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tratamiento de la documentación - Coggle Diagram
tratamiento de la documentación
la información y la documentación de una empresa
para estos datos sean relevantes, deben reunir los siguientes características
valor: indica la utilidad de esa información
validez. hace refencia a la fuente que procede la información y si es fiable
vigencia: muestra si la información es actual o si, queda desfasada
ser complementos
departamento en el que se genera
administración: encargada de la empresa como organizar los objetivos marcados
documentos: escrituras y estatutos de la empresa RR.HH. encargados de la selección, contratación y retribución
contratos: contratos de trabajo
contabilidad: encargado de recursos económicos
documentación: libros, cuentas, factiras, impuestos
comercial: encargados de venta y de los productos y fabricación
documentos: hoja de instrucciones logística encargados de las compras, distribución, libros de entrada y salida de mercancía.
fuerza probatoria
publico: funcionarios, publico, actas, certificados, resoluciones judiciales. etc.
privados: se realizan entre partículas (examenes)
mercantiles: se dan entre empresas o entre estas partículas, pedidos, facturas.
conservación
se guarda en un archivo que tiene estas funciones.
guardar los documentos
crear un centro de consulta de la información
factibilidad la localidad de los documentos
cumplir leyes
acredito, mediante la documentación
de gestión se consulta con frecuencia
intermedio: documento que no están ugente con y que no son habituales, pero que deben ser considerado por ley
archivo y clasificación de la documentación empresarial
los archivos deben estar ordenados a criterios de clasificación, pero es más frecuente que cuenten con un archivo digital.
que tipo de documentación se trata
cuales son los departamentos encargados
que documentos deben guardarse
donde deben guardarse
quien esta autorizado para consultar la documentación
archivo digital
se consideran archivos digitales a toda la información que se almacena en un formato que será procesado por un equipo electronico
sevidores
hardware: hace referencia al ordenador
software: se refiere a la información que permite transportarlo (pendrive)
nube. permite almacenar información en el oredenador
ventajas
elimina gestos de papel
evita l extravio de documentación
permite un acceso rápido y facil a la información
reduce el tiempo de busqueda
agiliza el servicio
permite una distribución masiva
optimiza el espacio
permite el uso simultaneo
la documentación digital
parte concreta de un archivo: compuesto por letras, números, espacios en blanco y características espaciales
segunda parte hace referencia a la extensión del archivo: dependerá de la aplicación con la que se ha creado
la seguridad de la información
hace referncia al conjunto de medidas y actividades de las empresas
disponibilidad: el sistema debe garantizar el acceso permanente a la información
confidelidad: debe proteger los archivos de intrusos y controlar el acceso de persona o progamas no autorizada
integridad: debe estar libre de errores
autenticación: esto permite segurar que el usuario que esta accediendo a la información
factores tenológicos. hacen referencia a todos los fallos que se producen tanto el software del ordenador como hardware
fallos hardware: rotura de disco duro
fallos de software. errores de programación
factores humanos pueden ser
involuntarios: debidos al desconocimiento
voluntarios: provocados de marena intencionada
malware
troyano controla de forma remota el ordenador
gusano: se reproduce por si mismo a través de archivos adjuntados.
spyware: obtienen información de los ordenadores
ransomeware: se instala un equipo de bloqueo que solicita un recate
virus: sistema provocao desde la ralentización y el borrado de archivo
la digitalización
la digitalización de los documentos se3 puede definir como procedimiento que permite tranportar un documento en un papel através de un escáner
opciones principales
reducción del impacto medioambiental
disponibilidad de mayor fisica
mejora de conservación
facilita el acceso a documentación
incrementaciones de seguridad
mayor productividad de los empleados
la confidencialidad de la información
Asegura garantizar la con fidelidad seguridad de la información en archivos es una obligación.
Las empresas deben adoptar las mediadas de evitar posibles altercados a la información en general y a lo datos personales en concreto.