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案内出欠 組織改革, 案内出欠, 慣例・ルール・ マニュアル, 組織改革 - Coggle Diagram
案内出欠 組織改革
“調整さん”というツールを用いて出欠確認を行う
回答の速さという点では効果を上げにくい
①出欠確認が行いやすくなる
②回答が遅くなることがない
大分ブロック協議会で行っている出欠確認の方法
出欠確認のお願いの連絡を、
メールを用いて役員の皆さんにお送りし、
返信期限内に連絡の無かった方にはお電話にて
実際には期限内に
返信が行われない
確認事項の中に“出欠・遅刻連絡は必ず事前に、決められた方法で。人に迷惑をかけない。”との文言が
目指すべき状態
メンバー一人ひとりが自らの役割に責任を持ち積極的に
ＪＣ活動や組織運営に関わっていくようになった状態。
自らの行動が組織にどのような影響を与えるかの自覚
ブロック協議会が、
地域の現状や各メンバーの置かれている状況に配慮した上で、
自らの組織運営に最適な方法を見出した状態。
自らの役割に集中するためのシステムやツールの導入
出席確認が遅れることで生じる問題
電話連絡が
中々負担である
それなりの人数になってくると時間的束縛は中々大きいものになってくる
確認担当者の時間が
電話での確認によって束縛されることが問題
他に取り組まなければいけない事柄に
中々取り組めない
案内出欠
対策による
メリット
専務のチェック業務のスマート化が図れる。
各担当委員会に全体配信の権限と責任をもたせる。
担当副委員長、各副委員長の案内配信、出欠確認作業のスマート化が図れる。
担当副委員長以外もメンバーの出欠状況を把握できる。
同期や同じ年次会など、仲の良いメンバー同士で委員会の垣根を越えて欠席や未回答となっているメンバーに声掛けをして出席を促すことができる。
各案内の出欠リンクを集約化できる。
スケジュールが未定で保留としていた他の案内もまとめて回答をしやすくなる。
出欠回答・一覧表示サービスのリンクはPCからでもスマホからでも簡単に回答できる。
備考欄にコメントも入れられるため、条件付きで参加できる場合等にも記載しやすい。
出欠の最新情報を把握しやすい。
締切後の集約が口頭だったりメールだったりでバラバラだと、集約側で誤って修正されない場合がある。
当日の出欠も別途出欠リンクを作成することで、
ペーパーレスで出欠を取りまとめることができる。
委員会で持ち帰ったりすることがなくなるので総務としても出欠確認をしやすい。
ペーパーレス化を促進できる。（ＳＤＧｓ）
課題
期限内に出欠が得られていない
メンバーが多い。
出欠の来ていないメンバーに
副委員長が電話連絡で確認するのに
苦労している。（時間的な拘束）
各副委員長と委員メンバーの電話に出やすい時間帯位が異なるため。
そもそも電話に出てくれないので、何度もかけ直さなければ行けないため。
案内が多く、出欠回答を忘れているメンバーも多い。
案内文を見失ってしまっている。
担当委員会からの配信が、各副委員長の段階で止まっており、各メンバーまで配信されていない場合がある。（または配信までにタイムラグが生じている）
各副委員長から期日までに委員会の出欠が返ってこないことや、期日時点で出欠が未定のメンバーが多い。
出欠が担当委員会しか把握できていない。
対策による
デメリット
全体配信の権限が専務、拡大（メルマガ）以外の各副委員長にも増える。
全体配信の権限が専務以外の各副委員長にも増える。
各副委員長の単純作業という修練が若干減る。
従来の出欠方法で慣れているメンバーにとっては多少の変化に対応しなければならない必要がある。
対策
理事会で承認された案内は
各副委員長の各ＰＣから
全体に配信できるようにする。
全体配信を事務局ＰＣから配信するメリットが無いため。
配信のために事務局へ来るために要する
時間や駐車場代、事務局の光熱費の削減
拡大のメルマガも一斉配信を拡大副委員長から配信する権限をもたせる。
青年会議所（ＪＣ）向け
出欠回答・一覧表示サービスを利用する
今までのフロー
⑥各副委員長が期日前までに出欠を集約
④各副委員長が委員会メンバーに転送
②専務チェック
①理事会で承認
⑦各副委員長が出欠のないメンバーに連絡
⑧期日前までに担当副委員長に委員会の出欠を連絡
集約の連絡方法は電話・メール・ＬＩＮＥ等でバラバラ
⑨担当副委員長が各々の仕様でメンバーの出欠を取りまとめ
③担当副委員長が各正副委員長に配信
⑤各委員会により各々の仕様で出欠の確認
対策後のフロー
①理事会で承認
②担当副委員長が全体に配信（理事会で承認されているため、最終確認・全体配信の権限を担当制副委員長に変更する）
専務業務のスマート化
各副委員長の単純な転送、出欠確認作業のスマート化
案内に出欠回答・一覧表示サービスのリンクを貼り付ける
③各副委員長が出欠のないメンバーに連絡
メンバーの締切までの出欠回答を促す義務は各副委員長のままとする
内容
各例会の案内等を各委員会の副委員長が委員長名で配信し、その後各委員会で取りまとめ、担当委員会に報告する。
課題による影響
他に取り組まなければいけない事柄に
中々取り組めない
慣例・ルール・
マニュアル
対策
ＪＣバイブルや定款、規定、規則等に載っていない部分でのＪＣＩ帯広の慣例やマニュアルを成文化していく。
メンバーが経験者から教わった事項を組織向上委員会ｂｏｔ（組織向上委員会正副メンバーの入ったＬＩＮＥ）に送信してもらう。
組織向上委員会で組織改革のスプレッドシートに
慣例やマニュアルとして追加していく。
メンバーが見て上記に訂正等がある場合はスプレッドシート上にコメントを入れてもらって、正しい内容にブラッシュアップしていく。
理想形としては今年度が終わった後、担当委員会が出来なくても、各々のメンバーがスプレッドシートに追記しては、他のメンバーがそれに対して内容を話し合って、情報を精査し、持続可能な運営ができるようになると望ましい。
ルール
一般社団法人青年会議所には
定款
組織や運営に関する根本規則
各種規程
組織体の内部で運営・事務手続き・会員資格などについて目的のために定めた（一まとまりの）規則。
各種規則
それに基づいて行為・手続き・操作が行われるように定めた規準。きまり。おきて。
慣例
それが普通となっている例。しきたり。
必ずしも守る必要のないものであるが、慣例となっているのは必ず意味がある。
マニュアル
単年度制
課題
単年度制故に必要な慣例等が伝わりきれていない
結果、対内や対外のコミュニケーションに支障が生じることがある。
たいさ
組織改革
副委員長を３枚
負担が減る
修練が減る
出向をすれば補える
副委員長の仕事量が多い（ハードルが高い）
幹事を増やす
フロアメンバー（委員）を幹事に
理事構成メンバーを増やす
増えた場合
メリット
質問が増える
事前質問制
デメリット
理事会の特別感がなくなる
理事会の拘束時間
１９時３０分～２６時
経験値を増やす
ステップ
アカデミー
フロアメンバー＋平出向
副委員長
フロアメンバー＋出向
委員長
ペーパーレス
理事会議事録
データで回覧
アカデミーがやると勉強になる
しっかりした人の挨拶なら