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Sandrine R., A garder: - Coggle Diagram

- - - - procédures d'archivage à respecter par le service des archives
    - - Par exemple, pour les aides financières, je m'assurais que la personne respectait les barèmes d'octroi en lui demandant ses ressources, la constitution de la famille, etc. Si c'était le cas, je remplissais avec elle le dossier de demande d'aide. Si non, je la renvoyais vers l'assistante sociale pour qu'elle creuse la situation et détermine si elle pouvait faire une demande exceptionnelle.
    - - Tenir à jour les dossiers, quand il y a une nouvelle informations, je la classe tout de suite dans le dossier de la personne, pour ne pas oublier.
        Je me fixe aussi des temps dédiés (3 fois par semaine) à cette mise à jour.
        Je saisissais sur IODAS les demandes d'aide financières (alimentaires, logements, etc), et je connaissait les délais à respecter entre deux demandes similaires. Parfois, il m'arrivait de signaler aux intervenants qu'une demande était faite trop tôt. J'avais un visu sur le dossier.
        J'ai une bonne mémoire des noms des personnes, ce qui m'aidait à suivre le dossier.
  - - - Les questions à poser: Quelle est votre demande? Pourquoi souhaitez-vous rencontrer l'assistante sociale ou l'éducateur ou l'infirmière?
        Pour une aide financière, je demandais à la personne si elle avait tous les justificatifs sur elle, sinon qu'elle devait repasser avec les documents nécessaires et je lui fixais un rendez-vous avec l'assistante sociale. En cas d'urgence, l'assistante sociale pouvait recevoir les personne pour un premier entretien, mais elles devaient impérativement repasser l'après-midi avec tous les documents utiles.
        Je connaissais tous les documents nécessaires en fonction du type d'aide, et je transmettais aux personnes, une fiche récapitulative pour qu'ils n'oublient rien. Je connaissais aussi les aides sociales auxquelles pouvaient prétendre les personnes.
    - - Quand j'avais quelqu'un en face de moi et que le téléphone sonnait, je répondais au téléphone et demandait à la personne de patienter, le temps que je finisse avec la personne en face de moi. Il m'arrivait quand la demande au téléphone était rapide d'y répondre tout de suite et de faire patienter la personne en face de moi.
    - - Quand plusieurs personnes se présentent à l'accueil, je vais au devant d'elles et je leur explique qu'il va y avoir de l'attente le temps que je renseigne les personnes. Je leur demande de s'asseoir le temps de l'attente. Je reçois la première personne, répond à sa demande et la demande de patienter dans la salle d'attente. Puis j'appelle l'intervenant concerné qui viendra le chercher. Ensuite, je prends les autres personnes par ordre d'arrivée. Lorsque j'évalue qu'il n'est utile que la personne rencontre un intervenant, je m'occupe des démarches administratives.
    - - Un Monsieur se présente à l'accueil et souhaite voir son assistante sociale. Celle-ci est absente. Monsieur s'énerve et exprime son mécontentement. J'ai tenté de dialoguer avec lui, je ne pouvais pas répondre à sa question car je n'en avais pas le droit. Je lui ai expliquer que j'allais prévenir son assistante sociale de sa venue et de son mécontentement.
        Je tente de lui expliquer le fonctionnement des procédures.
        il me répond que les délais de réponses sont trop longs et qu'il est réellement dans le besoin et donc qu'il a besoin de ses aides sociales. Tout ça sur le ton de l'énervement. Je garde mon calme et lui répond que j'entends sa demande mais que je suis dans l'incapacité d'y répondre et que je vais prévenir la cadre du service et son assistante sociale. Il a fini par comprendre les choses, et est reparti sans difficulté.
    - - J'ai une feuille pour le téléphone et faisait des bâtons pour chaque personne appelant ou se présentant à l'accueil. A la fin de la journée, je comptais les bâtons pour faire les statistiques du jour. Pour les thématiques des personnes, c'était les intervenants qui réalisaient leur statistiques.
  - - - Je connaissais la législation sur les heures de travail et les temps de repos des professionnels. J'établissais un planning en fonction de cela.
    - - Un intervenant m'appelle pour me prévenir qu'elle est malade et ne pourra pas venir travailler pendant 3 jours. Je devais trouver un remplaçant au pied levé. je commençais par aller voir les professionnels présents pour leur demander d'effectuer le remplacement. Dans ce cas, je revoyais avec elle sur le champ les congés hebdomadaires, pour respecter la législation. SI personne ne pouvait faire le remplacement, je demandais à un collègue en repos de revenir travailler. Si personne ne pouvait faire le remplacement, on faisait sans remplaçant.
- - - - Etablir avec le cadre l'ordre du jour
        
        Remonter les demandes/ remarques des autres secrétaires
      - Préparer les fonds de dossiers
        
        En fonction de l'ordre du jour, je rassemblais tout les documents utiles à distribuer aux travailleurs sociaux: flyer des partenaires, les nouveaux textes de lois, les procédures à suivre, les nouveaux critères à respecter, les nouvelles actions à mettre en place,...
      - Réserver la salle
      - S'assurer qu'il y avait le matériel adéquat en fonction du type de réunion et du nombre de participants)
      - Organiser le calendrier des réunions sur l'année
      - Organiser le calendrier des commissions de demandes financières
      - Maîtriser Outlook (date, échéance, alerte, rappel...)
      - Anticipation, rigoureuse, méthodique, sens de la communication orale et écrite,
    - - Prendre des notes en réunion, pour ne conserver que l'essentiel dans le compte-rendu, j'avais une trame à remplir selon l'ordre du jour. Je comparais mes notes avec celles de la cadre et je faisais un condensé du tout.
    - - Quand une assistante familiale demande un agrément, elle doit avoir une réponse dans les 3 mois. Dans les 15 jours suivants la demande, une assistante sociale et une infirmière doivent faire une visite à domicile. Après la visite, elles rédigent un rapport, qui doit être visé par les cadres. Suite à l'avis des cadres, c'est transmis au service des assistantes familiales pour une étude en commission. La commission siège pour accord ou refus.
  - - - je saisis les commandes pour le service fournitures
    - - J'envoyais un mail tous les trois mois pour demander aux collègues s'ils avaient des besoins en fournitures. Après réception de leur demande, je faisais un tri pour exclure certaines demandes, puis je saisissais sur le logiciel la commande.