Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การวิเคราะห์งาน Job Analysis - Coggle Diagram
การวิเคราะห์งาน Job Analysis
ความสำคัญของการวิเคราะห์งาน
Job Description
1.ลักษณะของงาน (Job Identification)
2.สรุปหน้าที่ของงานคร่าวๆ (Job Summary)
3.หน้าที่ที่ต้องทำ (Duties)
4.ความสัมพันธ์กับงานหรือตำแหน่งอื่นๆ (Relation to other job)
5.เครื่องมือ/อุปกรณ์/เครื่องจักร/วัสดุที่ต้องใช้ในการทำงาน (Equipment & Materials)
6.เงื่อนไขในการทำงาน (Condition)
Job Specification
3.ประสบการณ์ และความชำนาญ
4.คุณลักษณะพิเศษ
2.ทักษะความรู้ และความสามารถ
5.สภาพร่างกายและจิตใจ
1.คุณสมบัติทั่วไป
4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งาน
1.วางแผน (Planning)
นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก คือการวางแผนและกำหนดวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์งาน เพราะงานนั้นมีหลายประเภทและมีหลายตำแหน่ง ผู้ดำเนินการต้องทราบว่าต้องการจะวิเคราะห์งานประเภทอะไร ตำแหน่งอะไร ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนและถูกต้อง ต้องทราบถึงวิธีการในการเก็บข้อมูล ในขั้นตอนนี้จึงเป็นการวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานใดบ้าง จะใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ รวมไปถึงงบประมาณที่ต้องใช้ด้วยเช่นกัน ซึ่งอาจจะต้องมีการร่วมมือกับแผนกอิ่นๆที่เกี่ยวข้องด้วย
2.กำหนดขอบเขตของงาน (Set the scope for Job Analysis)
หลังจากวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานประเภทใดรวมไปถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์งานแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการกำหนดขอบเขตที่ต้องการจะวิเคราะห์ ซึ่งพอจะแยกได้ออกเป็น 2 ขอบเขตกว้างๆ คือ
2.1 เนื้องาน
สิ่งที่พนักงานต้องทำ
เครื่องมือ อุปกรณ์ที่พนักงานใช้ในการทำงาน
หน้าที่ของพนักงาน
งานที่นอกเหนือจากงานประจำที่ทำ
ความคาดหวังจากพนักงาน และระดับผลงานที่ต้องการ
การอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงาน
2.2 สภาพแวดล้อมในการทำงาน
ใครต้องรายงานตำแหน่งนี้
ความต้องการของพนักงานทั้งด้านร่างกายและจิตใจ
ตำแหน่งนี้จำเป็นต้องรายงานกับใคร
การประเมินผลพนักงาน
ความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นในงาน
2.3 ความต้องการ
ทักษะเฉพาะทาง เช่น การสื่อสาร สารสนเทศ การผลิต ฯลฯ
ความสามารถส่วนบุคคล เช่น การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การรับมือกับสถานการณ์คับขัน ทัศนคติในการทำงาน ความสามารถในการจัดการงาน
ความรู้และข้อมูลพื้นฐานที่ต้องการเพื่อให้การทำงานสำเร็จ
การศึกษา ปริญญาบัตร ประกาศนียบัตร และใบอนุญาต
บุคลิกภาพ ความสามารถในการปรับตัว ความอดทน จริยธรรมในการทำงาน ความกระตือรือร้นในการเรียนรู้งาน ความเข้าใจในการทำงาน พฤติกรรมที่แสดงออกต่อเพื่อนร่วมงาน
ระบุงานให้ชัดเจน (Job Identification)
ขั้นตอนต่อมาคือ การระบุงานให้ชัดเจน เพราะในการวิเคราะห์งานนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมายที่ผู้ทำการวิเคราะห์ต้องคำนึง ผู้ดำเนินการจำเป็นต้องทราบว่าพนักงานแต่ละแผนกต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง แตกต่างหรือมีความคล้ายคลึงกันมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจน สิ่งที่ผู้ดำเนินต้องระบุให้ชัดเจนมี 3 อย่างหลักๆ ด้วยกัน คือ
2.หน้าที่ (Duty)
คือ สิ่งที่พนักงานต้องทำเป็นหลัก เช่น หน้าที่ของฝ่ายบุคคล คือ เข้าใจและเชื่อมโยงความต้องการของบุคลากรกับเป้าหมายของงานได้ หน้าที่ของฝ่ายผลิต คือ วางแผนจัดการการผลิตและรับผิดชอบในการหาซื้อวัตถุดิบ ส่วนหน้าที่ของฝ่ายบัญชีและการเงิน ก็คือ กำหนดนโยบายและวางแผนงานด้านบัญชีและการเงินให้สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของบริษัท
3.งาน (Job)
คือ ประเภทของแต่ละตำแหน่งในองค์กร เช่น ในองค์กรมี 9 แผนก คือ แผนกบุคคล แผนกจัดซื้อจัดขาย แผนกบัญชีและการเงิน แผนกติดต่อลูกค้า แผนกไอที แผนกอาคารและสถานที่ แผนกการผลิต แผนกวางแผนเชิงกลยุทธ์ แผนกวิจัยและพัฒนา เป็นต้น
1.ตำแหน่ง (Position)
คือ ชื่อเฉพาะหรือชื่อเรียกอาชีพของพนักงาน เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายอาคารและสถานที่ ฝ่ายจัดซื้อจัดขาย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายไอที เป็นต้น
4.รวบรวมข้อมูล (Data Collection)
หลังจากที่ได้วางแผน กำหนดขอบเขตและระบุงานอย่างชัดเจนแล้ว ผู้ดำเนินการก็พอจะทราบเบื้องต้นแล้วว่าจะวิเคราะห์งานอะไรบ้าง วิเคราะห์กี่ตำแหน่ง ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และแหล่งข้อมูลเหล่านั้นต้องหาได้จากที่ไหน ขั้นตอนต่อไปก็คือขั้นตอนของการรวบรวมข้อมูล ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญไม่แพ้กัน การวิเคราะห์งานจะสำเร็จและมีประสิทธิภาพก็อยู่ที่ข้อมูลนั้นรวบรวมมาได้ดีแค่ไหน ละเอียดและชัดเจนเพียงใด ซึ่งวิธีในการเก็บรวบรวมข้อมูลก็มีหลา
วิธีด้วยกัน ดังนี้
4.Critical Incidents : วิเคราะห์จากเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น อธิบายตัวอย่างพฤติกรรมทั้งดีและไม่ดีของลักษณะในการปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมของการทำงาน
5.Diaries : บันทึกการทำงานที่ทำทุกวันของแต่ละตำแหน่ง
3.Interviews : สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ ทั้งแบบรายบุคคล หรือเป็นกลุ่ม เช่นหัวหน้างาน พนักงาน ลูกค้า และ จากแหล่งข้อมูลอื่น
6.Background Records : บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน นอกเหนือจากเนื้องาน เช่น โครงสร้างองค์กร คู่มือการฝึกอบรม นโยบายหน่วยงาน คู่มือการปฏิบัติงาน หรือคำอธิบายการออกจากงานเดิม
2.Performing the Job : ทดลองปฏิบัติงานจริงเพื่อให้ทราบถึงลักษณะงานโดยเฉพาะ
7.Questionnaires : ทำเป็นแบบสอบถาม โดยการใช้แบบฟอร์มและตารางตรวจสอบ (Checklists) หรือการใช้คำถามปลายเปิด เป็นต้น
1.Observation : สังเกตการณ์เพื่อเก็บข้อมูล ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการถ่ายวีดีโอแต่ละงานเอาไว้