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RADICACION Y ENVIO DE DOCUMENTOS
RADICACION Y ENVÍO DE DOCUMENTOS DE MANERA FISICA
La radicación de cualquier documento debe indicar claramente los siguientes aspectos:
Nombres y apellidos completos de la persona que remite.
Dirección física de correspondencia ( incluir la ciudad) donde recibirá la correspondencia.
El objeto y las razones en que se fundamenta la solicitud.
Si se requiere una relación de los documentos que desee presentar para darle inicio a la solicitud.
Firma de la persona que realiza la solicitud.
Nombre de la dependencia a la que se dirige.
Dirección electrónica (correo electrónico) y Número telefónico de contacto -opcional-
RADICACION Y ENVÍO DE DOCUMENTOS POR
CORREO ELECTRÓNICO
Enviar la comunicación por medio de correo electrónico, adjuntando la solicitud con los soportes, preferiblemente en PDF y sin ninguna restricción o clave o contraseña, para poder abrirlos en la dependencia que corresponda.
No enviar links o enlaces para que los encargados los consulte o busque archivos. Estos se anexan en PDF.
En el asunto del correo describir el motivo de la solicitud.
Presentar los datos del remitente, como nombre, NIT o cédula de ciudadanía, correo o correos electrónicos para recibir la respuesta, además del teléfono fijo o celular.
Enviar la comunicación solamente una vez. Si se remite en varias ocasiones se generarán varios radicados y gestiones para la misma solicitud.
Los correos electrónicos que se reciban en el buzón serán registrados en el Aplicativo de Correspondencia de la dependencia, asignándolos a su destino correspondiente para su tramite.
Posterior a la recepción del correo electrónico, la dependencia correspondiente le enviará al remitente un correo informándole el número de radicado de la Comunicación Recibida con la fecha de generación.
