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EQUIPOS Y FACULTAMIENTO EN LA TOMA DE DECISIONES (EMPOWERMENT)
Naturaleza de los grupos
El concepto de grupo
Están motivados para trabajar juntos.
Perciben al grupo como una unidad de personas que interactúan entre sí.
Contribuyen en distinta medida a los procesos grupales,
lo cual signifi ca que algunas personas aportan más tiempo y energía que otras.
Asumen distintas formas de interacción que las llevan a tener coincidencias y desacuerdos.
Un grupo está compuesto por dos o más personas interdependientes que se unen e interactúan para alcanzar determinados objetivos. El comportamiento de un grupo es más que la suma de las conductas de los individuos que lo forman.
Tipos de grupos (formales o informales)
Los formales son conjuntos de trabajo que crea la organizaciónmediante la asignación de tareas específicas. En los grupos formales se estimulan aquellos comportamientos que favorecen el trabajo conjunto para alcanzar los objetivos de la organización. formales pueden ser:
Grupos de mando. Son grupos tradicionalmente deter minados por las relaciones formales de autoridad y están definidos en el organigrama
Grupos de tarea. Son grupos definidos por la organización y formados por personas que ejecutan de terminadas tareas o funciones
Grupos temporales con plazos definidos. Se forman para ejecutar ciertas tareas de la organización y tienen una duración definida, como las comisiones, los grupos temporales siguen una secuencia
a) La primera reunión sirve para definir la dirección del grupo.
b) La primera fase de actividad de un grupo se caracteriza por la inercia
c) Al final de esta primera fase ocurre una transición que se caracteriza por innumerables cambios que destruyen pautas anteriores y renuevan perspectivas.
d) La segunda fase también pasa por una etapa de equilibrio o inercia.
e) La última reunión de un grupo temporal se caracteriza por actividades sumamente rápidas y por una nueva oleada de tareas para concluir el trabajo.
Los grupos informales son aquellos que surgen de forma espontánea como resultado de las relaciones entre personas. Los grupos informales pueden ser:
Grupos primarios, también llamados grupos pequeños. En términos técnicos existe una diferencia entre ambos.
Grupos de interés. Son los grupos de personas que se unen para enfrentar problemas similares o alcanzar un objetivo común que satisfará sus intereses individuale
Grupos de amistad. Son grupos de personas que van más allá del entorno laboral y que tienen relaciones sociales.
Coaliciones. Investigaciones recientes han revelado que el nivel social puede afectar la formación de alianzas estratégicas en las organizaciones, la coalición tiene las siguientes características
a) Interacción de un grupo de individuos.
b) Unión deliberada de miembros que persiguen un propósito específico.
c) Independencia de la estructura formal de la organización.
d) Ausencia de una estructura interna formal.
e) Percepción recíproca de los miembros.
f ) Una determinada orientación hacia un asunto para alcanzar objetivos individuales.
g) Acción concertada de los miembros, que actúan en grupo.
Etapas del desarrollo de un grupo
La etapa de formación es el paso inicial de la construcción de un grupo y consta de dos fases.
Primero, las personas ingresan al grupo debido a la asignación de un trabajo o debido a que desean obtener un beneficio
Una vez que las personas están reunidas se inicia la segunda fase de la etapa de formación, o sea la definición de los propósitos, la estructura y el liderazgo del grupo. Esta fase se caracteriza por la incertidumbre. Unos miembros analizan a los otros para determinar cuáles comportamientos son aceptables
La etapa de la tormenta es aquella en la que surge el conflicto dentro del grupo.
La etapa de normalización se presenta cuando se desarrollan relaciones estrechas y el grupo se cohesiona gradualmente.
La etapa de desempeño se presenta cuando la estructura del grupo es totalmente aceptada y funcional.
La etapa de interrupción. Los grupos temporales, como las comisiones, las fuerzas de tarea, los equipos y grupos similares que deben desempeñar una tarea limitada pasan por una quinta etapa
Mapa de la red social
La sociometría Se trata de una herramienta analítica para estudiar las interacciones sociales. La sociometría busca evaluar quién le agrada o no a una persona y con quién le gustaría trabajar. Esta información se recaba por medio de cuestionarios y entrevistas.
