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Colaborar y compartir en Excel - Coggle Diagram
Colaborar y compartir en Excel
Muchas veces, al realizar un libro, se trabaja con uno o más colegas. Excel permite compartir el libro para que más personas lo editen.
Se puede agregar una contraseña para limitar el acceso y también se puede agregar comentarios para indicar instrucciones o aclarar alguna cosa.
Compartir un libro
Para compartir un libro, para que varios usuarios lo editen al mismo tiempo, hay que habilitar Compartir libro.
Se pueden cambiar las opciones de compartición para mantener un historial de cambios y gestionar los cambios prioritarios
En la página de Uso avanzado del cuadro de diálogo Compartir libro se encuentran opciones más avanzadas
Historial de cambios con lapso de tiempo ajustable.
Decidir, en caso de los cambios se superpongan, cuál es más importante.
Pasos para compartir un libro
En la pestaña Revisaren la cinta, en el grupo Cambios, haz clic en Compartir libro.
En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, selecciona Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.
Cambia las configuraciones en la pestaña Uso avanzado del cuadro de diálogo Compartir Libro de trabajo para realizar uno de los siguientes: controlar el tiempo que se mantiene el historial de cambio; indicar cuando se actualizan los cambios; indicar como gestionar los cambios conflictivos; incluir configuraciones de impresión o configuraciones personales en cada vista personal de cada usuario.
Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haz clic en Aceptar para guardar y compartir el libro.
Pasos para poner una contraseña al libro
En el grupo Cambios, haz clic en Proteger y compartir libro.
En el cuadro de diálogo Proteger y compartir, selecciona la casilla de verificación Compartir con control de cambios. Requiere una contraseña para deshabilitar el control de cambios en un libro.
En el cuadro Contraseña, ingresa una contraseña.
Haz clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, vuelve a ingresar la contraseña y haz clic en Aceptar.
Haz clic en Aceptar para verificar que deseas guardar el libro.
Pasos para quitar, desproteger un libro y para finalizar compartir un libro
Para quitar desproteger un libro compartido:
En el grupo Cambios, haz clic en Desproteger un libro compartido.
En el cuadro de diálogo Desproteger compartir, ingresa la contraseña.
Haz clic en Aceptar.
En el cuadro de mensaje que aparece, haz clic en Si para eliminar la contraseña.
Para finalizar compartir un libro
En el grupo Cambios, haz clic en Compartir libro. 2. En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo, deshabilita la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.
Haz clic en Aceptar.
E el mensaje que aparece, haz clic en Si para eliminar el libro de uso compartido, borrar el registro de cambios y prevenir que otros usuarios que están editando el libro actualmente de guardar sus cambios.
Guardar libros para la distribución electrónica
En ocasiones se quiere guardar el libro de Excel en otro tipo de formato.
Para hacer esto nos vamos a la pestaña Archivo y escogemos la opción de exportar y ahí se puede guardar una copia del archivo en formato PDF o XPS.
Gestionar comentarios
Excel da la opción de poner comentarios en cada celda, se muestra una bandera en la esquina superior derecha de la celda.
Haz clic en la celda donde deseas agregar un comentario.
En la pestaña Revisar de la cinta, en el grupo Comentarios, haz clic en Nuevo comentario.
O
Haz clic derecho en la celda y luego haz clic en Insertar comentario.
En el cuadro de comentario que aparece, ingresa un comentario.
Haz clic fuera de la celda para cerrar el cuadro de comentario.
Se puede elegir si mostrar u ocultar un comentario, se puede cambiar la forma en como Excel indica que una celda contiene comentarios, se puede mostrar u ocultar todos los comentarios y se puede navegar a través de los comentarios
Dar seguimiento y gestionar cambios
A la hora de trabajar en grupo, es recomendable habilitar el control de cambios, para resaltar los cambios que cada usuario realizó y verificar si son correctos.
Normalmente, Excel da seguimiento a todos los cambios, pero también se puede especificar un tiempo, usuarios o áreas de trabajo, para limitar los cambios que se resaltan. Se pueden identificar los cambios de cada usuario porque cada uno tiene un color diferente.
Pasos para habilitar y Deshabilitar el control de cambios
Para habilitar el control de cambios
En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Control de cambios y luego haz clic en Resaltar cambios.
