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ESPACIOS REQUERIDOS PARA LA CELEBRACIÓN DE EVENTOS - Coggle Diagram
ESPACIOS REQUERIDOS PARA LA CELEBRACIÓN DE EVENTOS
EVENTO HÍBRIDO
Un evento híbrido es un evento en directo que combina elementos presenciales y digitales para permitir la participación de los asistentes independientemente de su ubicación.
Se lleva a cabo en un lugar físico, al que también asiste audiencia en línea.
Los participantes en línea no son espectadores pasivos, sino que lo hacen de una forma activa e interactiva.
No es una retransmisión en streaming del evento, debe permitir a los asistentes virtuales vivir la experiencia del evento.
EVENTO VIRTUAL
Los eventos virtuales simulan la experiencia de interacción cara a cara entre un grupo de personas en un entorno totalmente digitalizado y apoyado en tecnología.
Se celebran de forma online.
Los asistentes interactúan a distancia.
La comunicación se realiza por medio de herramientas tecnológicas.
La distancia no es una barrera.
EVENTO PRESENCIAL
Son eventos que se celebran en un lugar físico y los participantes asisten de forma presencial.
El lugar debe ser fácilmente accesible.
El lugar debe ser cómodo.
SERVICIOS NECESARIOS PARA LA CELEBRACIÓN
1.Telecomunicaciones, reproducción y proyección de imagen y sonido.
2.Servicios de traducción e interpretación.
3.Servicios de control de accesos.
4.Transporte.
5.Seguridad.
6.Montaje de stands y exposiciones.
7.Animación cultural, producción de espectáculos y actividades lúdicas.
8.Seguros.
9.Asistencia turística.
1.Telecomunicaciones, reproducción y proyección de imagen y sonido.
Agencias de publicidad, marketing y relaciones públicas.
Empresas de diseño gráfico e imprenta
Empresas de alquiler de material audiovisual que permitan grabar y/o reproducir vídeos
Gabinetes de prensa, guionistas..
Transcriptores y editores.
2.Servicios de traducción e interpretación.
Es posible que a un evento asistan personas de distintas nacionalidades y que, por ello, no conozcan el idioma en que se está celebrando
INTÉRPRETES (comunicación oral)
Interpretación simultánea
Interpretación consecutiva
TRADUCTORES (comunicación escrita)
INTÉRPRETE EN LENGUA DE SIGNOS
3.Servicios de control de accesos.
Un sistema de control de acceso es aquel que permite o restringe el acceso de los asistentes al recinto donde tendrá lugar el evento, mediante la comprobación de invitaciones, registros…etc
TIPOS DE CONTROL DE ACCESO
Control visual de las entradas
Control manual con un listado de inscripciones.
Control mediante códigos QR
El CONTROL DE ACCESOS debe realizarse de forma SEGURA, RÁPIDA Y ORDENADA
Planificar la apertura de puertas
Utilizar un sistema ágil en la comprobación
Dar indicaciones en la entrada
La puntualidad
Utilizar cartelería y señalética para indicar la entrada y salida,
En las salidas también se suelen formar colas, por lo que habrá que prever cómo organizar las
5. SEGURIDAD
Riesgos relacionados con la ubicación (geografía y meteorología): inundaciones, desprendimientos…
Riesgos sanitarios: contaminación de alimentos, epidemias…
Riesgos de atentados, bombas, terrorismo, secuestro…
Riesgo de intrusión y robos (de material del evento y pertenencias de los asistentes)
Riesgos de alteración del orden
Riesgos de violencia, racismo e intolerancia
Riesgo de sabotaje
Riesgo de incendio…
6.Montaje de stands y exposiciones.
El stand tiene TRES ÁREAS principales:
Un espacio para atender a los visitantes y exponer los productos.
Área de reuniones
Áreas auxiliares.
TIPOS DE STANDS SEGÚN EL PRODUCTO QUE OFRECEN.
Stands de productos:
Stands orientados a ofrecer información:
Stands de empresas de consultoría:
TIPOS DE STANDS SEGÚN SU UBICACIÓN EN LA FERIA
Stand con uno de los laterales al pasillo
Montaje de stand en esquina
Montaje de stand al final del bloque de stands
Montaje de stand en isla
STAND ALQUILADO O EN PROPIEDAD. STAND MODULAR O DE DISEÑO.
AZAFAT
S
Azafat
s
de imagen.
Azafatos de protocolo
Azafatos de congresos
Azafatos de ferias
Azafatos transfer
Azafatos de RRPP
Azafatos promotores
Azafatos guía
Azafatos especializados
Azafatos bilingües
-Azafatos animadores
Aparcacoches
Azafatos de seguridad
Recepcionistas
Teleoperadores
4.Transporte.
Será preciso prever la contratación de un servicio de transporte para los participantes en el evento.
Si el evento recibe a personas que vienen en avión, tren o algún otro medio de transporte público, para trasladarlos hasta el lugar donde se celebra el evento.
Si los participantes se alojan en un sitio distinto de donde se celebra el acto para efectuar dichos traslados.
En caso de que el programa del evento incluya recorridos turísticos o visitas.
8.Seguros.
En ciertos casos, puede ser necesario tener guías para acompañar a los participantes a hacer alguna visita, una ciudad por ejemplo.
Los tipos de guías más solicitados son:
Guías oficiales de turismo.
Guías con conocimientos de otros idiomas.
Guías acompañantes
9.Asistencia turística.
El seguro de responsabilidad civil es un requisito básico para cualquier organizador o promotor de eventos, es obligatorio tenerlo.
Modalidades de seguros más específicas:
Cancelación de congreso
Seguros para participantes en congresos y eventos.
Seguros de cancelación de eventos por inasistencia del personaje principal.
Seguro de accidente e invalidez en eventos deportivos.
7.Animación cultural, producción de espectáculos y actividades lúdicas.
Para crear un ambiente distendido y que el participante se lleve un buen recuerdo en ocasiones se cuenta con:
Empresas de animación que proporcionarán artistas, talentos, DJ, karaoke, cualquier tipo de espectáculo, grupos de música y cantantes.
Empresas que ofrecen actividades deportivas, de aventura o actividades que supongan un contacto directo con la naturaleza.