LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos
Los manuales administrativos
En esencia, los manuales representan un medio de comunicación para señalar las decisiones administrativas, que tiene como propósito señalar en forma ordenada y sistemática la información.
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El manual de procedimientos
Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficinas radica principalmente en el campo de llegar a uniformar los métodos. Siempre existe una mejor manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentra este método, debe establecerse como el método que precisamente ha de seguirse
Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden referirse a:
Tareas y trabajos individuales, por ejemplo cómo operar una minicomputadora, una máquina de contabilidad, etcétera.
Prácticas departamentales en que se indica los procedimientos de operaciones de toda unidad administrativa y su relación con los demás que intervienen.
Prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales de procedimientos de: ventas, producción, finanzas, personal, etcétera.
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Utilidad de los manuales de procedimientos
La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas.
La necesidad de efectuar una planeación para la organización y un trabajo de desarrollo de políticas antes de trazar los procedimientos y llevarlos al papel.
De lo anterior se desprende que es necesario estimar de una manera objetiva los efectos a mediano y largo plazo, costo y beneficios de un programa de elaboración de manuales de procedimientos.
El valor limitado de un manual que detalla procedimientos que ya están en proceso de cambio a la implantación de otros métodos de trabajo.
Los beneficios que se obtendrán de la preparación de los manuales, comparados con el costo que represente el personal para hacerlo.