Selecciona la casilla de verificación Efectuar control de cambios al editar.
Utiliza los cuadros Cuándo, Quién y Dónde para especificar los cambios que deseas revisar.
Haz clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haz clic en Aceptar para guardar el libro y empezar a comprobar los cambios.
Para desactivar el control de cambios
Haz clic en Control de cambios y luego selecciona Resaltar cambios.
Deshabilita la casilla Efectuar control de cambios al editar.
Haz clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haz clic en Si para detener el control de cambios y eliminar el libro de uso compartido.
Pasos para aceptar y rechazar cambios
Con el control de cambios habilitado, haz clic en Control de cambios y luego selecciona Aceptar o rechazar cambios.
En el cuadro de confirmación que aparece, haz clic en Aceptar para guardar el libro y continuar.
En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, especifica los cambios que deseas revisar.
Haz clic en Aceptar.
Finalizar Libros de trabajo
Al compartir libros de trabajo, se puede filtrar información personal, por lo que Excel lo puede inspeccionar para evitar cualquier tipo de filtración.
Podemos usar el inspector de documento para ubicar comentarios, anotaciones, propiedades del documento e información personal, datos XML personalizados y contenido invisible. Para eliminarlos de forma exitosa.
Para eliminar información personal identificable de un libro
Presiona Ctrl + G para guardar el libro.
Muestra la vista Backstage y si es necesario, haz clic en Información.
Haz clic en Comprobar si hay problemas y luego haz clic en Inspeccionar documento.
Selecciona la casilla de verificación junto a la categoría de información que deseas que el Inspector de documento busque.
Haz clic en Inspeccionar.
En la lista de resultados, haz clic en la casilla junto a la categoría de información que deseas eliminar.
Si es necesario, haz clic en Volver a inspeccionar y luego Inspeccionar para asegurarte que ninguna información permanezca en el archivo.
Haz clic en Cerrar.
Para marcar un libro como final
Presiona Ctrl + G para guardar el libro de trabajo.
En la página Información de la vista Backstage, haz clic en Proteger libro y luego haz clic en Marcar como final.
En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haz clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo informacional que aparece, haz clic en Aceptar
Guardar libros de trabajo para la web
Un documento puede ser visible en el internet, si es guardado como HTML. Al guardarlo así, se lo puede observar desde un navegador y en caso de que alguien actualice el documento, Excel actualiza el archivo web.
Se puede elegir que parte del documento publicar
Para guardar un libro de trabajo como página web
Muestra la vista Backstage, y luego haz clic en Guardar como.
Haz clic en Examinar.
En el cuadro de diálogo Guardar como, haz clic en la flecha de Tipo y luego en Página web.
Si es necesario, en el cuadro Nombre, edita el nombre del archivo.
Haz clic en Guardar.
Si es necesario, en el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Si para reconocer que algunas características se pueden perder cuando guardas el libro como una página web.
Para publicar un libro de trabajo para web
Muestra la vista Backstage y haz clic en Guardar como.
Haz clic en Examinar.
En el cuadro de diálogo Guardar como, haz clic en la flecha Tipo y luego en Página web.
Si es necesario, en el cuadro Nombre, edita el nombre del archivo.
Selecciona Todo el libro para publicar todo el libro de trabajo.
O Selecciona Selección: Hoja para publicar la hoja activa.
Haz clic en Publicar.
En el cuadro de diálogo Publicar como página web, haz clic en el elemento que deseas publicar.
Si es necesario, selecciona la casilla de verificación Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarda el libro.
Haz clic en Pública
Agregar protección a libros y hojas de cálculo
Si se va a compartir el archivo por internet, es recomendable protegerlo, para evitar el plagio.
Esto se puede evitar poniéndole una contraseña al documento, Se puede agregar una contraseña a la hora de abrir o a la hora de querer editar
En el cuadro de diálogo Proteger hoja se pueden enlistar que acciones puede o no pueden realizar los usuarios con el documento. Se puede proteger con contraseña un rango de celdas
En Excel se pueden habilitar varias opciones de seguridad como:
Requerir de una contraseña para abrir el libro de trabajo
Requerir una contraseña para cambiar la estructura del libro de trabajo
Proteger una hoja de cálculo al establecer una contraseña
Ocultar fórmulas de celdas
Restringir la edición de un rango de celdas al utilizar una contraseña