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conduite de réunion - Coggle Diagram
conduite de réunion
réunion d'informations descendantes:
transmission d'info portées à la connaissance du gpe. L'orateur fait partie du gpe qu'il anime.
=> Rôle de transmetteur
Réunion d'information simple: expose les informations (ex: bilans, documents commentés, exposé d'une technique nouvelle...)
Le briefing: Réunion d'information préliminaire à une opération à laquelle vont participer les membres du gpe, compréhension d'une mission personnelle dans le cadre d'une mission générale imminente.
L'exposé de décisions: qui ressemble à l'information simple mais qui implique les auditeurs (ex: chgt taux encadrement EAJE)
Réunion de contre information: opération anti-rumeur, cherche à opposer une information vraie à des rumeurs non fondées. Pour casser la dynamique de gpe mise à mal.
La réunion de feed-back d'une information ascendante: rendre compte des résultats d'une enquête, ...
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Comment animer une réunion?
- être attentif:
:check: au contenu, aux participants (tps de parole)
:check: au gpe: dynamique
:check: soigner l'intro
Principes clé d'une animation participative
- veiller à ce que tout soit pris en compte
- reformuler
- s'assurer bonne compréhension
- effectuer des synthèses périodiques
- verrouiller le plus possible dès qu'un point d'accord est obtenu ( visuel, auditif)
- si prise de décision: évaluer csq, aboutir plan d'action
- commencer à heure prévue
- bref résumé de réunion précedente
- définir objectif de la réunion et s'assurer qu'il soit bien compris
- nommer un rapporteur qui prendra des notes
- encourager chacun à participer
- avoir le souci d'un dialogue constructif
- ne pas laisser la discussion s'enliser dans débats d'opinions
- mettre au courant rapidement les retardataire sur infos déjà données
- respecter horaires de la réunion
Comment conclure la réunion?
- prévoir du tps pour cette phase
- éviter de bâcler la conclusion
- mise en place d'un plan d'action avec délai d'exécution
- fixe date prochaine réunion
Suivi de la réunion
rédaction et diffusion d'un CR
:check: nom du rédacteur
:check: liste participants et absents excusés
:check: rappel TOP et date
:check: synthèse de la production du gpe
:check: plan d'action dates/ noms des responsables et action à conduire
:check: modalités prochaine réunion
:check:fiche de suivi de réunion pour l'animateur
définition: outil primordial de management et de communication.
C'est l'ensemble des actions à entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d'effets
Fonctions de la réunion dans le groupe:
- fonction de facilitation (surmonter les difficultés): adopter une méthodo qui permet au gpe d'avancer des objectifs
- fonction de production (tendre ou atteindre les objectifs fixés): être réaliste = avoir des objectifs communs
- Fonction de régulation: maintenir le gpe dans des conditions psychologiques optimale: créer climat de confiance qui permet au gpe de progresser
Différents types de réunions
- Les réunions d'informations ascendante: recueillir info, difficultés rencontrées, impressions auprès du gpe. Effet d'améliorer la communication du gpe, limiter les tensions internes, augmenter le morale du gpe.
=> Rôle d'interviewer
- réunions-discussions: disscussion aboutissant à des décision par rapport à un sujet. ex: résolution de pb
- Réunion de négociation: confrontation de points de vue, pouvant être suivit d'une médiation ou d'une négociation
=> rôle de médiateur
- réunion de gpe à objectif de formation: rôle pédagogique de l'animateur, objectif d'utiliser l'énergie du gpe pour faire circuler l'information détenue par chacun, faire progresser le gpe vers des objectifs tels qu'ils sont définis par la formation
=> rôle de formateur