El sociograma sirve para analizar los siguientes tipos de grupos
Las redes sociales, que son los conjuntos de relaciones entre determinado conjunto de personas.
Los conglomerados, que son los grupos que existen dentro de las redes sociales.
Los conglomerados prescritos, que son los grupos formales determinados por la organización, como los departamentos, los equipos de trabajo, las fuerzas de tarea, las tripulaciones o los comités.
Los conglomerados emergentes, que son los grupos informales, transitorios y no oficiales.
Las coaliciones, que son conglomerados que se forman temporalmente para alcanzar determinados objetivos comunes.
El sociograma también permite identificar a ciertos integrantes
• Las estrellas son las personas de la red que aparecen con mayor frecuencia en las relaciones o en las preferencias.
•Los eslabones son aquellas personas que, sin ser miembros de un conglomerado, establecen conexiones entre dos o más integrantes.
• Los puentes son miembros de un conglomerado que sirven de eslabones entre dos o más personas.
• Los aislados son individuos que no están conectados a la red social.
• Los panelistas son grupos informales, permanentes o fi jos, que involucran amistad e identifi cación personal.
Las investigaciones sobre los grupos arrojan las siguientes conclusiones
•Al parecer la rotación guarda cierta relación con los conglomerados emergentes. Las personas que se ven como miembros de un conglomerado tienden a actuar en conjunto,
• Las fuertes relaciones interpersonales dentro de un grupo parecen estar relacionadas con niveles más bajos de conflicto. Como los miembros de los conglomerados emergentes suelen interactuar más entre sí,
• Los resultados sugieren que las mujeres y los representantes de minorías tienden a formar coaliciones y paneles, y que es menos probable que se vuelvan puentes o elementos vinculantes
Estructura del grupo
Los grupos de trabajo se caracterizan por tener una estructura que modela el comportamiento de sus miembros y permite explicar y prever en buena medida el comportamiento de los individuos, así como el desempeño grupal
El liderazgo formal. En general, cada grupo tiene un líder, el cual es señalado formalmente por la organización y recibe distintos nombres
La función. Es el conjunto de actividades y comportamientos que se requieren de la persona que ocupa un puesto determinado en la organización
El desempeño del papel. Cada uno de los miembros del grupo desempeña la función específi ca que le ha atribuido la organización. No obstante, el cumplimiento de este papel está sujeto a infinidad de influencias, entre otras:
a) La identidad de la función se refi ere a las actitudes y los comportamientos de las personas, que deben ser consistentes con el papel asumido
b) La percepción de la función se refiere a la visión de la manera en que la persona debe actuar en determinada situación, y se basa en la interpretación de la manera en que cree que debe comportarse
c) La expectativa de la función es la manera en que otros piensan que la persona debe reaccionar y comportarse en determinada situación, de acuerdo con la función que le ha sido asignada.
d) El conflicto de funciones se deriva de las disonancias o contradicciones entre varios papeles que desempeña una persona.
Las normas. Todo grupo establece sus normas, es decir, las pautas de comportamiento que aceptan y comparten todos los miembros.
Las normas son importantes por las siguientes razones:
a) Facilitan la supervivencia de un grupo porque aumentan sus posibilidades de éxito y protegen a sus miembros de la interferencia de otros individuos o grupos
b) Aumentan la posibilidad de prever el comportamiento de sus miembros, porque anticipan sus acciones y preparan reacciones adecuadas.
c) Reducen los problemas interpersonales embarazosos, porque aseguran la satisfacción de los miembros y, en la medida de lo posible, evitan desencuentros entre personas.
d) Permiten que sus miembros expresen los valores centrales del grupo y definan su identidad. Las normas estimulan la expresión de los valores de un grupo, y su identidad diferenciada ayuda a consolidar y mantener al grupo.
Hay cuatro tipos de normas grupales
a) Las normas que rigen la apariencia se refieren a la manera adecuada de vestir y de comportarse, a la actitud ante los demás y a la lealtad al grupo o a la organización.
b) Las normas que rigen el desempeño se refi eren a la ejecución del trabajo y a los resultados esperados, al esfuerzo que requiere cada tarea y a la cantidad de faltas o de retrasos
c) Las normas que rigen la organización social son normas informales que rigen las interacciones sociales, definen amistades dentro y fuera del trabajo, con quién pasar el descanso, comer o practicar deportes.
d) Las normas que rigen la asignación de recursos se refieren a la distribución de insumos, tareas, herramientas e instrumentos de trabajo, ganancias, recompensas y remuneraciones entre los miembros del grupo.
