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Gestión y mejora de procesos, Fundamentos de la optimización de procesos -…
Gestión y mejora de procesos
Planificación estratégica
:fountain_pen: Análisis FODA (SWOT)
Es una herramienta para identificar los planes de acción necesarios para alcanzar los objetivos de una organización, sirve para obtener la situación actual
Etapas
0 paso previo, Equipo colaboradores de cada proceso clave, que sean comprometidos
1 Analisis interno (Fortalezas: caracteristicas positivas y debilidades elementos negativos que dificultan cumplimiento de objetivos)
como:
Se pueden obtener a partir de diversos indicadores internos existentes en las areas como (producción, RRHH marketing, finanzas) para luego clasificarlos como fortalezas y debiidades dejándolo como una frase generica que represente la situación
2 Analisis externos, (oportunidades y amenazas
Análisis microentorno 5 fuerzas de Porter
Análisis macroentorno PESTEL
3 Evaluación de factores internos (EFI), considerando importancia, impacto y tendencia
4 Evaluación de factores externos (EFE) Importancia Urgencia y tendencia
5 Matriz cruzada (estrategica), Ofencibas , defensivas, reorientaciones y supervivencia
6 Planes de acción ( responsable, fecha)
Tool Balanced Scorecard (BSM), Cuadro de Mando Integral
Es un modelo de gestión que traduce la estrategia a objetivos para que estén equilibrados y alineados los elementos globales (misión, visión y valores) con los elementos operativos (KPI's e iniciativas estratégicas)
Objetivos
Alinea las actividades en función de los objetivos estratégicos y visión
Transforma la visión de la empresa en acciones reales medibles
Mejora en los procesos de gestión de la información
Mejora la comunicación interna organizacional
Perspectivas
0 Visión y estrategia de la organización
Financiera
Clientes (servicio al cliente, nivel de satisfacción posicionamiento de marca)
Procesos internos (eficiencia de operaciones, calidad del producto o servicio)
Aprendizaje y desarrollo (capital humano, capital de información, capital organizacional)
Etapas de implementación
1° Análisis externo e interno
2° Mapa estratégico
Representación visual de la estrategia de una organización, describe el proceso de creación de valor con causas y efectos. Perspectiva: Financiera, clientes, procesos y aprendizaje y desarrollo. La implementación es en general desde aprendizaje y desarrollo hacia arriba. Una vez definidos se numeran cada uno de los objetivos para las siguientes actividades
3° Objetivos e indicadores relevantes
Tabla con Perspectiva | N ° | Objetivo | Indicador | Actual
Se recomienda máximo 7 indicadores
4° Tablero de control
Donde se establecen las metas para las metas para el siguiente período, la frecuencia de medición y los criterios de evaluación.
Perspectiva | Objetivo | UMD | Resultado Actual | Meta | Frecuencia | Óptimo | Tolerable | Deficiente | Responsable
5° Dashboard
Representación grafica del tablero de control
Financiero | Cliente | Procesos | Aprendizaje
Modelamiento de procesos
Etapas
1° Identificación de procesos: realizar lista de procesos existentes
2° Clasificación de procesos: Agruparlos en macroprocesos (Comercial, finanzas, operaciones, etc) y estos luego en los tipos: estratégicos, operativos (misionales) y de soporte (o apoyo)
Estratégicos, los define la alta dirección, para definir cómo opera el negocio y como se crea valor, siendo el soporte de toma de decisiones
Misionales/clave/operativos. estan asociados al producto o servicio entregado al cliente o usuario
Soporte. son lo que sirven de soporte a los procesos claves y estratégicos
3° Secuencia e interacción de procesos: representarlos graficamente en el mapa de procesos y luego definir la secuencia e interacción
Agrupar los procesos agrupándolos como estratégicos, misionales y de soporte
Agregar en el mapa de procesos las Necesidades de los clientes como entrada y la Satisfacción de los clientes, como salida
Agregar la secuencia numerada de los procesos y su interacción entre ellos, con flechas
4° Priorización de procesos, definiendo los mas críticos para analizar, caracterizar y modelar
Definición de factores de decisión
Ejemplo
(suma =100%)
15% Nivel de riesgo del proceso
35% Influencia en la satisfacción del cliente
20% Impacto en los costos
30% Contribución a los objetivos estratégicos
Priorización de procesos
Valoración de cada proceso en cada factor de decisión definido, en escala de 1 a 10, en conjunto con dueños de procesos
cálculo de peso ponderado (promedio ponderado), para definir prioridad
5° Caracterización de procesos: nombre, objetivo, tipo, alcance, entradas salidas, etc Facilita la gestión identificación y caracterización de los procesos. Debe ser construída de forma participativa.
