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ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS, ORGANIZADORES EVENTOS ASOCIATIVOS -…
ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS
1.- DESTINOS: Convention Bureau
:silhouettes:
Nacen en Detroit, USA
Londres, primero en Europa
Barcelona, primero en España en 1983
Está en todas las ciudades importantes del Mundo
European Cities Marketing (ECM) más de 120 miembros (
https://www.europeancitiesmarketing.com
Spain convention Bureau 53 Destinos miembros (
https://scb.es/
)
Catalunya convention Bureau, 140 miembros (
https://www.catalunya.com/mice
)
2.- CLIENTES
:unlock:
SECTORES
Farmacéutico, Deportivo, Cosmética, F&B, Moda, Seguros, Finanzas, Automoción,...
EMPRESAS:
Event Manager
ASOCIACIONES:
Comités (de Honor, Organizador, Científico,...)
INSTITUCIONES:
Protocolo
NECESIDADES
Comunicar, Fidelizar, Vender, Motivar, Conocer gente, Aprender, Briefing / Medición (
ROI / ROO
)
TENDENCIAS
Austeridad, Relax, Interactividad, Sorpresa, Millennials, Códigos Deontológicos, RSC, TIC
3.- PROVEEDORES
:recycle:
DISEÑO Y DECORACIÓN
AC, Mobiliario, Stands, Guardarropa, WC, Escenarios,...
SERVICIOS ADICIONALES
Certificaciones, boletines y visados, regalos, trofeos y merchandising para eventos, seguros para eventos,...
F&B
Catering, Cubertería, Coctelería,....
TRANSPORTE
Alquiler de autobuses y minibus, alquiler de coches y limusinas
ESPACIOS
Hoteles, Auditorios, Palacios Congresos, Venues, Ferias, Museos, Bodegas,...
PERSONAL
Agencias de intérpretes y traductores para eventos, azafatas y promotoras para eventos, conferencias y agencias de conferenciantes, empresas de coaching y formación, fotógrafos para eventos, personal de carga y montaje para eventos, seguridad para eventos y control de accesos
TECNOLOGÍA
Página web, Apps móviles,etc
ENTRETENIMIENTO
Animación, Artistas y talentos, cantantes, gamificación, team building,etc
4.- ORGANIZADORES / AGENCIAS
:check:
BUSINESS TRAVEL
(para individuales)
se realizan eventos empresariales
BUSINESS EVENTS (MICE)
para grupos (eventos profesionales como: Corporativo + Asociativo y Institucional )
DMC + PCO
5.- ASOCIACIONES
:checkered_flag: stakeholders del sector del turismo de reuniones (mice)
AEVEA
Agencias de Eventos Españolas Asociadas
EMA
Event Managers Association in Spain
SPAIN DMCs
site
Society for Incentive Travel Excellence
ICCA
International Congress and Association; objetivo: intercanviar información sobre cong y confe intern
MPI
Meeting Professionals International; objetivo: educación, networking e soluciones innovadoras para la ind. de eventos
OPC España
Organización Profesional de Congresos en España
FACME
Federación de Asociaciones Científico Médicas Españolas
PRODUCTO: Tipos de eventos
:confetti_ball:
INSTITUCIONALES
Campañas, Ruedas de prensa
ASOCIATIVOS
Congreso, Simposium, Jornada
INTERNOS
(empleados, accionistas, miembros asociación)
EXTERNOS
(clientes, prensa, distribuidores)
CORPORATIVOS
Convención, Celebración, Incentivo, Visita Comercial, Team Building, Evento networking, Lanzamiento de producto, Road Show, Culturales/Deportivos
TENDENCIAS
Nuevos formatos: Campfire, Pecha Kucha, TED, Aire Libre, Gastronomia (Brain Food), Meeting Design: objetivos vs logistica, Gamification, Emociones, Co-creación
FUENTES DE INFORMACIÓN
:!?:
REPRESENTANTES COMERCIALES
Ouiseilyou, MaxTourism, Leading Sense
ASOCIACIONES
MPI, SITE, EMA, AEVEA,...
