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Gestão Eletrônica de Documentos EAP - Coggle Diagram
Gestão Eletrônica de Documentos EAP
Abertura
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Implementação SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço
Definição do local de armazenamento
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Encerramento
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
Execução
Digitalização
Tratamento arquivístico
Seleção
Identificação
Organização
Critérios de aceitação: confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
Indexação
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
Critérios de aceitação: confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
Instalação Web
Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos não usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é essencial no ganho de produtividade
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede.
Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Critérios de aceitação: a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
Hardware
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários relacionados no item três
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério
Testes
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Finalizações
Apresentação e análise dos resultados
Gerenciamento de perrfis de usuário
Processos de alerta
Instalação do Servidor
Implantação