:fountain_pen: Elaborar ficha de caracterización
Seguimiento y medición del proceso (indicadores) (Nombre del indicador | Forma de cálculo del indicador | Meta | Frecuencia (de medicion o seguimiento) | Responsable)
Incluye logo empresa, nombre, código de documento, fecha y nro de página
Una segunda tabla con Nombre del proceso, Objetivo del Proceso, Responsable del proceso (área o rol)
Alcance del proceso, Requisitos del cliente y legales, Tipo de Proceso(Estratégico, Misional, Soporte)
Entradas (Proveedor | entrada), Descripción del proceso (Actividad | Responsable), Salidas (Cliente | Salidas)
Documentos asociados (Descripción | Código), Recursos (Personal, Económicos, Infraestructura, Equipos, Software) y Requisitos Legales Aplicables (indicar normas, leyes, estándares aplicados en el proceso)
Elaborado | Revisado | Aprobado (rol y nombre)
6° Flujograma de procesos: Modelar gráficamente los procesos
Modelar procesos
Documentar procesos
Simular procesos
Tipos de mapas de procesos
AS IS
La primera fase demuestra la
situación actual
y la realidad de los procesos organizacionales, con sus errores y aciertos
Su propósito es estudiar el flujo de proceso actual; escenarios alternativos; usuarios, clientes, proveedores y sus interacciones con el negocio; indicadores y métricas de desempeño para el control de procesos, tareas realizadas y su tiempo de ejecución
TO BE
(mejora de procesos)
Se
rediseña el proceso
, buscando reevaluar las actividades del negocio y encontrando una propuesta para una visión de futuro alineado con la planificación estratégica de la organización
Incluir sugerencias para mejorar procesos, solucionar problemas, como cuellos de botella en la producción, desperdicios o fallas logísticas, por ejemplo
TO DO
Es la fase de
modelado técnico
, cuando se identifica cómo la tecnología puede ayudar en la automatización y gestión de procesos
https://www.sydle.com/es/blog/mapear-procesos-as-is-to-be-to-do-60a81ebd22559e108ed7f51e/
Diseño del producto :warning:
Despliegue de la ƒn de calidad (QFD)
Objetivos
Identificar y priorizar las necesidades y expectativas del cliente interno y externo
Identificar las caracteristicas del producto o servicio mas importantes y las innecesarias
Determinar los requisitos del proceso(s) con enfoque en el cliente
Reducir los tiempos y costos de desarrollo de nuevos productos y servicios
Desarrollar nuevos productos competitivos (tiempo, calidad y costo)
Captar lo que el cliente quiere y traducirlo a operaciones técnicas
Es una herramienta de planificación de la calidad dentro de la empresa alineando las necesidades del cliente con las características del producto, permitiendo evaluar esa alineación
(pendiente)Etapas de implementación
0 Fijación del objetivo (determinar el producto o servicio objetivo)
1 Necesidades de los clientes (qué)
2 Análisis de la competencia
Análisis KANO
3 Características técnicas del producto o servicio (cómo)
4 Correlación entre caraterísticas técnicas (positiva, fuerte, positiva fuerte y negativa fuerte)
5 Relación entre qué y cómo (fuerte, moderada, débil)
6 Análisis de los cómo
7 Iterar el proceso
(pendiente)Análisis modal de Fallos AMFE
Medición y control de procesos
Gráficos de control de proceso
Diagrama de valores por medición de características de calidad en el tiempo
Objetivo: distinguir variaciones
Análisis de proceso: analiza el comportamiento de un proceso en el tiempo
Control de proceso: Determinar cuando es necesario ajustar o no un proceso
Mejora del proceso: Planes de acción para solucionar las desviaciones
https://www.ingenioempresa.com/grafico-de-control/
Fuentes de variaciones
Tipo Causa asignable
(Causa concreta que produce la variación)
Causa aleatoria
Tipos de gráfico
Por variables, mide una variable continua
Por atributos, se basan en frecuencias (p, np, c, u) :green_cross:
Pasos de implementación
1 Definir el proceso
y característica a medir
(continua; peso o longitud; o discreta)
Para definir el proceso, revisar si tiene alto impacto en los costos, o alta rentabilidad, o alto índice de errores o reclamos del cliente
2 Identificar el tipo de gráfico a utilizar
Flujo para decisión de gráfico
3 Recopilar los datos
4 Determinar LC, LS, LI (limites central, superior, inferior)
5 Representar los datos gráficamente
6 Analizar, interpretar y tomar planes de acción
Capacidad de proceso :warning:
Es el grado de aptitud de un proceso para cumplir las especificaciones técnicas necesarias para satisfacer las necesidades de un cliente
Como evaluar la capacidad de un proceso
si no tiene modificaciones: 7 herramientas de la calidad
si tiene modificaciones: Estudio de índices de capacidad
Requisitos
el proceso debe estar en control estadístico
las mediciones individuales del proceso siguen una distribución normal
las especificaciones de ingeniería representen con exactitud los requerimientos de los clientes
Clasificación de los índices de capacidad
Posición (centrado- no centrado
Alcance temporal (corto plazo- largo plazo
Pasos
1 Determinar la característica de calidad
2 Controlar el proceso estadísticamente: Uso de gráficos de control
3 Calcular la media y desviación estándar de los datos
4 Calcular los índices de capacidad del proceso: de la capacidad potencial como del rendimiento real
5 Interpretar los datos y tomar planes de acción: analizar si el proceso es capaz de satisfacer los reqs del cliente
Indicadores de desempeño
Herramienta de gestión para analizar resultado de una organización, si las metas han sido alcanzadas (eficacia) y si la utilización de los recursos ha sido la óptima (eficiencia)
Objetivo, medir para controlar y así poder mejorar
Etapas implementación
1 Definir indicadores
Establecer los relevantes y alineados a objetivos de negocio
2 Establecer objetivos SMART
Tabla con Nro| Proceso| Objetivo| Indicador| Meta 2020| Frencuencia| Responsable
3 Cálculo de indicadores claves
4 Representación gráfica de KPIs
para que muestren de forma gráfica el estado actual
Medición de la satisfacción del cliente
Matriz Desempeño/importancia (bajo->alto), cuadrantes Fortalezas,Vulnerable,A quién le importa, exageración
Pasos de elaboración
1 Diseñar y promover encuesta
Definir atributos a evaluar y poner valoración (importancia y desempeño (1 a 5))
2 Calcular el tamaño de muestra
Formulas estadísticas para muestra conocida y desconocida
3 Recopilar datos y calcular promedios
4 Representar matriz gráficamente
5 Interpretar y tomar planes de acción
Evaluación del desempeño organizacional
Técnica de gestión, para ayudar, colaborar y mejorar las gestiones humanas en la organización
Usar factores de evaluación y subfactores de valoración
Pasos
1 Difundir la encuesta
2 consolidar y cálculos de promedio
3 Elaboración gráfico radar
4 Tomar planes de acción priorizando los que tengan mayor brecha respecto al objetivo
Mejora de procesos
Análisis sistemático para agregar valor a la organización y la satisfacción del cliente (Diferencia entre la expectativa del cliente y el valor entregado, de tiempo, de lugar y de forma)
Estudio de métodos
Técnica de registro y exámen crítico de una metodología de trabajo, sirve para aumentar la productividad del trabajo
objetivos
1 Aumentar la productividad
2 Reducir costos
3 Reducir tiempos
4 Mejorar seguridad y condiciones de trabajo
5 Economizar procesos
Aplicable en cualquier proceso y a bajo costo
Análisis del tiempo total de trabajo
Tiempo total = tiempo improductivo + tiempo productivo
Tiempo improductivo
Por diseño del producto
mal diseño
Cambios frecuentes
Diseño de materiales complicados de usar
Normas de calidad erróneas
Por métodos ineficientes
Mala disposición y utilización del espacio
inadecuada manipulación de los materiales
Métodos ineficientes de trabajo
Mala planificación de las existencias
Por recursos humanos
Absentismo y retrasos
Mala ejecución del trabajo
Riesgos de accidentes y enfermedades profesionales
Se recomienda hacer un análisis macro y luego uno micro
Procedimiento para implementación
Seleccion del trabajo
Consideraciones económicas
:fountain_pen: Diagrama de pareto, causa-efecto, histograma, graficos de barra, matriz de priorización
Consideraciones técnicas
Consideraciones humanas
Monótono, complejo o riesgoso
:recycle:tabla priorización:
Artículo | Nivel de complejidad según proceso | Margen de utilidad | Valoración
