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Organización de la documentación y archivos. - Coggle Diagram
Organización de la documentación y archivos.
Archivo clínico.
permite reunir, conservar y administrar todos los documentos que se generan a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales, es decir, la documentación clínica.
funciones
Recepción de la documentación
Archivado físico
Préstamo
Custodia
Conservación
Preservación
Distribución y optimización de espacios e instalaciones
Calidad del proceso
Modelos organizativos de archivos.
Archivo centralizado.
Única: cada paciente tiene una sola historia en el centro.
Acumulativa e integrada: todos los documentos asistenciales que se generen en torno a un paciente se incluyen en este expediente.
Archivo descentralizado.
Ventajas del modelo:
Facilita la consulta, siempre y en cualquier momento, al personal del servicio.
Menor riesgo de pérdidas de información, ya que los expedientes no circulan por el hospital.
Se necesitan menos recursos físicos para organizar el depósito ya que el volumen de almacenamiento es menor.
desventajas
Fragmentación de la información de un paciente: se dificulta la visión integrada de sus procesos asistenciales.
Puede haber datos e información duplicados.
Se dificulta la elaboración de protocolos generales para el tratamiento de la documentación a nivel hospitalario.
Sistema de identificación de las historias clínicas.
La identificación de una historia clínica consiste en asignarle un elemento que permita relacionarla de forma directa e inequívoca con el paciente y distinguirla de otras.
Los identificadores más utilizados son:
Número de historia clínica (NHC) que proporciona el sistema informático del hospital.
• Datos personales del usuario: nombre, apellidos, DNI, número de la seguridad social, fecha de nacimiento.
• Una combinación de colores, signos o dibujo
• Una combinación de los anteriores.
Ordenación y clasificación de las historias clínicas.
Organización alfabética.
Organización cronológica.
Fecha de atención
Fecha de nacimiento
Organización numérica.
Organización alfanumérica.
Conservación de documentos clínicos.
Ciclo vital de los documentos y fases de un archivo.
ciclo vital
Período de utilidad corriente: período en el que los documentos se usan de forma frecuente para las actividades del hospital.
• Período de utilidad intermedia: período en el que los documentos han perdido utilidad para las actividades frecuentes del hospital.
• Período de utilidad definitiva: documentos que deben conservarse permanentemente por su valor informativo, histórico y cultural.
Fases de un archivo
Archivo de gestión: reúne la documentación sometida a continua utilización y consulta (período de utilidad corriente).
• Archivo intermedio: documentación de consulta y uso esporádicos, a él se transfieren los documentos desde los archivos de gestión donde permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico (período de utilidad intermedia).
• Archivo histórico: documentación que se conserva indefinidamente, transferida desde el archivo intermedio y que no es susceptible de eliminación (período de utilidad indefinida).
Expurgo y sustitución.
expurgo es la eliminación total o parcial de conjunto de documentos de un archivo, de forma controlada
Ciclo vital de los documentos clínicos.
Se consideran historias activas las que corresponden a pacientes que están ingresados o están siendo atendidos.
Son historias inactivas las pertenecientes a pacientes que no han tenido actividad asistencial en un tiempo determinado.
Archivo activo: reúne las HC activas. Corresponde al archivo de gestión.
• Archivo pasivo: reúne las HC inactivas. Permanecen en él hasta su eliminación o transferencia a la fase siguiente. Corresponde al archivo intermedio.
• Archivo histórico: recoge los expedientes transferidos desde el archivo pasivo que no han sido eliminados tras la realización de un expurgo. Su periodo de conservación es inde
Legislación
la Ley 13/85 de Patrimonio Histórico Español (LPHE) regula los plazos de transferencia y conservación de la documentación en los archivos administrativos y la establece en 5 años para los archivos de gestión y en 50 años para los archivos intermedios; a partir de 50 años se transfieren al archivo histórico que los guarda permanentemente.
la LAP, establece que la historia clínica debe conservarse, como mínimo, durante cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.