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El espectro de la Administración de Proyectos - Coggle Diagram
El espectro de la
Administración de Proyectos
¿Qué significa?
Planificar y dar seguimiento a los proyectos de desarrollo de software utilizando los recursos necesarios para realizar el proyecto en el menor tiempo posible y con un mínimo número de fallas.
Limitaciones
número reducido de mano de obra
falta de capacitación de los recursos humanos disponibles
equipo de cómputo insuficiente o inadecuado, etc.
Para lograr el éxito
es necesario ayudarse con conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas
Objetivos según Briseño
Terminar a tiempo.
Dentro del presupuesto
Cumpliendo con los requerimientos
Elementos a administrar
cliente, calidad, recursos, riesgos,
comunicaciones, contrato y finanzas.
La AP consiste en
Comunicar a las personas lo que deben hacer y cuándo entregar resultados
Organizar el trabajo: dividirlo y programarlo en el tiempo
Supervisar todo el proceso para saber si se están obteniendo los resultados esperados
Factores claves para el éxito
El personal que intervendrá.
El producto que se entregará
El proceso que se aplicará.
La tecnología que se va a utilizar.
El personal
Los que proponen el proyecto
Comités directivos
Miembros de alto nivel administrativo: como el vicepresidente ejecutivo, o el vicepresidente de producción.
Gerentes departamentales: como gerente de ventas y mercadotecnia o gerente del departamento de crédito.
Gerentes técnicos: como el gerente de investigación y desarrollo o el coordinador de control de calidad.
Grupo de sistemas de información: como el gerente de procesamiento de datos, o el jefe analista de sistemas.
Responsabilidad del comité
tomar una decisión, y con frecuencia ésta requiere de más información que la contenida en la propuesta.
Las decisiones se toman con base a los costos del proyecto, su beneficio para la organización y la factibilidad de llevarlos a cabo dentro de los límites de la tecnología con la que cuenta la empresa.
Selección del personal para los equipos
Principios según McConell
Máximo talento: Significa usar poco y buen personal.
Trabajo adecuado: Asignar tareas según la habilidad y motivación de la gente disponible.
Progresión profesional: Ayudar a la gente a actualizarse por sí misma en vez de obligarles a trabajar donde más experiencia tienen o donde son más necesarios.
Equilibrar el equipo: Seleccionar a personas que se complementen entre sí y armonicen con los demás.
Eliminar la inadaptación: para que un proyecto tenga éxito será necesario eliminar y remplazar a lo miembros problemáticos del equipo lo antes posible.
Motivación del personal
Errores
hacer que las personas se sientan incapaces por no haber cumplido con algún objetivo en el plazo establecido.
Desvalorizar a las personas baja su estado de ánimo
Ventajas
alto rendimiento
obtención de resultados, incluso mejores a las expectativas que el coordinador se había formado
el arte de dirigir un proyecto consiste en
encontrar la forma de lograr:
Que la persona se sienta útil y capaz de lograr el trabajo que se le ha encomendado.
Que la persona sienta que su trabajo es reconocido y apreciado por los demás.
Que la persona tenga interés por seguir aprendiendo cosas nuevas y seguirse superando.
Que la persona esté dispuesta a cooperar con los demás miembros del equipo, a aceptar comentarios constructivos y a compartir sus logros y conocimientos sin sentirse amenazado.
El problema
es aquel que resuelve el proyecto
Razones para proponer un proyecto
Resolver un problema:
actividades, procesos o funciones que no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas, por lo que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades, por ejemplo, disminuir el número excesivo de errores en los datos de entrada.
Aprovechar una oportunidad:
un cambio para mejorar el rendimiento económico de
la empresa y su competitividad
Dar respuesta a directivos
proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa; llevar a cabo tareas de cierta manera, o también cambiar la información.
Segundo punto de vista: el problema puede ser visto como la administración del proyecto
Es necesario tener las siguientes habilidades
Liderazgo
Comunicación
Negociación
Solución de problemas
Capacidad de síntesis para el logro de objetivos
Además, son necesarios conocimientos técnicos y administrativos que permitan al administrador manejar las herramientas y técnicas necesarias.
El proceso de la administración de un proyecto
Objetivos
Terminar a tiempo.
Dentro del presupuesto.
Cumplir con los requerimientos.
es necesario administrar correctamente todos los factores que intervienen en el desarrollo de un proyecto, los principales son: cliente, calidad, recursos, riesgos, comunicaciones, contrato y finanzas.
Fases
El inicio: del proyecto incluye la definición de lo se debe lograr con el proyecto, plantear el alcance y la selección de los miembros iniciales del equipo. El alcance de un proyecto define el tamaño del proyecto, cuanto tiempo y cuantos recursos se requieren.
La planeación del proyecto consiste en: perfeccionar el alcance, hacer un listado de tareas y actividades para lograr las metas, definir una secuencia de actividades, desarrollar un calendario y elaborar un presupuesto.
La ejecución del proyecto incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el cliente, proveedores y demás externos, resolver conflictos y asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo).
El cierre del proyecto contempla una serie de actividades, tales como:
reconocimiento de logros y resultados
cierre de las actividades y dispersión del equipo,
aprendizaje de la experiencia del proyecto,
revisión del proceso y resultados, redacción del informe final,
auditorías.
El control se lleva a cabo a lo largo de toda la administración del proyecto, las actividades que corresponden al control del proyecto son las siguientes:
Vigilar las desviaciones del plan.
Acciones correctivas.
Recibir y evaluar cambios solicitados
Cambiar calendarios.
Adaptar recursos.
Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
Control de costos
Control de calidad.
Informes de resultados
Comunicación con los interesados
Planeación, riesgos y herramientas
Planeación
consiste en
desarrollar un plan para la dirección del proyecto
recopilar los requerimientos
definir el alcance del proyecto
crear la estructura de desglose del trabajo
definir las actividades y darles una secuencia
hacer una estimación de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto y una estimación de la duración de cada actividad
desarrollar un cronograma
estimar los costos del proyecto
determinar el presupuesto
planificar la calidad, los recursos humanos, las comunicaciones, la gestión de riesgos y las adquisiciones.
Desarrollo
lleva implícita la existencia de ciertos riesgos que si no se toman en cuenta y se analizan con cuidado, retrasarán considerablemente la entrega del producto o incluso podrían llegar a causar la cancelación
Herramientas
se concibieron con el fin de automatizar o apoyar una o
más fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas de software.