Registrar
Diagrama sinóptico actual :fountain_pen:
Símbolo para actividades de operación (círculo) e inspección (cuadrado) o ambas, resumido
:recycle: tiempo| simbolo | descripción
Diagrama de recorrido actual :fountain_pen:
Analizar de forma visual
el flujo del proceso en el espacio
Diagrama analítico actual :fountain_pen:
Analizar el detalle
de todo el proceso
Examinar
Interrogatorio Preguntas base :fountain_pen:
Propósito: qué/ para qué
Lugar: donde/ por qué allí
Sucesión: cuando/por qué en ese momento
Persona: Quién/ por qué esa persona
Medios: cómo/ por qué de esa forma
Analizar el método actual
y tomarlo de punto de partida
la siguiente etapa: idear
Idear
Interrogatorio Preguntas de fondo
(alternativas) :fountain_pen:
Propósito: qué otra cosa puede hacerse
Lugar: en que otro lugar se puede hacer
Sucesión
Persona
Medios: de qué otro modo se podría hacer
5.Evaluar
Costo beneficio /pros y contras
Valor presente neto (VPN)
Retorno sobre la inversión
Definir
D. Sinóptico propuesto :fountain_pen:
D. Recorrido propuesto :fountain_pen:
D. Analítico propuesto :fountain_pen:
7.Implantar
Diagrama de flujo nuevo
Capacitación al personal
Resistencia al cambio
Controlar
Auditorías internas
Indicadores
Control de procesos
Estudio de tiempos
Permite
Información base para el cálculo de costos y precios de venta
Información base para programar la produccion
Contribuye a mejorar la eficiencia(reduccion tiempos y costos)
Uso eficiente de materiales y maquinarias
Organizar los puestos de trabajo y establecer planes de incentivos
Pasos para implementación
Tener un estudio de métodos previamente
Seleccionar el trabajo
Selección de trabajadores y preparación
Trabajador calificado (con conocimientos y experiencia)
Obtener y registrar información (uso de formatos)
Agregar información de cabecera
Información de la actividad
Determinación del tamaño de muestra
Valoración del ritmo (tiempo básico)
Lento, intermedio, rápido
Inclusión de suplementos (tiempo estándar)
Fatiga, necesidades básicas
Interpretación y planes de acción
Cuellos de botella, oportunidades de mejora
Se recomienda haber realizado el estudio de métodos teniendo el mejor método de trabajo definido :star:
Mapa de flujo de valor (VSM)
Registrar, analizar y mejorar proceso.
Objetivos/beneficios
Mejorar la visión de conjunto del proceso
Identificar y eliminar desperdicios
Integración del flujo de material e información
Mejora de la comunicación organizacional
Herramientas
Matriz de decisión
Simbología de Mapa de Flujo de Valor (VSM) :warning:
De procesos
Cliente proveedor
Proceso específico
Caja de datos
De materiales
Inventario
Flujo de Materia prima (Mp) y producto terminado PT
Flujo de materiales
Transporte
De información
Sistema de planificación
Información manual
Información electrónica
generales
Operario
Linea de tiempo
Información útil
Estallido Kaisen
Etapas
Determinar la familia de productos/servicios
en general el 20% que representan el 80% de la facturación
ej diagrama de pareto costo productos no conformes
Calcular las métricas del proceso
Ej una vez seleccionado el producto servicio se calculan sus métricas
Tabla metricas del procesos
Producción real (PR)
Tiempo de ciclo (TC)
Tiempo disponible (TD)
ej (headers) Descripción; Simbolo; UMD, Proc1; Proc2; Proc x
Descripciones: Número de turnos; Jornada Laboral; Tiempo Inefectivo; Tiempo Disponible; Producción Bruta; Nro máquinas; % de funcionamiento; Producción Real; Tiempo de Ciclo; % defectos; Tiempo de cambio de producto; Nro Operarios
Tabla cálculo demanda
Demanda mensual
Dias hábiles x mes
Demanda diaria
Cálculo Lead Time :warning:
Cálculo de valor agregado :warning:
Cálculo del takt time :warning:
Realizar el VSM del estado actual :warning:
Definir el proceso desde el punto de vista del flujo de valor
Establecer el VSM del estado futuro :warning:
Buscar los 7 desperdicios
Sobreproducción
tiempo de espera
movimientos innecesarios
Defectos
Transporte Innecesarios
Excesos del proceso
Inventario
Equivale a un estado ideal sin desperdicios
Definir e implementar planes de acción :warning:
Diagrama de pareto