El estatus. Se refi ere a la posición social que las personas atribuyen a un grupo o a los miembros de éste
El tamaño. Éste infl uye en el comportamiento del grupo debido a las variables implicadas. Existe evidencia de que los grupos pequeños realizan mejor las tareas. En cambio, los grupos más grandes obtienen mejores resultados cuando se trata de resolver problemas.
La composición. Se refi ere a la combinación de conocimientos y competencias que los miembros aportan al grupo.
La cohesión. Se refiere al grado de atracción que sienten los miembros entre sí y a su motivación para permanecer en el grupo.
Para estimular la cohesión de un grupo se sugiere:
•Reducir su tamaño.
•Alentar la concordancia con los objetivos del grupo.
•Aumentar el tiempo que los miembros pasan juntos.
•Aumentar el estatus del grupo y la difi cultad percibida para ingresar a él.
•Estimular la competencia con otros grupos.
•Proporcionar recompensas al grupo, en lugar de dar premios individuales.
• Aislar físicamente al grupo.
Condiciones de la organización para trabajar en grupo
Todo grupo está sujeto a la influencia de condiciones externas como las siguientes
Estrategia de la organización. Es definida por la directiva de la organización, que establece los objetivos globales y los medios para alcanzarlos
Estructura de autoridad. Defi ne quién depende de quién, quién toma decisiones y cuáles son aquellas que las personas o los grupos podrán tomar en forma autónoma
Reglas formales. Las organizaciones definen reglas, procedimientos, políticas, descripciones de puestos y directrices para estandarizar el comportamiento de sus miembros.
Asignación de recursos. Determina la manera en que el dinero, el tiempo, las materias primas y el equipo se distribuirán entre diversos grupos de acuerdo con las decisiones de la organización
Procesos de selección de personal. Dado que los miembros de un grupo cualquiera también son miembros de la organización, los criterios de selección de ésta determinarán las características de las personas que formarán parte de sus grupos de trabajo
Sistemas de evaluación del desempeño y de recompensas. La organización defi ne metas de desempeño que pueden ser específi cas y ambiciosas
Cultura de la organización. Defi ne mediante normas los comportamientos aceptables e inaceptables
Condiciones físicas del trabajo. Son las características del lugar de trabajo impuestas al grupo
Toma de decisiones en grupo
Los puntos fuertes de la toma de decisiones en grupo son los siguientes
Los grupos generan información y conocimientos más completos. Permiten que haya mayor diversidad de insumos para la toma de decisiones, porque suman los conocimientos y las competencias de varias personas.
Los grupos ofrecen puntos de vista mucho más diversos. La variedad de las aportaciones de los participantes ofrece perspectivas más amplias y opciones más enriquecedoras para la toma de decisiones.
Los grupos toman decisiones de mejor calidad. En general, el desempeño de un grupo siempre supera al individual, aunque la persona sea muy competente.
Los grupos facilitan que la solución sea aceptada. Cuando los miembros participan en la toma de decisiones generalmente la apoyan e incentivan a los demás a aceptarla.
herramientas para reducir los problemas inherentes a la interacción de los grupos tradicionales
1, La lluvia de ideas es una técnica que tiene por objeto superar las presiones que buscan la conformidad, las cuales dificultan el desarrollo de opciones creativas e innovadoras.
La técnica de grupo nominal es un método para la toma de decisiones colectiva. Los miembros se reúnen para escoger una solución de manera sistemática, pero independiente. Esta técnica funciona así:
a) Las personas se reúnen en grupo.
b) Se expone el problema a todos los miembros
c) Cada miembro escribe sus ideas sobre el problema.
d) Después de este método silencioso, cada miembro presenta su idea al grupo. No se permite discusión alguna hasta que el último miembro ha planteado su posición.
e) El grupo discute las ideas presentadas para aclararlas y entenderlas.
f ) El grupo evalúa las ideas presentadas.
g) Cada miembro califi ca las ideas presentadas.
h) La idea que recibe el mayor número de votos será la decisión del grupo.
