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La gestión de documentos comerciales - Coggle Diagram
La gestión de documentos comerciales
EL PRESUPUESTO
Es un documento que contiene el desglose de las partidas que configuran una propuesta comercial. Detalla la composición de todos los elementos que configuran la oferta comercial solicitada por el cliente.
Las consideraciones
Desglose de cada una de las partidas que configuran la oferta global.
Cálculo de los costes que supone atender la solicitud recibida.
Determinar el tiempo de servicios y la mano de obra necesaria para llevar a cabo el presupuesto.
Establecer el precio de venta que se va a cargar al cliente.
Fijar descuentos y beneficios por volúmenes de pedido fidelización, etc.
El contenido
Datos identificativos de las partes ( el proveedor y el solicitante)
Condiciones técnicas de los productos solicitados
Condiciones económicas de los productos solicitados.
Servicio postventa: plazo de entrega, devolución, revisión etc.
Período de validez del presupuesto.
Actuaciones ante la aceptación o rechazo del presupuesto
Aceptación
Cumplir las condiciones pactadas
Intentar superar las expectativas
Rechazo
Averiguar motivos
Intentar negociar
Deja la puerta abierta a posibles contactos futuros
EL PEDIDO
El pedido es el documento que contiene la petición formal de compra de un
cliente a un proveedor o suministrador.
Los pedidos se pueden realizar:
Fax o correo electrónico.
Nota de pedido: impreso similar al del presupuesto.
Telefónicamente.
Entrevista personal con agente comercial.
Los datos
identificación del comprador y del vendedor
número de pedido
fecha de realización
artículos solicitados, categoría, cantidad y precio unitario.
Condiciones aplicables a la venta: plazo de entrega, forma de envío, plazo y lugar, forma de pago, descuentos, etc.
Firma del solicitante.
LA FACTURA
Es un documento mercantil generado en la operación de compraventa por el
vendedor o prestador de servicios. Quedan exentos de expedir facturas al realizar entregas intracomunitarias de bienes exentos por ley. Su función es justificar e informar acerca de las características y cantidades de productos intercambiados o servicios prestados, los impuestos que los gravan etc.
FACTURA COMPLETA
La factura completa es el tipo de documento que cumple con todos los requisitos que estipula la actual normativa. Esta especifica que la emisión de este archivo será obligatoria para toda operación comercial realizada por un empresario o profesional en el ejercicio de sus funciones.
FACTURA SIMPLIFICADA
Este es un tipo de factura que se usa para deducir gastos de una empresa y que solo incluye los datos fiscales del emisor. Dicho de otra forma: no es necesario que los datos fiscales del receptor de la factura simplificada aparezcan en la misma. Y por eso es “simplificada”: porque es más simple
FACTURA RECTIFICATIVA
Se emiten cuando una factura anterior no cumple con los requisitos legales esenciales por la norma vigente, falta algún datos, se ha producido una devolución de productos, embalajes etc. También es necesaria si se modifica la base imponible.
FACTURA RECAPITULATIVA:
Una sola factura en la que un empresario /profesional incluye todas las
operaciones realizadas con el mismo operador dentro del mismo mes natural..
EL RECIBO NORMALIZADO
Se utiliza para tramitar el cobro de una factura cuando el pago se realiza a través
de domiciliación bancaria. Se suele utilizar en domiciliaciones de suministros como la luz, el agua, el telefono, etc. No es un documento de pago ni un justificante de cobro. Solo justifica la prestación de un servicio o venta de un producto. Es utilizado por las entidades financieras