2.2 Documentación de la auditoría
Los cinco conceptos fundamentales en auditoría son:
- evidencia
- debido cuidado del auditor
- presentación adecuada
- independencia
- conducta ética
Necesidad de documentar los procesos de la auditoría
El boletín 3010, establece que el auditor debe documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionen evidencia de que su trabajo fue realizado respetando las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Con lo establecido en las normas internacionales:
“documentación de la auditoría” implica el registro de los procedimientos de auditoría aplicados.
Los propósitos de documentar todo el proceso de la auditoría son:
a)Respaldar la opinión que se presenta en el dictamen
b)Servir de control de la calidad a los servicios que presta el auditor
El boletín 3060 “Evidencia comprobatoria”. establece que para obtener evidencia comprobatoria que respalden las aseveraciones el auditor debe establecer objetivos específicos de auditoría tendientes a confirmar la razonabilidad de dichas afirmaciones o aseveraciones.
Se entiende por aseveraciones, las declaraciones de la administración que se incluyen como parte integrante de los estados financieros
Conforme a la normatividad mexicana, se pueden presentar los siguientes tipos de aseveraciones:
Existencia u ocurrencia
Integridad
Derechos y obligaciones
Valuación
Presentación y revelación
Confiabilidad de la evidencia
La CONPA determina que los factores que influencian la confiabilidad de la evidencia son:
Generalizaciones para evaluar la veracidad de la evidencia reunida por el auditor:
A. Su fuente: interna o externa
B. Su naturaleza: visual, oral o documental
a) La evidencia comprobatoria obtenida de fuentes independientes fuera dela entidad, proporciona mayor seguridad que aquella obtenida dentro de la misma entidad.
b) La contabilidad de los estados financieros elaborados bajo condiciones satisfactorias de control interno, generalmente son más confiables que cuando han sido elaboradas bajo condiciones poco satisfactorias.
c) El conocimiento directo del auditor obtenido a través de exámenes físicos, observación, cálculos e inspección, es más conveniente que la información obtenida indirectamente.
d) La evidencia en forma de documentos y confirmaciones escritas es más confiable quelas confirmaciones verbales.
Papeles de trabajo
Son los registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en la auditoría.
Los papeles de trabajo son los documentos que elabora u obtiene el auditor durante el desarrollo del examen de los estados financieros y que respaldarán la opinión que contenga su dictamen.
La documentación presentada en los papeles de trabajo podrá variar en cantidad y contenido en función de las circunstancias.
Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo.
Los tipos de evidencia son:
Datos impresos
Sistemas o programas computacionales
Vídeos
Funciones
Documentar la estrategia de auditoría
Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.
Sirven de apoyo en la realización y revisión de trabajo del auditor
Constituyen un instrumento de ayuda a la supervisión del trabajo desarrollado por otros auditores
Son una fuente de información a la que se puede recurrir tanto para el entrenamiento de los miembros del equipo de auditoría, como para su evaluación posterior.
Respaldan la opinión incluida en el dictamen de estados financieros
serán propiedad del auditor podrán ser requeridos por terceras personas, por ejemplo, un auditor sucesor, pero deberá obtener la autorización expresa de su cliente
El auditor deberá adoptar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y confidencialidad de los papeles de trabajo
el diseño de los papeles de trabajo es responsabilidad de cada auditor o firma, por lo cual no existen estándares al respecto.
Tipos de evidencias
- Evidencia física y documental: cheques, facturas, contratos, recibos, activos, diagramas, fotografías, etc.
- Evidencia testimonial: obtenida de las diversas entrevistas que conduce el auditor.
- Evidencia analítica: datos comparativos, cálculos, etc.
4.Evidencia electrónica: transferencias electrónicas, mensajes electrónicos, documentos digitales, facturas electrónicas, etc.
Dos son las responsabilidades primordiales que el auditor tiene en relación con la evidencia: obtenerla y evaluarla.
El auditor deberá aplicar diferentes métodos para obtenerla, pero debe evaluarla respondiendo a dos preguntas fundamentales sobre la evidencia obtenida:
¿Es confiable?
¿Es la necesaria para juzgar “X” situación?
La opinión expresada en el dictamen condensa todos los hallazgos del auditor y éstos hallazgos están respaldados por la evaluación consciente que se hace de la evidencia comprobatoria.
Uso de índices y marcas
a)Índices de auditoría
Son claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legajo de auditoría.
b)Marcas de auditoría
Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor en los documentos de trabajo para señalar la actividad específica que se ha realizado, ya sea una revisión o prueba.
Se conoce como evidencia de auditoría a "el conjunto de elementos que comprueben la autenticidad de los hechos, la evaluación de los procedimientos contables empleados y la razonabilidad de los juicios efectuados”.