Junta electrónica. Es una mezcla de la técnica de grupo nominal con tecnología de la información. Se le puede llamar técnica de grupo apoyada por computadora o junta virtual
Equipos
El concepto de espíritu de equipo ha cobrado importancia desde que Joseph Juran en la década de 1950 y alrededor de 1980 en Estados Unidos, con base en las siguientes ideas:
Muchas organizaciones utilizan equipos de proyectos, formados por gerentes y trabajadores profesionales que trabajan juntos durante un periodo definido, el cual se puede extender.
La gran mayoría utiliza equipos que funcionan en forma paralela a la estructura organizacional convencional.
La mayoría dispone de equipos permanentes de trabajo con unidades autosuficientes y responsables de ciertos productos o servicios.
Las principales diferencias entre los grupos de trabajo y los equipos son las siguientes:
los grupos de trabajo
El grupo de trabajo tiene un solo líder muy fuerte, mientras que el equipo tiene funciones de liderazgo que son compartidas.
El grupo de trabajo tiene una responsabilidad individualizada, mientras que el equipo tiene una respon sabilidad individual y colectiva.
El propósito de un grupo de trabajo es el mismo que el de la organización, mientras que el equipo tiene un propósito específi co.
El grupo de trabajo genera productos individualizados, mientras que el equipo crea productos colectivos.
El grupo de trabajo promueve reuniones efi cientes, mientras que el equipo fomenta reuniones abiertas y constantes, dirigidas a la resolución de problemas.
El grupo de trabajo mide la eficacia con indicadores indirectos, como el desempeño financiero de los negocios globales, mientras el equipo lo mide de manera directa, por medio de la evaluación de los productos del trabajo colectivo.
El grupo de trabajo discute, decide y delega, mientras el equipo discute, decide y hace el trabajo.
el equipo
Los equipos implican relaciones, o sea, conexiones humanas, en las cuales el todo emerge como algo mayor que la suma de sus partes.
Los equipos se basan en relaciones afectivas y emocionales y en conexiones personales entre los miembros.
Los equipos no necesitan reaccionar ni presionar a sus miembros ni requieren su lealtad
Los equipos se caracterizan por su clara cohesión, su espíritu colectivo concentrado en las tareas, el afecto que los miembros manifiestan en sus relaciones y su satisfacción por la calidad de sus procesos de trabajo.
Las organizaciones democráticas son el mejor en torno para que florezcan los equipos exitosos.
Tipos de equipos
Equipos funcionales cruzados. Al optar por diseños organizacionales horizontales y reconocer las fallas de la autonomía funcional burocrática, las organizaciones se orientan hacia los equipos funcionales cruzados, los cuales están constituidos por miembros de varios departamentos o de diferentes especialidades funcionales. En general, están sujetos a dos criterios: uno interno (el del equipo) y otro externo (el de la organización)
cinco pasos indispensables para mejorar su dinámica
a) Escoger y seleccionar cuidadosamente a sus miembros.
b) Definir con claridad el propósito del equipo.
c) Asegurarse de que cada miembro comprenda cómo deberá funcionar el equipo.
d) Formar el equipo en forma intensiva para que cada miembro aprenda a interactuar efi cazmente.
e) Alcanzar resultados excelentes para mantener el ánimo y lograr que los miembros sientan el efecto de sus esfuerzos
Equipos virtuales. Con el advenimiento de la informática, la interacción frente a frente dejó de ser indispensable.
Equipos autodirigidos. Son esencialmente independientes, realizan tareas operativas y asumen responsabilidades administrativas tradicionales, como planear, programar y evaluar el desempeño
Fuerzas de tarea. Son equipos temporales creados para ejecutar o cumplir con una tarea específi ca. Una vez terminada ésta, el equipo se disuelve.
Cómo desarrollar y administrar equipos eficaces
La organización debe aprender a desarrollar y administrar equipos y debe saber cómo utilizar iniciativas de mejora continua, Los equipos efi caces tienen las siguientes características
Objetivos claros y comprensibles para todos los miembros.
Miembros con habilidades útiles, de modo que el equipo disponga de todas las capacidades necesarias para ejecutar la tarea.
Confianza recíproca entre los miembros.
Compromiso unánime en torno a los objetivos y los medios para alcanzarlos.
Buena comunicación interna entre los miembros.
Habilidades de negociación para lograr el consenso interno y la aceptación externa.
