Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS : :, DISPOSICION FINAL - Coggle Diagram
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS : :
ARCHIVO DE GESTION
VALORES PRIMARIOS
FISCALES
Documentos tributarios autorizados por la Administración Tributaria cuya emisión respalda la realización de una transacción de compra venta de bienes muebles, contratos de obras y toda otra prestación de servicio cualquiera fuere su naturaleza.
LEGALES
Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo.
ADMINISTRATIVOS
Los documentos administrativos son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan las normas.
CONTABLES
Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo.
FUNCIONALES
es decir, son Documentos que se dirigen al receptor del mensaje de forma directa, clara y concreta, y tienen la misión de que éste realice una acción específica.
DOCUMENTACION ACTIVA
Archivo vigente o en tramite de las oficinas de continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL
Archivo Central
Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una frecuencia de consulta reducida.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Organización
Consulta
Conservación
El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,).
DOCUMENTACION SEMI ACTIVA
ARCHIVO HISTORICO
Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados permanentemente dado su valor debido a su tiempo, histórico cultural para la investigación, la ciencia o la cultura.
VALORES SECUNDARIOS
HISTORICOS
Los documentos históricos son documentos originales que contienen información histórica importante sobre una persona, un lugar o un acontecimiento, por lo que pueden servir de fuentes primarias como ingredientes importantes de la metodología histórica.
CIENTIFICOS
es un documento que informa, de manera clara y precisa, de los resultados obtenidos de un trabajo de investigación innovador sobre un tópico específico, y que suele ser enviado a una revista especializada con fines de su publicación y posterior difusión.
CULTURALES
es una agrupación de Documentos que debido a que refleja la memoria colectiva de un pueblo, nación, región o sociedad y a que muestra la diversidad de las casas, culturas e idiomas forma parte del Patrimonio de la humanidad.
DOCUMENTO MISIONAL
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTACION INACTIVA
Finalmente en esta columna se determina el destino final que va a tener el documento cuando este ya ha cumplido su tiempo tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central. Esta contempla diferentes opciones como lo son la Conservación Total (CT), Eliminación (E), Microfilmación (M) y Selección (S).
ELIMINACION
La eliminación es un procedimiento realizado dentro de la gestión de documentos, que consiste en la destrucción de series documentales que, tras el proceso de valoración documental, no han sido consideradas de valor permanente.
Disposición final de documentos.
Tiempo de permanencia DocumentalSe conservan no más allá de cincuenta añosSe conservan no más allá de cincuenta años.
MICROFILMACION
La microfilmación permite fotografiar la imagen de un documento a una reducción considerable. Este método para archivar documentos se basa fundamentalmente en el cambio de soporte del acervo en papel, por microfilm, el cual es hecho de un material sintético muy resistente y durable.
SELECCION
La selección documental es la operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración y que se apoya en el muestreo cada vez que se disponga destrucción parcial.
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
PRODUCCION
Esta es la sección de tipos de archivos que están mas activos tipo ,facturas, papeles fiscales, donde su gestión se realiza diario .
PLANEACION
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
GESTION
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
TRAMITE
EL TRAMITE DOCUMENTAL SE DEFINE COMO UN CONJUNTO DE PROCESOS QUE PERMITEN A LAS ORGANIZACIONES TENER EL CONTROL DE LA UBICACIÓN FISICA Y ESTATUS ACTUAL Y PASADO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE LLEGA Y SE GENERA DENTRO DE ELLAS, CON EL FIN DE MEJORAR SUS FLUJOS Y DILIGENCIAMIENTO.
ejemplos documentos ,como historiales laborales, datos médicos, otros tipos de documentos que son semi activos.
TRANSFERENCIA
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.
Organización
La organización documental no solo se comprueba examinando físicamente los documentos; también se observa y representa en los instrumentos de control (Inventarios Documentales, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental). etapa donde se selecciona o se toma la decisión de llevar los documentos al archivo central
etapa de Disposición , reciclaje ,conservación y preservación de documentos
La preservación trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: la integridad física, que es la materialidad del documento; la integridad intelectual, que es el contenido; y la integridad intencional, que es la intención y el fin del documento.
Conservacion o Destruccion
En esta etapa, el documento no tiene valor primario como instrumento de gestión, es decir, valor administrativo-jurídico y valor informativo se decide destruir .
Archivo Historico
Es decir, en el archivo histórico se almacenan los documentos que, aunque no sean consultados, su contenido funciona como base investigativa y de soporte. En su ciclo de vida, se encuentran: Organización.
DISPOSICION FINAL