FERIAS
IBTM World, Eventodays, IMEX, Business Travel Market
PREMIOS
Premios Eventoplus, WTTC (Tourism for tomorrow awards), World Travel Awards
REVISTAS ESPECIALIZADAS
Eventos Magazine, Meet In, Conference & Incentive Travel Magazine, HOSTELTUR (Tourism & BT), MIX MEETINGS, EXPONE (BT)
EVENTOS DE NETWORKING
GMID, MPI, Connecta, Club Eventoplus, Representantes locales (asociativo), Association World Congress, Workshops ICCA, Programas Embajadores
ORGANIZADORES EVENTOS ASOCIATIVOS - PCO
PCO: Professional Congress Organizer; las encontramos en OPC España
https://opcspain.org
Perfiles:
Event Planner
Project Manager
Director creativo
una empresa NO hace un evento para SATISFACER a los participantes, SINO esperando un retorno, es decir un BENEFICIO (económico u otras contribuciones) que alteren su cuenta de resultados!
VUCA
El entorno VUCA, en el que se mueven hoy las organizaciones. Se caracteriza por:
V - volatilidad
U - (uncertainty) incertidumbre
C - Complejidad
A - ambiguidad
a)
Destination Management Organization (DMO)
es la organización responsable del desarrollo y promoción de un destino turistico. Se están transformando : en
Destination Marketing & Management Organization (DMMO)
con una vision más integrada con objectivos como la sostenibilidad, retorno social, gestión integrada,...
b) En el caso del turismo
MICE
los DMO responsables son los
CONVENTION BUREAU
: :warning:
CONVENTION BUREAU
OBJETIVO
: Promoción del destino para atraer congresos, convenciones e incentivos. Apoyo a organizadores de los eventos. Apoyo la industria local (aka a los miembros del CB), Posicionamiento del destino en el mercado MICE / Meetings Industry
BARCELONA CONVENTION BUREAU: :warning:
Consorci Turisme de Barcelona
(casi 1500 empresas forman parte)
Administración Pública (ayuntamiento) + Sector Privado (Camara de Comerç de Barcelona)
=
Barcelona Turisme
Como se financia Barcelona Convention Bureau?
10% capital Público
90% Recursos Propios
(30% cuotas de miembros, 40% hoteles, 10% publicidad, 10% mkt)
ESTRUCTURA BCN CONVENTION BUREAU
-SECTOR ASOCIATIVO, generados por el mundo asociativo (profesional académico, universitario, médico,..
-SECTOR CORPORATIVO, generados por el mundo empresarial o corporativo (presentaciones de producto, incentivos, etc.)
ORGANIZADORES EVENTOS CORPORATIVOS
DMC's (Destination Management Companies / Agencias de receptivo)
Agencias de eventos
Agencias de Publicidad, Marketing
Agencias de comunicación
AEVEA
agencias de eventos españolas asociadas
SPAIN DMCs
Miembros asocidados
ENTORNO MICE:
Las reuniones y eventos se deben diseñar y ejecutar basándose en objetivos medibles (
ROI
- return on investment) - ganancia obtenida en relación a la inversión
HACIA DONDE VAN LOS EVENTOS
Evolución + Revolución
(Covid) - tecnología centrada en las personas, conocer audiencias, neuromarketing (testear eventos),..
Factor Humano
- maximizar la experiencia utilizando los 5 sentidos, mensajes emocionales, autenticidad, personalizado,..
La creatividad como factor clave
- personalización extrema, elección libre de la actividad,..
4.
Personalización
- Participación activa, se escoge el venue en función del diseño del evento NO al revés
5.
Networking
- más tiempo libre
*Sostenibilidad y medio ambiente
- Actividades verdes, Gastronomia de proximidad y de temporada, Proveedores locales, reutilización y reciclaje, destinos más cercanos
Salud, Seguridad y Bienestar
- sin riesgo de contagio, velar x el estado físico y psico
RSC
Responsabilidad social corporativa - comprometido para un mundo mejor
COMPLIANCE!!
el término
deontología
(código deontológico) hace referencia al conjunto de buenas prácticas, principios y reglas éticas que regulan y guían la actividad profesional (sobretodo para eventos médicos)
PROVEEDORES:
EVENTOPLUS
: - portal líder para organizadores de eventos. Ofrece: soluciones eventos virtuales, espacios para eventos, personal para eventos, diseño - decoración, comida y bebida, transporte,..