Liderazgo renovador, capaz de impulsar y aprovechar a las personas.
Apoyo interno (de los miembros) y externo (de todas las partes de la organización).
Facultamiento en la toma de decisiones (empowerment)
El facultamiento en la toma de decisiones (empowerment) o delegación de autoridad parte de la idea de otorgar a las personas el poder, la libertad y la información que necesitan para tomar decisiones y participar activamente en la organización. En un entorno de negocios que se caracteriza por la intensa competencia global y el rápido surgimiento de nuevas tecnologías
El facultamiento en la toma de decisiones se funda en cuatro bases
Poder. Otorgar poder a las personas mediante la delegación de autoridad y responsabilidades en todos los niveles de la organización. Esto significa dar importancia a las personas, confi ar en ellas, otorgarles libertad y autonomía de acción.
Motivación. Motivar e incentivar a las personas continuamente signifi ca reconocer el buen desempeño, recompensar los resultados, permitir que las personas participen de los resultados de su trabajo y festejar el logro de metas.
Desarrollo. Proporcionar recursos para facilitar la capacitación y el desarrollo personal y profesional signifi ca adiestrar a las personas continuamente, ofrecerles información y conocimientos, enseñarles nuevas técnicas, y crear y desarrollar talentos en la organización.
Liderazgo. Propiciar el liderazgo en la organización significa orientar a las personas, definir objetivos y metas, ampliar horizontes, evaluar el desempeño y ofrecer realimentación.
Para que el facultamiento en la toma de decisiones funcione mejor, las organizaciones se valen de cuatro elementos a fi n de capacitar a las personas para actuar más libremente al realizar sus tareas: información, conocimiento, poder y recompensas
Las personas reciben información sobre el desempeño de la organización. En las organizaciones donde la autoridad es delegada internamente no hay información secreta.
Las personas poseen conocimientos y habilidades con los que pueden contribuir para que la organización alcance sus metas. Existen varios métodos de capacitación para proporcionar a las personas los conocimientos y las habilidades necesarias para que contribuyan al desempeño de la organización en un ambiente de delegación de autoridad.
La capacitación sirve para que aquellas personas en las cuales se ha de legado autoridad puedan tomar mejores decisiones, apoyen a otras personas y contribuyan a alcanzar las metas de la organización.
Las personas tienen facultades para tomar decisiones importantes. Las organizaciones más competitivas están otorgando a las personas facultades para influir en los procedimientos de trabajo y en el curso de la organización por medio de círculos de calidad y equipos de trabajo autodirigidos
Las personas son recompensadas con base en el desempeño de la organización. Las organizaciones que obtengan buenos resultados pueden recompensar económicamente el desempeño de sus trabajadores por medio del reparto de utilidades y los programas de participación accionaria.
La escala del facultamiento en la toma de decisiones
Cada organización aplica a su manera el facultamiento en la toma de decisiones (empowerment). Algunas avanzan con decisión, mientras que otras son reacias.
Equipos de alto desempeño
En general, los equipos que alcanzan un desempeño excelente tienen perfectamente claros los siguientes aspectos:
¿Quiénes somos? El equipo es capaz de evaluarse en forma objetiva para conocerse e identificar sus fortalezas y debilidades.
¿Dónde estamos? El equipo sabe analizar su situación actual con realismo.
¿Hacia dónde nos dirigimos? El equipo define su visión y los objetivos que pretende alcanzar en términos de salidas y resultados.
¿Cómo llegaremos ahí? A partir de la definición de objetivos, el equipo diseña planes estratégicos de acción.
¿Qué se espera de nosotros? El equipo demuestra que asume responsabilidades por medio de reglas básicas y así logra confiabilidad.
¿Qué apoyo necesitamos? El equipo evalúa sus necesidades de capacitación y desarrollo y amplía su capacidad de aprendizaje.
¿Qué tan efi caces somos? El equipo cuestiona constantemente sus capacidades y su habilidad para alcanzar objetivos.
¿Qué reconocimiento deseamos? El equipo busca realimentación en forma de agradecimiento, remuneración, prestaciones y ascensos.
¿Quiénes somos? El equipo de alto desempeño inicia un nuevo ciclo luego de haber mejorado con el aprendizaje adquirido a lo largo del proceso