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¿Qué es la Gestión de Archivos? - Coggle Diagram
¿Qué es la Gestión de Archivos?
Bases de datos de imágenes y otras soluciones de gestión de imágenes (software
especial para organizar archivos de imágenes);
Almacenamiento (dispositivos y medios);
Seguimiento (consideraciones básicas del sistema de archivos). Otro aspecto del
seguimiento está comprendido en Metadatos;
La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseñados para
asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos.
Mantenimiento (copias de seguridad -backup-, migración, preservación y seguridad)
Se lo trata en Preservación digital).
¿Para qué implementamos la gestión de archivos?
Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto
también nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.
Podremos mantener viva la memoria de la organización, como dijo Atherton, en 1983:
“salvo la paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de las sociedades en desarrollo y hacer éste un mundo mejor para vivir, que una transferencia
de información científica y tecnológica efectiva y de alcance mundial”.
Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada
uno de los involucrados con los documentos del archivo debe saber qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber dónde está la documentación en el momento de necesitarla.
Funciones de la gestión de archivos
Controlar el acceso de
varios usuarios a los archivos.
Ubicar archivos en bloques libres.
Identificar y localizar un
archivo.
La principal función de la gestión
de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización de los datos. Entre otras funciones encontradas
Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
Bloquear el uso de archivos.
Administrar el espacio libre.
Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más
efectiva.
Ahorro de costos de la empresa: 1. Ahorramos tiempo para los empleados en las
labores de búsqueda de la documentación. 2. Ahorramos dinero al dejar de usar papel de manera excesiva.
Es posible conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas
en el sistema de manera inmediata.
Registro de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas
personalizadas.
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás
sistemas de la empresa: ERP, CRM, WEB, EMAIL, FAX, etc.
Control de cambios y de revisiones de los documentos.
Fácil distribución mediante los conectores de salida de documentos,
permitiéndonos enviar por Fax, Email, SMS, Correo electrónico, Correo postal, etc.
Mayor acceso a la información de manera segura y estructurada al poder definir
diferentes permisos de acceso a los documentos dentro del sistema de gestión de archivos.
Recuperación de los documentos en formato electrónico y también recuperación
de los formatos en físico.
Evitamos la pérdida del tiempo, debido a que cualquiera que necesite la
información puede tener acceso a ella desde su lugar de trabajo y sin intermediaros
Captura y extracción de los documentos en papel y la integración al sistema de
gestión de archivos como metadatos.
Evitamos la pérdida de documentos, ya que están seguros en su totalidad en un
servidor documental central.
Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de los documentos. Por ejemplo:
Automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes de que pase a ser contabilizada.
Siempre es importante tener un sistema de gestión de archivos, aunque a simple vista
pareciera que no es uno de los puntos de mayor importancia para nuestra organización.