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Examen, a. Contexto, f. Perspectivas, b. Información operativa, c.…
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a. Contexto
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• Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento
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b. Información operativa
• Gestión de funciones, procesos y proyectos
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• Análisis de la interacción, planeación, organización, dirección y control
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Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.
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Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo a fi n de reunir los elementos de decisión óptimos.
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Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas:
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Este análisis también permite que el auditor enlace información específica con supuestos subyacentes que son en gran medida reglas del juego no escritas tales como:
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Una vez que se identifican las reglas del juego no escritas es conveniente anticipar el surgimiento de detonadores que impulsen un cambio demasiado rápido o difícil de asimilar, a saber:
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De igual forma, se deben dimensionar los efectos colaterales que producen estas reglas y delinear una vía de atención para prever el surgimiento de comportamientos tales como:
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Acción independiente
Es aquella en que una organización utiliza estrategias independientes para modificar algún aspecto de su ambiente.
Acción cooperativa
Es aquella en la cual dos o más organizaciones trabajan juntas en estrategias cooperativas para influir en el ambiente.
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Adaptación a las masas
Elaboración de productos variados adaptados al bajo costo de los productos estandarizados producidos en masa.
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Amortiguamiento
Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.
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Análisis de estructuras
Examen detallado de la estructura de una organización para conocer sus componentes, características representativas y comportamiento, con el fi n de optimizar su funcionamiento.
Análisis de sistemas
Proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.
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Análisis factorial
Método de análisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operación, que se identifican con un número específico de factores, los que cumplen con funciones que determinan el desempeño y resultado de la operación en su conjunto.
Análisis marginal
Técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión.
Análisis situacional
Proceso de recabar, interpretar y resumir toda la información relevante para efectos de planeación dentro del tiempo estimado y con los recursos disponibles.
Árbol de decisiones
Enfoque que pone de manifiesto los riesgos y las probabilidades de una situación como incertidumbre o acontecimientos fortuitos mediante el trazo en forma de un “árbol” de los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción.
Arquitectura empresarial
Enfoque que describe a una empresa como una estructura coherente que documenta su estado actual, el estado deseado y la brecha entre ambos. Para ese efecto, define las mejores estrategias y tecnologías para desarrollar una arquitectura sólida y de alto desempeño.
Autoevaluación
Proceso a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo específico.
Autopoiesis
(De los vocablos griegos auto, “sí mismo”, y poiesis, “creación o producción”.) Propiedad de la teoría de sistemas que designa la dinámica de una estructura no estática, capaz de mantenerse estable durante periodos prolongados.
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Análisis SWOT (FODA)
Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras fortalezas/debilidades internas y de las amenazas/oportunidades externas.
Benchmarking
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fi n de realizar mejoras organizacionales.
Biogestión
Interacción explícita entre la gestión y la biología que integra en un contexto holístico diferentes aspectos de las teorías administrativas con los conceptos y sistemas de las ciencias biológicas para generar bienes y servicios de calidad.
BASE CONCEPTUAL
La diagnosis, parte esencial de la auditoría administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. diseña un marco global de análisis para sistematizar la información de la realidad de una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los factores más relevantes de su funcionamiento
MARCO DE REFERENCIA
Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoría, se dispone de una base de información con la perspectiva de la génesis, infraestructura administrativa, forma de operación y posición competitiva, lo que permite establecer las bases de actuación con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales.
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Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.
- ¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan.
- ¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen.
- ¿Quién lo hace? Personal que interviene.
- ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.
- ¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
- ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
- ¿Por qué se hace? Lógica o razón que se sigue.
El objetivo de los cinco por qué es mejorar la manera en la que se visualizan las cosas y generar alternativas para su atención.
• Motivadores (lo que resulta importante para el personal), como la remuneración, la esencia de los puestos, el desarrollo profesional, la posición, las contrataciones y los despidos.
• Facilitadores (qué es importante para el personal), como las descripciones de puestos, organigramas, procesos, líneas de trabajo y supervisión y responsabilidades asignadas.
• Indicadores (cómo se mide al personal, o cómo pueden las personas conseguir aquello que les resulta importante), para medir el rendimiento, descripciones de objetivos y metas a alcanzar, las evaluaciones, el objeto, la visión y la estrategia.
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• Estrés, conflicto y crisis
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• Comprobar si la ejecución de las etapas del proceso administrativo se apega a lo previamente planeado.
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El conocimiento del perfil real de una organización a través de la implementación de una auditoría administrativa dispone de más de un marco de referencia. Si bien el empleo de las técnicas de recolección producto de la percepción de la realidad y el contexto de actuación contenidos en el diagnóstico preliminar constituye un primer nivel de análisis, el examen de los resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestión y alineados con la asignación de valores siguiendo el método de precisar la situación real de cada factor y las recomendaciones viables y de allí desprender las conclusiones consecuentes, en función del diferente grado de aplicación de los enfoques administrativos y cuantitativos involucrados, determinan un segundo nivel de análisis.