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INGRESO Y RECIBO DE DOCUMENTOS
En este caso NO SE ABRE, se le coloca la fecha de recibido y un sello con la siguiente leyenda: Si esta esta comunicación no es personal por favor devuélvala para su radicación.
¿Qué procedimiento seguiría usted cuando la información del sobre o envío recibido es ambigua?
¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?
Para lograr un control efectivo sobre los soportes documentales externos recibidos, es necesario:
Canalizar su recibo atreves de una sola persona u oficina. Esta persona u oficina debe poseer un total conocimiento de la estructura interna y el flujo de la información en la empresa para poder determinar quién o quienes deben encargarse de su tramitación.
Establecer unaserie de normas y procedimientos (manual de correspondencia y archivo) los cuales deben ser conocidos y acatados por todos los empleados de la empresa.
3.¿Qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega?
Tomar el sobre en posición de lectura
Girarlo hacia el lado izquierdo y golpearlo, para que el contenido caiga sobre estelado.
Volver el sobre en posición de lectura
Con unas tijeras, cortar la franja muy angosta del lado derecho para evitar cortar parte del contenido
Extraer con delicadeza losdocumentos de los sobres.
Revisar que todo el contenido haya sido retirado del sobre, así se evita que por descuido, un anexo valla a parar con el sobre al basurero.
4.¿para qué leería la correspondencia recibida?
La leería par así saber de qué trata y acomodarla en su lugar.
5.¿Para qué se realiza el registro de documentos?
El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.
Cuáles documentos se registran?
Los certificados, actas, informes, memorias y otros documentos de constancia o juicio, que deberán ir acompañados de un escrito de remisión, que será el que requiera ser registrado. Telegramas y Fax.
