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Outils et process numériques de la Communauté d'aglo, PASTELL, La GED…

- - - - Lecteurs réseaux partagé à la RH, arborescence classée
    - - Bulletins de paie avec WORD car pas de coffre fort numérique + parapheur élec:forbidden:
        
        Pour la trésorerie
        
        Numérisé et envoyé par mail à la trésorerie pour être validés:forbidden:
        
        Puis renvoyés par mail à la RH:forbidden:
        
        Pour les employés, BdP distribués ou envoyés par la Poste:forbidden:
      - Long Circuit papier avec validations pour les ordres de missions :forbidden:
      - Long Circuit papier avec validations pour les heures supp :forbidden:
      - Long Circuit papier avec validations pour les justifs à rembourser :forbidden:
      - DIA en partie triés récemment, mais toujours essentiellement papier:forbidden: ou dans le Réseau S fourre-tout
    - - XTIME (calcul des heures, jusqu'à fin 2022). :forbidden: nécessite de tout faire à la main, et pas de connecteur avec SEDIT RH
      - Processus standard de mise en archive
        
        Un agent en charge de la relation avec l'archiviste pour gestion des DUA et bordereaux de suite
    - - IXACTES pour les échanges avec l'Etat avec contrôle de légalité des pièces
      - parapheur IXBUS
        
        POur le flux PES V2
        
        Pour les docs financiers (devis, commandes...)
- - - - :forbidden: IXPARAPHEUR
        
        Seulement pour les bons de commande
        
        Beaucoup trop de dossiers impossibles à faire passer par le parapheur car les Directeurs de la commande publique ne sont pas intégrés au parapheur.:forbidden:
      - IXACTES
        
        Pour les actes soumis au contrôle de légalité. (Les documents sont avant transmission sur le réseau S et non sur la GED pour des questions réglementaires) :forbidden:
      - IXHELIOS
  - - - Bonne connexion avec SEDIT . (les factures sont intégré à Alfresco par le biais de SEDIT FINANCES ) :pencil2:
  - - - Réseau U (pour tous les agents de la direction)
      - Réseau MDEMAT (avec les acteurs de marchés internes), les Dossiers de COnsulatation avec les Entreprises.
      - Réseau S (pour les agents de la direction de la CP) Fourre-tout
        
        Seul "archivage avec DUA des documents des offres des candidats non retenus
      - Réseau Z (pour la Direction et le service juridique): veille juridique
    - - originaux papiers conservés
  - - - Agysoft Marcoweb (en mode SAAS) pour les gestions quotidiennes des marchés
        
        Permet l'enregistrement de données
        
        et la création de docs administratifs pour les marchés publics
        
        finalisation des dossiers de Consultation des Entreprises sur WORD
        
        finalisés stockés dans le réseau S:forbidden:
      - plateforme Omnikles Réception et traitement des offres des candidats au MP et (télétransmission à la Prefecture homologuée par le Ministère de l’Intérieur). :warning: pas de gestion de droits
        
        Outil de contrôle des certifs de signature
        
        Récupération des docs
        
        Enregistrement des docs dans Réseau S partagé avec tout le monde :forbidden: et pas conservés
        
        publication des marchés
    - - Bon circuit pour les signatures électroniques et validation
      - Enregistrement des marchés
      - Connexion bonne avec parapheur XBUS
      - Connexion bonne avec GED Alfresco (les factures sur CHORUS PRO transitent par SEDIT FINANCES pour aller dans Alfresco ) :pencil2:
  - - - Pas de workflow avec signature électronique:forbidden:
- - - - pas d'utilisation de la GED:forbidden: or, dossiers besoin de sécurité et de confidentialité (accès droits)
    - - navette mails de validation des dossiers d'identification
        
        Outil ESABORA de gestion des dossiers (donc doc numériques)
        
        mais parapheur papier pour circuit de validation:forbidden:
      - Plateforme Télérecours pour transmission des dossiers à la préfecture
      - dossier papier par les demandeurs
  - - - Toutes les données et cartes urbanistiques de la collectivité y sont stockées depuis 1990 Risque :forbidden:
      - L'outil ne répond pas à tous les besoins de l'Urbanisme
      - Un seul éditeur, et peu dispo(risque):forbidden:
    - - Création de dossier dans CADMAPX
        
        instruction des dossiers par Long et multiple circuit de validation papier
        
        décision/arrêté dans CADMAPX
        
        impression de 3 exemplaires validés papier et postés
    - - -permis de construire
      - -déclarations préalables
      - -certificats d'urbanisme
  - - - STOCKAGE
        
        Réseau S pour partage avec l'ensemble des agents:forbidden:
        
        qui contient déjà une partie du DIA, Connvetions de mises à disposition et actes notariés confidentiels (mais sans droits). Fourre tout!
        
        Réseau local d'urbanisme du PLU:forbidden:
        
        Pas de sécurité, pas de GED ni SAE:forbidden: et pas d'autorisation limitée aux seuls 2 agents du PLU concernés.
      - Instructions et processus dématérialisés (mais tout imprimé)
    - - STOCKAGE: dans les réseaux partagés de la collectivité:forbidden:
      - Besoin d'un outil de gestion de suivi des tâches, rétroplanning, compte rendu... car tout est fait en papier
      - Rendez-vous en ligne bientôt avec SYNBIRD
      - Gestion liées aux dossiers insalubrité, notamment validation de la Direction Régionale de l'Environnement et de l'Aménagement. Quelle règlementation sur la démat??
    - - Pas de SIG (Système d'Information Géographique) outil de cartographie et d'aide à la décision du PLU. Seulement CADMAPX
      - CADMAPX sert à la réalisation des cartes
      - ARCGIS aussi un peu pour cartographier
- - - - Les pièces passent par SEDIT (connexion pas satisfaiante avec SEDIT):forbidden:
        
        Pour être signées dans iXBUS puis repassent dans SEDIT pour retourner dans la GED (connexion pas satisfaisante avec SEDIT)
      - Le chemin au-dessus va être remplacé par la plateforme Pastell