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Tramitación de la documentación. - Coggle Diagram
Tramitación de la documentación.
Información y documentación de una empresa.
La información se puede definir como el conjunto organizado de datos.
Departamento en que se genera:
Administración, RRHH, contabilidad, comercial, producción y logística.
Fuerza probatorio:
Públicos, privados y mercantiles.
Conservación.
Crear un centro de consulta de la información.
Facilitar la localización de los documentos.
Cumplir con las obligaciones legales.
Demostrar y acreditar.
De gestión
Documentos recientes que se consultan con frecuencia.
Intermedio.
Documentos que no están vigentes y no son de uso habitual.
Historica.
Documentos que no están vigentes.
Valor, validez, vigencia y ser completos.
Archivo y clasificación de la documentación empresarial.
¿Qué tipo de documentos se tramitan?
¿Cuáles son los departamentos encargados del trámite de cada documento?
¿Qué documentos deben guardarse?
¿Dónde deben guardarse?
¿Quién está autorizado para consultar la documentación?
El archivo digital.
Hardware: hace referencia al ordenador. Su función es suministrar la información que la solicitan otros ordenadores o dispositivos.
Software: se refiere a la aplicación que permite que se transfieran los datos desde el servidor a los clientes.
LA NUBE: permite almacenar información a través de una red interconectada de servidores.
VENTAJAS:
elimina los gastos de papel.
evita el extravio de documentos.
permite un acceso rápido y fácil a la información.
reduce el tiempo en la búsqueda de datos.
agiliza el servicio.
permite una distribución masiva de documentos vía internet.
facilita guardar la información en formatos electrónicos.
optimiza el espacio de la oficina.
permite el uso simultáneo de un documento por parte de varios usuarios.
La documentación digital: clasificación.
la primera parte es el nombre concreto del archivo.
la segunda parte (tras el punto) hace referencia a la extensión del archivo.
TIPOS DE TEXTO: texto, imagen,. audio, video, comprimir archivos, hojas de calculo.
EXTENSIÓN: odt, docx/ jpg, png/ mp3/ mov/ sip, rar/ xlsx.
La seguridad de la información.
Los pilares fundamentales son:
disponibilidad
confidencialidad.
integridad.
autenticación.
son ejemplos de tallos del hardware: la rotura de un disco duro subidas del voltaje.
son ejemplos de tallos del software: errores de programación ataques de virus etc.
LOS FACTORES HUMANOS PUEDEN SER:
Involuntarios
Voluntarios.
Dentro del malware podemos encontrar los siguientes tipos:
troyand
gusano
spyguare
ransomware
virus
La digitalización.
la reducción del impacto medioambiental.
la disponibilidad de mayor espacio físico.
mejora de la conservación de la información.
facilidad de acceso a los documentos.
incremento de la seguridad.
TIPO DE DOCUMENTACIÓN
libros contables, documentos fiscales, documentos laborales (conservación de contratos).
PLAZO
6 años, 4c años y 4 años.
La confidencialidad de la información.
asegurar y garantizar la confidencialidad y seguridad de la información en archivos es una obligación.
de acceso
de certificación.
de supresión.