Herramienta gráfica de mejora para organizar datos y establecer prioridades como punto de partida para realizar planes de mejora
Pasos para elaboración
Seleccionar los aspectos que se van a analizar
Resultados indicadores desempeño, o indice de satisfacción o eficiencia o rotación de personal, o situaciones de gran impacto
Seleccionar unidad de medida y período de tiempo de análisis, donde se puede revisar causas/efectos
Ordenar los datos y añadir valores porcentuales
Construir diagrama de pareto
Eje Y (frecuencia del indicador a la izq , porcentaje asociado al indicador a la derecha)
Grafico de barras con los indicadores para cada motivo
Grafico hexagonal con las frecuencias acumuladas
Determinar los planes de acción para los elementos prioritarios
Tabla: Elemento prioritario | % actual | Plan de acción | Herramientas | Responsable | Fecha
Diagrama de Ishikawa
(Causa/efecto, espina pescado)
Elaboración
Identificar el problema (efecto)
Identificar causas (primer nivel) según categoría
:fountain_pen: Lluvia de ideas o 6M o flujo del proceso
6M :fountain_pen:
Mano de obra
Método
Medición
Material
Maquinaria
Medio Ambiente
Determinar causa(s) raíz (ces) 5W2h :fountain_pen:
5 porqués, para profundizar y llegar a la causa raíz
Tomar planes de acción
Escoger la mas importante, frecuencia, impacto, costo, tiempo o esfuerzo para solución
Tabla: categoría | N° | Planes de acción | Responsable | Fecha
:recycle: Solicitud: Determinar causas de un problema y los planes de acción para resolverlo y prevenirlo
Diseño de experimentos :warning:
Obtener información de calidad para mejorar productos y procesos
Ayuda a investigar los factores (variables de entrada) sobre la respuesta (variable de salida)
Pasos
Determinar la variable de respuesta o salida
Establecer los factores y niveles
Realizar el experimiento (Nro niveles EXP Nro factores
Análisis estadístico y conclusiones
Metodología 5S
Es una herramienta de gestión visual para optimizar el estado del entorno de trabajo. Aumentando la productividad y calidad de productos y servicios
Objetivos
Mantener areas de trabajo funcionales, seguras y limpias
Maximizar eficiencia del proceso
Mejorar la calidad del producto o servicio y de la organización
Generar una cultura organizacional y trabajo en equipo
Crear condiciones de seguridad, motivación y productividad
Principios
Seiri (clasificación)
Separar lo innecesario, eliminando del espacio lo que no sea útil
Seiton (orden)
Seiso
(limpieza)
Mejorar el nivel de limpieza del espacio de trabajo
Seiketsu
(estandarización)
Prevenir la aparición de suciedad y desorden
Shitsuke
(disciplina)
Control y seguimiento continuo, para mejorar
Etapas de implementación
Fase de preparación
Objetivos
gestión de recursos
Selección del proceso
Formación
:recycle: cronograma
etapa | descripción | enero | febrero
Acción
Clasificación
Orden
Limpieza
Estandarización
Evaluación
Seguimiento periódico
Auditorías internas
Planes de acción (disciplina)
:fountain_pen: Matriz GUT
Gravedad x Urgencia x Tendencia
Procedimiento
2.- puntuar del 1 al 5,
1.- Listar problemas
3.- Clasificación de los problemas, según factor de puntuación
Def.
Tendencia: probabilidad de agravarse
Gravedad: impacto existente
Urgencia:
Modelos de gestión de calidad y excelencia :warning:
ISO 9001-2015
Estándar que regula sistemas de gestión de calidad, enfoque basado en procesos
Ciclo PHVA
Planificar
Establecer objetivos del sistema
Hacer
Verificar
Actuar
EFQM
Modelo que permite determinar nivel de excelencia e identificar donde apuntar los esfuerzos
Es una metodología que permite realizar una autoevaluación
Liderazgo organizacional :star:
Habilidad interpersonal de líder
Niveles de liderazgo
Posición
Se otorga por un título de trabajo
Permiso
Mostrar interés genuino por el colega. Relaciones y confianza
Producción
Trata de entregar resultado excepcionales
Desarrollo de personas
Aumentas fortalezas y liderazgo en el equipo
Pináculo
Basado en el respeto, dejando un legado
Fundamentos de la optimización de procesos
Evaluar procesos
Medir y gestiona
Medir la variable correcta
Utilizar el control estadístico de proceso
Establece tus límites de acción
punto de accion
Test del capítulo
