y evitar demoras innecesarias
2.2.4 Gestión de citas para pruebas diagnósticas
La principal diferencia con otras citaciones es la necesidad de un consentimiento informado para el paciente en caso de pruebas de mayor complejidad.
2.2.5. Gestión de pacientes en hospital de día
Es una mezcla entre la gestión de consultas y hospitalización y comprende:
Solicitud de atención
Programación
Gestión de puestos
Registro del episodio de atención en hospital de día centralizado
Coordinación organizativa el proceso asistencial
2.2.6 Circunstancias especiales de la solicitud de fecha de cita
Si se demora la citación por aplazamiento voluntario o a fecha fija por otro centro, se registrará al paciente como "pendiente de cita" y se incluye en el buzón de solicitudes
Aplazamiento voluntario
El paciente rechaza la primera fecha de cita posible solicitando una posterior. Se registra como "aplazamiento voluntario"
Cita a fecha fija por criterio médico
La cita se suministrará de acuerdo con la indicación del médico responsable se registrará como "cita a fecha fija por criterio médico"
2.3. Registro de la información para su correcta programación
Criterios de inclusión
Se realiza en el momento de la recepción de la petición de cita
Todo paciente incluido tiene que tener una documentación mínima que apoye la indicación de la consulta
Los pacientes remitidos a más de una consulta de Atención Especializada quedaran recogidos en los diferentes registros
En el caso de los servicios de referencia, los pacientes derivados se registrarán en el servicio receptor
Para incluir y registrar nuevos pacientes hay que recoger los siguientes datos
Identificación del paciente
Peticionario
Prestación solicitada
Episodio relacionado
Prioridad clínica de la petición
Urgente
Preferente
Normal
2.3.1. Salida del registro de consultas externas
se deberá dar de baja del registro de cita en la agenda en las siguientes circunstancias:
Consulta realiza en jornada ordinaria.
Consulta con valoración en jornada extraordinaria
Consulta efectuada
Renuncia voluntaria
No presentado
Aplazamiento de la fecha a petición del paciente
Aplazamiento de cita por motivos del hospital
Consulta realizada por centro concertado
Cita errada o error administrativo
Consulta realizada sin cita previa
Coordinación de la citación de la actividad ambulatoria en el propio centro y con otros centros
Coordinación en el propio centro
: Un servicio médico responsable del paciente puede solicitar a otro servicio médico una interconsulta.
Coordinación con pruebas complementarias
: La gestión de la cita en consulta se debe coordinar con la cita de pruebas complementarias
Coordinación con Atención Primaria
: La unidad administrativa de Atención Primaria se encarga de gestionar y suministrar la primera cita al paciente.
Coordinación con otros centros
: Si la solicitud de consulta procede de una área sanitaria diferente, la documentación aunque tenga otro formato contendrá todos los datos indicados
3.1. Documentación clínica necesaria
Entre los diferentes documentos que conforman este episodio dentro de la historia clínica se incluyen:
Hoja de admisión
Hoja de anamnesis
Hoja de exploración clínica
Hoja de interconsulta
Hoja de tratamiento
Hoja de informe de pruebas o procedimientos
Hoja de informe de alta
El paciente atendido al recibir el alta en la atención ambulatoria puede que:
No necesite ser atendido en la consulta por haberse recuperado
Pase a registrarse en lista de espera quirúrgica pendiente de intervención
Sea derivado a hospitalización para ingreso
Sea derivado a otro centro
Procedimientos de coordinación en las derivaciones ambulatorias recibidas en el hospital procedentes de otros centros
Es necesario recibir y registrar las solicitudes de asistencia dirigidas al propio centro
Para tramitar las solicitudes de asistencias recibidas se tendrán en cuenta los criterios y prioridades establecidas por el hospital
Se reflejarán los datos de procedencia del centro, servicio y médico que lo solicitan
Se asignará el día y la hora para la visita, atendiendo al primer hueco libre de la agenda
Se le facilitará al paciente un documento acreditativo de la cita en la que consten como mínimo la identificación del paciente, la prestación solicitada, la fecha, hora y lugar de realización
4.1 Difusión de la actividad programada
Admisión de consultas externas envía la programación diaria de pacientes citados por agenda y tipo de prestación; también informa al responsable del servicio sobre el número de pacientes pendientes de atención ambulatoria, en espera, etc.
Elaboración de informes y estadísticas de la actividad ambulatoria
Generalmente se utiliza una hoja de cálculo para elaborar mensualmente informes de la actividad desarrollada y recoger la información para la facturación
No se incluyen las interconsultas entre especialidades de un paciente ingresado ni las urgencias atendidas en los locales de consulta
Se incluyen en el registro centralizado de actividad de consultas externas y pruebas diagnóstico-terapéuticas todos los pacientes remitidos y pruebas por un médico autorizado
El registro de actividad ambulatoria se debe validar en el momento en que las prestaciones son programadas y realizadas. Cada consulta debe capturar y registrar la información procedente de cada unidad:
El registro contiene todas las citas tramitadas
Captura de alta de pacientes
Destino de pacientes
Financiación y garante
Codificación clínica de las altas
Modificar, añadir o eliminar prestaciones
Modificar, añadir o eliminar diagnósticos
5.1 Metodología
Indicadores de actividad
Para valorar la actividad realizada en el hospital y en el centro de especialidades se obtienen los siguientes indicadores:
Nº de solicitudes de asistencia recibidas en el hospital
Nº de citas totales asignadas
Nº de reprogramaciones realizadas
Nº de anulaciones de cita realizadas
Nº de visitas programadas realizadas
Nº de visitas programadas no realizadas
Nº de visitas realizadas sin cita previa
Solicitud de cita
Se contabilizan las solicitudes de asistencia ambulatoria
Desprogramación de la cita
Se contabilizan las modificaciones relativas a cambio de fecha asignada o anulación de la cita
Primeras consultas por hora y local
Consultas sucesivas por hora y por local
Visitas especialista por hora y por local
Indicadores de calidad
Porcentaje de cumplimiento de la programación
Porcentaje de actividad no programada