Ознаки та властивості електронного документа
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Властивості електронного документа
Характерні риси електронного документа
click to edit
Автентичність – ідентичність електронного документа заявленому.
Достовірність – повне та вичерпне відображення фактів та операцій.
Цілісність – виключення факту зміни документа після його створення.
Застосовність – можливість використання та відтворення в будь-який час.
click to edit
Зміст – текстові та графічні складові документа.
Контекст – наявність зв’язку документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами.
Структура – зовнішня та внутрішня. Внутрішня стосується змісту, зовнішня – середовища існування документа (формат, електронний носій, etc.).
Який правовий стасу має документ?
click to edit
Надання свідоцтва про право на спадщину.
Надання службового документа, який може існувати тільки в одному примірнику відповідно до чинного законодавства.
В інших передбачених законом випадках.
Використання електронних документів в Україні регулюється Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис».
Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Основні принципи електронного документообігу
click to edit
Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.
Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.
Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.