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Procedimiento General de consultoría organizacional., Elaborado por: Elisa…
Procedimiento General de consultoría organizacional.
Fase I. Concertación del servicio
4.- Realizar reunión de apertura:
Este encuentro tiene lugar en el domicilio del cliente, previo al comienzo del servicio, se presenta oficialmente el equipo que se dedicará a desarrollar el trabajo y su representante, se solicita al cliente la información necesaria para acometer el servicio.
.1.- Inicio
En esta etapa se establecen las primeras relaciones entre el consultor y la organización
Cuando el cliente se acerca a la entidad consultora y solicita un servicio, el gerente u otro miembro del equipo consultor conforma y guarda en una base de datos la ficha técnica.
Cuando el consultor se acerca al posible cliente (potencial) para promocionar sus servicios. De ser requeridos se conforma la ficha del cliente y se convenian las cláusulas fundamentales del contrato.
2.- Contactar con el cliente:
Este encuentro cuenta con la presencia del director de la empresa cliente, miembros de su consejo de dirección y una representación de la parte consultora.
Se da a conocer el problema existente, alcance de la consultoría, objetivos que persigue el cliente con el servicio, tiempo aproximado de duración, costos estimados, posibles consultores que formaran parte del equipo; dándose a conocer los miembros del equipo de cambio que considere el cliente.
3.- Preparar la consultoría:
En esta etapa se elabora la carta de presentación, la orden de trabajo, el plan de trabajo general y se identifica el posible programa de consultoría a utilizar,
Fase V. Informe final, entrega y conformación del expediente que consta de cuatro etapas.
1-Elaborar informe gerencial:
Este informe resume resultados obtenidos, está condicionado al informe preliminar que resultó conforme a la primera revisión, o con las correcciones pertinentes realizadas, lleva implícita la firma y cargo del consultor actuante.
2- Notificar resultados y entrega
Se hace entrega al cliente de toda la documentación ocupada con anterioridad por el consultor y de la generada en el servicio, se notifica al cliente en el período de hasta siete días posteriores a la terminación en el terreno
3- Culminar expediente de la consultoría:
Se elabora el índice con todos los documentos contentivos del expediente y se verifica que se encuentren firmados.
4-Archivar expediente y salvar la información:
El expediente se salva en el sitio web establecido al efecto, como evidencia del trabajo realizado, queda protegido contra escritura y borrado, solo se permite el acceso a consulta y copia del contenido, de esta forma se da por terminado el servicio.
Fase III. Planificación.
1-Capacitar al personal del cliente
Esta etapa incluye un componente muy importante, la capacitación o la transferencia de conocimientos al personal del cliente y en específico al equipo de cambio,
2-Determinar las herramientas y técnicas a utilizar:
Se seleccionan, las técnicas y herramientas que más se ajusten a la entidad demandante, de acuerdo a su experiencia, tipo de problema,
Fase IV. Ejecución del servicio.
1- En el proceso de ejecución se elaboran todos los Papeles de trabajo que el consultor considere necesarios para dar solución a los problemas, en ellos queda consignada la evidencia y resultados de las pruebas realizadas en esta etapa.
Asociados a esta etapa se incluyen los procedimientos necesarios para realizar los servicios específicos dentro de cada proceso consultivo.
Aplican las herramientas seleccionadas para acometer el servicio, se efectúan reuniones, se trabaja en equipo, se realizan encuestas, entrevistas, cuestionarios, matrices, mapas, flujos de procesos, se aplican técnicas estadísticas,
Los papeles de trabajo se someten a un proceso de supervisión del que se deriva un Programa y Acta de Supervisión y toda la documentación concebida en la etapa se incorpora al expediente.
2-Elaborar el Informe Preliminar:
Concluido el servicio de consultoría, el consultor a cargo de su prestación, elabora un proyecto de informe con marca de agua (borrador), donde se contemplan los resultados obtenidos en el trabajo realizado
Fase II. Exploración.
3-.Elaborar Resultados de la Exploración:
Esta etapa se genera un reporte denominado Resultados de la exploración, parte integrante del expediente
2-Determinan los problemas existentes,
Las causas que los provocan, las posibles soluciones y la disponibilidad de recursos para resolver los problemas, incluso se pueden analizar las propuesta de acciones que aporten los entrevistados.
1.- Realizar exploración preliminar
En esta etapa se recoge la información solicitada al cliente para llevar a cabo el diagnóstico de la entidad.
Elaborado por: Elisa Hernández Hernández 8A .
Fuente: Proporcionado por el Docente