Електронний документ, його ознаки та правовий статус.
Електронний документообіг
Автентичний електронний
документ
Електронний документ, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, що створили його.
Зазначений час відповідає часу створення або надсилання електронного документа.
Електронний документ відповідає зазначеному.
Правовий статус
електронних документів
Дата і місце складання документа
Зміст документа
Назва документа (форми)
Посади і прізвища відповідальних (уповноважених) осіб
Особистий чи електронний підпис
Українська мова викладення документа
click to edit
Ознаки електронного документа
Електронний документ є програмно-технічнозалежним продуктом.
Зміст електронного документа може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігатися у декількох різних файлах.
Електронний документ може мати посилання.
Eлектронний документ має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні.
Електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації .
Основні принципи
електронного документообігу
Ефективно організована система пошуку документа
Безперервність руху документа
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів, що виключає дублювання документів
Однократна реєстрація документа
Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Властивості електронного документа
Контекст
Структура
Зміст
Зберігання електронного документа
Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний.
При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання.
Має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Переваги
електронного
документообігу
Можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями.
Можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації.
Можливість онлайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання.
Можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією.