Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Arxiu, registre i recuperació de la informació, Avantatges de l'arxiu…
Arxiu, registre i recuperació de la informació
Gestió de la correspondència
Tractament de la gestió de la correspondència d'entrada
Registre d'entrada
Consisteix en l'assignació de números correlatius a cada document d'entrada
Distribució
Correu urgent.
Correu certificat.
Documentació privada.
Correu ordinari.
Recepció de la correspondència
És l'entrada de qualsevol document
FASES
Comprovació de l'enviament
Classificació del correu
Tractament de la gestió de la correspondència de sortida
Recollida
Establir protocol o procediment de recollida de la correspondència.
Registre de sortida
Consisteix en l'assignació de números correlatius a cada document.
Elaboració
Consisteix en la redacció de la correspondència.
Enviament
Es pot realitzar mitjançant empreses privades de missatgeria o Correos.
Concepte i finalitat de l'arxiu
Sistemes de classificació.
Classificació alfabética.
Els documents es classifiquen en carpetes per ordre alfabètic, d'acord amb la primera lletra del nom principal de la persona.
Classificació numèrica.
Els documents es classifiquen segons el número correlatiu que se'ls assigni.
Classificació geogràfica.
El criteri és l'adreça o lloc.
Classificació temàtica.
Els documents es classifiquen per temes o assumptes.
Classificació cronològica.
El criteri són les dates segons l'ordre d'entrada i la classificació és descendent.
Concepte i tipus.
Concepte
L'arxiu és el sistema de conservació de la informació degudament ordenada i classificada.
Tipus
En funció del propòsit a què es destini:
Arxiu de document.
la documentació s'emmagatzema en carpetes, arxivadors, caixes, calaixos o armaris.
Arxiu informatitzat.
la informació s'emmagatzema en un servidor de fitxers o suport extern.
En funció del lloc físic:
Arxiu centralitzat.
els documents es troben en un únic lloc i són treballadors especialitzats els que distribueixen la documentació.
Arxiu descentralitzat.
cada departament arxiva la seva pròpia documentació.
En funció de la freqüència d'us:
Actiu.
són els documents que s'utilitzen freqüentment.
Semiactiu.
es tracta dels documents de poca activitat que s'han retirat de l'arxiu actiu.
Inactiu.
es troben els documents que rares vegades es consulten.
Procés d'arxivament.
Revisar.
s'ha de fer una revisió prèvia.
Classificar.
es classificaran segons el criteri escollit.
Referenciar.
anotar una referència per saber on són.
Prearxivar.
els documents es col·locaran seguint el mateix criteri que el decidit per l'arxiu definitiu.
Arxivar.
quan els documents ja no siguin necessaris de forma contínua i immediata, s'arxivaran definitivament al lloc que els correspongui.
Destrucció de documents.
Els documents s'han de destruir quan ja no siguin necessaris.
Formes de destruir la documentació
Mitjançant una màquina trituradora de paper.
Contractar els serveis d'una empresa externa.
Incineració dels documents.
Objectius i regles de l'arxiu.
Objectius
Guardar i conservar els documents per evitar que es perdi o s'extraviï la informació.
Permetre trobar de manera fàcil i ràpida tots els documents guardats.
Controlar la documentació que entra i surt de l'empresa.
Regles
Ha de permetre trobar qualsevol document ràpidament.
Cal deixar constància de qualsevol entrada o sortida de documentació.
No convé acumular excessiva documentació pendent d'arxivament.
La tasca d'arxivament ha de ser selectiva.
Cal evitar duplicitats.
Es recomana utilitzar senyals visuals.
Protecció de dades.
Constitució.
LOPDGDD- 2018
LOPD- 1999
Avantatges de l'arxiu informàtic respecte al paper.
Els motors de cerca localitzen informació més ràpidament.
Ocupa menys espai, estalvia costos i recursos.
A través d'internet, es pot consultar en qualsevol lloc i moment.