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Unidad 3. Presupuestos - Coggle Diagram

- - - - Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.
      - Mediar y promover la eficiencia.
      - Motivar al personal al mejor desempeño.
      - Hacer ver méritos y fallas
      - Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados)
      - Coordinar funciones, niveles y áreas.
      - Controlar los ingresos y los costos.
  - - - De acuerdo a los niveles de la empresa
    - - Los formula el director del presupuesto
  - - - a) Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.
      - b) Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.
      - c) Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.
      - d) Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.
      - e) Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en este sentido.
      - f) Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.
  - - - Organizacionales
        
        División Funcional. Seccionar el presupuesto en tantas partes como responsables en función existan, con autoridad precisa e individual en el control y cumplimiento del presupuesto, de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad sean controlados por un presupuesto específico.
        
        Autoridad. A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar.
        
        Responsabilidad. Debe estar perfectamente definida, para que los funcionarios conozcan ante quién son responsables y quiénes lo son ante ellos, además de la interdependencia estructural de su función y de los presupuestos parciales que elaboran
      - Operacionales
        
        Que en la entidad funcione un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad y que tenga un catálogo de cuentas que identifique los ingresos y los costos con las unidades de responsabilidad.
        
        Que exista un manual de control presupuestal que indique políticas, operaciones, responsabilidades y autoridad del personal, así como las formas y procedimientos estandarizados para elaborar los presupuestos.
        
        Que se elaboren presupuestos parciales por áreas y niveles existentes.
        Que existan los informes necesarios.
- - - - Normalmente los presupuestos anuales de una empresa se suelen expresar con los siguientes periodos:
        
        Primer trimestre: En ingles se asocia a «quarter» (cuarto de año) y por ello se suele denominar como Q1.
        
        Segundo trimestre: Se suele denominar como Q2.
        
        Tercer trimestre: Se suele denominar como Q3.
        
        Cuarto trimestre: Se suele denominar como Q4
  - - - Presupuesto maestro.
      - Presupuesto operativo.
      - Presupuesto de flujo de caja.
      - Presupuesto de ventas.
      - Presupuesto de producción.
      - Presupuesto de gastos.
      - Presupuesto de ingresos.
      - Presupuesto base cero.
      - Presupuesto de capital
  - - - Un presupuesto es, en esencia, una estimación del coste que supondrá llevar a cabo un proyecto.
      - En este sentido, el presupuesto tienen en cuenta todos los ingresos y gastos que se prevén, y nos permite realizar un seguimiento.
      - Entre sus funciones principales, se encuentran el control financiero, el control de gastos, la planificación económica y financiera, así como la reducción de riesgos.
      - Debe ser adaptable y flexible, pues el entorno puede cambiar.
      - Los presupuestos son periódicos. Es decir, se elaboran para un periodo de tiempo determinado.
- - - - Diseñar los formatos e informes
      - Determinar los datos necesarios
      - Estructurar los métodos operativos para completar y desarrollar los procesos
    - - Son aquellos métodos de desarrollo de la información para uso administrativo en el proceso de toma de decisiones, relacionados con las estimaciones, y que nos sirve para validar y respaldar las proyecciones.
    - - Son aspectos administrativos indispensables para una óptima ejecución de un sistema presupuestario. La participación y el compromiso permiten la viabilidad de las estrategias y acciones que acercarán los objetivos. Cuando se reciben cifras que no tienen el respaldo y sustento de cómo y con qué recursos se lograrán, difícilmente estos tendrán la validez que el presupuesto exige.
- - - - Define tu equipo presupuestal. Obviamente, para realizar un buen presupuesto maestro tendrás que asignar la tarea a los trabajadores más cualificados dentro de cada una de las áreas de tu negocio. El departamento de contabilidad será el que marque el ritmo, evidentemente, pero cada área ha de responsabilizarse de sus propios presupuestos.
      - Aísla los puntos clave de tu presupuesto. Esto no es difícil, ya que los factores críticos son dos: por un lado, las ventas y la producción; y, por el otro, los costes e ingresos estimados.
      - Recopila toda la información. Cada departamento (con sus responsables designados) deberá recolectar y consolidar toda la información necesaria para la elaboración de los presupuestos. Y aquí entran tanto estadísticas como análisis de factores tan importantes como la competencia o el mercado laboral en el que nos movemos.
      - Elabora tu presupuesto maestro. La idea principal es sencilla: tu documento maestro debería recopilar todos los presupuestos y documentos de cada departamento, incluyendo movimientos tan vitales como el Balance General, El Estado de Resultados o el flujo de efecto.
      - Analiza y aprueba el presupuesto. Una vez cerrado el documento, entrarán en la partida la alta gerencia o el consejo de administradores, quienes evaluarán el trabajo general, pedirán cambios o reajustes en el caso de que observen algún fallo o debilidad… y, finalmente, aprobarán el presupuesto.
  - - - Pues bien, el punto culminante de todos estos procesos, ese documento maestro que reúne todos los presupuestos existentes, no es otra cosa que el presupuesto maestro. A su vez, este es un documento que se divide en dos grandes áreas: el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.
        
        el presupuesto de operación determina cuál será tu ganancia. Y, dentro del presupuesto maestro, es una operación más compleja que la del presupuesto financiero, que no se refiere a otra cosa que a las cantidades dinerarias con las que cuentas a corto plazo para que tu negocio opere. En resumen: tu situación financiera.
  - - - Herramienta de visión y control general: Se debe tener en cuenta que a niveles altos de gerencia o dirección, el detalle de los presupuestos es menor. Esto es debido a que deben prestar atención a aspectos globales del negocio.
      - Marcador de metas y objetivos: Sirve para comprobar a final de año si se han superado o no.
      - Documento de comparación anual: Se trata de utilizar el presupuesto para comparar los objetivos y datos de años anteriores, y ver cuál ha sido la evolución de este.
  - - - Estimación de datos relacionados con ingresos a la baja, mientras que los gastos y partidas similares se calculan al alza. Esto hace que el resultado final se vea afectado en un cálculo a la baja.
      - Es un presupuesto extremadamente técnico que, al englobar todos los departamentos de la empresa, se debe entender con propiedad para poder llegar a conclusiones de valor.
      - Facilita entre otros aspectos, la coordinación de los departamentos de la empresa en base a un objetivo central. Este será conseguido gracias a las metas propias de cada departamento.
      - Aunque puede ser tentador ver el presupuesto maestro como una guía, debe considerarse como una ayuda de la administración. Es decir, se debe tratar como un apoyo, no como una ruta rígida a seguir por la empresa.
  - - - El hecho de ejecutar un presupuesto maestro consiste en llevar a cabo la realización de inversiones, planes de crecimiento, expansión del negocio e incluso su posicionamiento.
      - Por tanto, lo primero que se debe formular serán las metas a largo plazo, el pronóstico de ventas, los ingresos, el presupuesto de caja y el balance general
      - El hecho de elaborar este presupuesto maestro nos genera unos beneficios que nos permite manejar los recursos de forma eficiente, determinar la autoridad y la responsabilidad de cada departamento, controlar las actividades, fomentar la coordinación entre los distintos departamentos, analizar periodos de tiempo determinados y manejar los recursos con efectividad.