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PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y SUS ETAPAS - Coggle Diagram
PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y SUS ETAPAS
Control
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
2. Evaluación del desempeño:
Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido:
Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
1. Establecimiento de estándares:
Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa.
• Estándares de calidad
• Estándares de tiempo
• Estándares de cantidad
•
Estándares de costos
4. Acción correctiva:
Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.
Principios del control
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.
De la costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad
El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
Equilibrio
Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida
De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.
De la función controladora
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control.
Objetivo:
Es preservar los recursos, condiciones de las personas, ambiente y condiciones de trabajo y de operaciones morcando instrumentos o disposiciones que establezcan las etapas que deben cumplir para realizar tareas.
Planeación
La planeación define a dónde se pretende llegar, lo que se debe hacerse, cuando, como, con quien, con que y en que secuencia.
Definición:
La planeación empieza con el buen manejo del tiempo, con la programación de lo que hacemos todos los días y de todas las actividades que realizamos en el puesto de trabajo,
administrar sin la planeación adecuada es correr el riesgo de la ineficacia y fracaso; por tanto, se deben seleccionar objetivos, metas y programas, además de determinar los medios y los recursos para obtener resultados.
Planteamiento:
Es la primera función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes.
Los planes de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos.
Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo, así como también son necesarios para proyectos a corto plazo.
EJEMPLO
S:
PLANES DE LARGO ALCANCE:
• Programas de desarrollo de productos.
• Proyecciones financieras de una compañía.
PLANES A CORTO PLAZO:
• Un supervisor de producción planea el rendimiento de su unidad de trabajo para un día o una semana de labor.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Diagnóstico:
permite un conocimiento exacto y acertado de la realidad de la empresa. El más conocido es la DOFA.
Estrategia:
son los medios por los cuales se lograrán los objetivos. Aborda la dirección hacia la cual debe dirigirse la organización y otros factores claves que ayudarán a la empresa determinar sus productos, servicios y acciones futuras.
Objetivos:
pueden ser definidos como el punto final, hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. Son los resultados a largo plazo que una organización aspira lograr en un tiempo determinado (largo, mediano, corto plazo), a través de su Misión básica, oportunidades del medio y sus propias fortalezas.
TIPOS DE PLANES
Planes operacionales:
Es la planeación efectuada para cada tarea o actividad.
Planes estratégicos:
Es la planeación a largo plazo se basa en la intuición y el análisis, deben ser alcanzables, medibles y retadores, se definen para un horizonte de tiempo de 3 a 5 años.
Planes tácticos:
Se define con claridad QUÉ se desea CÓMO y CUÁNDO se realizará y QUIÉN será el encargado.
Organizacion
¿En que consiste?
Agrupar las actividades en una estructura lógica (Departamentalización).
Asignar las actividades o posiciones y personas específicas (cargos y tareas).
Determinar las actividades específicas necesarias para el alcance de los objetivos planeados (Especialización).
¿Cual es su importancia?
Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo
Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.
La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.
poseen tres grandes niveles organizacionales:
2. Nivel gerencial / Mandos medios
3. Nivel técnico / Operacional / Ejecutor
1. Nivel institucional / Global / Estratégico
Modelos tradicionales de organización
Organización funcional
Organización línea-staff
Organización lineal:
Organización por comités
Dirección
Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderato, guía, estímulo y actuación. Es el proceso de guía y constante adaptación de una organización, su función principal es “Conseguir al máximo grado y con la máxima eficiencia los objetivos de la organización”. Esto se logra a través de la motivación, comunicación y la supervisión.
Sus elementos son:
Dirigidos
Situación
Líder
Importancia
Tipos de dirección:
Dirigir significa explicar los planes a los demás y dar instrucciones para ejecutarlos teniendo como mira los objetivos por alcanzar.
Nivel departamental
: abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es la denominada gerencia. :
Nivel operacional:
abarca cada grupo de personas o de tareas. Se denomina supervisión.
Nivel global:
abarca la empresa como totalidad; es la dirección propiamente dicha