Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC - Coggle Diagram
PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Quan sát
cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc và dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc
giúp các nhà nghiên cứu thu thập được các thông tin phong phú và thực tế về công việc
Phương pháp này tránh được lỗi do người thực hiện công việc bỏ sót hoặc thổi phồng khi được phỏng vấn hoặc phiếu trả lời câu hỏi
Hạn chế của phương pháp này là thông tin thu được có thể thiếu chính xác do hội chứng Hawthonne
phương pháp này rất tốn thời gian và công sức
Nhật ký công việc
Ưu điểm: rất hữu dụng khi phân tích các công việc khó quan sát như các công việc sử dụng trí óc nhiều (các kỹ sư, nhà khoa học, nhà quản trị cấp cao)
Nhược: hầu hết cá nhân đều không quen hoặc không được rèn luyện đủ để lưu trữ những thông tin như nhật ký ngày làm việc
Bản câu hỏi
Ưu: hỏi được nhiều người, hỏi được nhiều câu hỏi, thông tin được lượng hoá, dễ dàng cập nhật, nhanh và tích kiệm chi phí
Nhược: người trả lời không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ hoặc không thu lại được nhiều bản hỏi
Phỏng vấn
Ưu: cho phép phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời nó cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc
Nhược: thông tin thu thập có thể bị sai lệch do người được phỏng vấn không trả lời đầy đủ hoặc sai lệch do họ không hiểu hết công việc mà họ đang làm hoặc quan trọng hóa công việc của mình, đồng thời giản mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác
Tình huống cấp thiết bất ngờ
Phương pháp này kết hợp kỹ năng quan sát và phỏng vấn
Phương pháp này tập trung vào những tình huống cấp thiết bất ngờ có thể quan sát được và đóng vai trò rất quan trọng đối với việc thực hiện công việc, quyết định ranh giới giữa thực hiện công việc thành công hoặc thất bại.
Từ các tình huống bất ngờ, người phân tích công việc có thể biết thêm các thông tin về kỹ năng, kiến thức mà nhân viên cần có và các điều kiện tiến hành công việc một cách hiệu quả
Hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia là việc tổ chức những buổi hội thảo để thảo luận những vấn đề qui định cho mỗi công việc cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia am hiểu về công việc đó
Những ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu thập được qua cách khác
đảm bảo thu thập được đầy đủ những thông tin cần thiết cho công việc
phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí, cần phải chuẩn bị tốt những nội dung cho hội thảo bàn bạc
Kỹ thuật để phân tích công việc
Xác định mục đích phân tích công việc
cần phải xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì
Với mỗi mục đích sử dụng khác nhau, nội dung và phương pháp tiếp cận thông tin thu thập để phân tích công việc khác nhau
giúp người phân tích có thể thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp, tiết kiệm thời gian, chi phí cho quá trình phân tích công việc
Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan
người tiến hành phân tích công việc cần tìm hiểu các thông tin có liên quan đến công việc nhằm trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích
Trước khi tiến hành phân tích công việc, người phân tích phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Hiện nay trong các doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức được xây dựng thành nhiều loại: trực tuyến, chức năng, trực tuyến-chức năng, trực tuyến – tham mưu
Lựa chọn đối tượng thực hiện công việc để phân tích
Đối với công việc do nhiều người khác nhau thực hiện, doanh nghiệp sẽ không có đủ thời gian để thu thập thông tin từ tất cả
để tích kiệm chi phí và thời gian, khi phân tích công việc cần bám sát vào mục đích phân tích công việc nhằm lựa chọn đối tượng phù hợp để thu thập thông tin về công việc
Thu thập các thông tin về công việc
Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Thẩm định kết quả phân tích
Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việ
Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch
Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc
Hoàn chỉnh tài liệu về phân tích công việc
Sau khi phân tích và thẩm định có thể hoàn thiện các tài liệu về công việc như sau:
Bản mô tả công việc
Bản yêu cầu chuyên môn công việc
Bản tiêu chuẩn kết quả công việc