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La conception du plan d’actions et la mise en œuvre du projet
De l’idée à la conception du plan d’actions
Un projet : naît d’une idée, d’un désir, d’une volonté d’améliorer une situation ou de résoudre un problème identifié. Il est porteur de changements, d’innovations. Il est nécessaire d’agir avec méthode.
Elaboration d'un plan d'actions définissant les éléments
– le contexte (lieu, date, structure porteuse…) ;
– les acteurs ;
– les objectifs ;
– le budget ;
– les moyens matériels ;
– une liste de tâches à accomplir ;
– des délais de réalisation
Du plan d’actions à la réalisation du projet
Plan d'actions finalisé : projet peut être réalisé
Passage conception -> réalisation nécessite des ajustements : prendre en compte différentes contraintes liées aux acteurs, au contexte, aux moyens disponibles, à l’environnement (Elles peuvent être évolutives + entrainent des modif conséquentes du PA)
Un projet étant limité dans le temps : échéances fixées pour sa réalisation -> respecter les délais et de finaliser le projet entre les dates de début/fin définies avec les objectifs
Respect du plan d’actions, contraintes et délais -> condition de la réussite d’un projet.
Les acteurs du pilotage et du suivi du projet
Projet : piloté par un comité (COPIL)
fixer les objectifs + vérification des réponses aux priorités du commanditaire et valider le plan d’actions
Intervention durant la réalisation du projet, vérification de l'avancement et peut demander de procéder à des réajustements suivant les circonstances
Chef de projet : fait partie du COPIL
Il assure le lien et la coordination entre le comité de pilotage et l’équipe projet. Il conduit le projet et adapte le plan d’actions en permanence, notamment en fonction des contraintes et des délais. Il dirige les actions « de terrain ».
Les outils de pilotage et de suivi d’un projet
Pour suivre le projet et respecter les échéances, plusieurs outils sont utilisés
Plan d’actions : permet de définir les grandes lignes du projet et d’informer les décideurs et le comité de pilotage, les membres de l’équipe, les partenaires. Il est assez synthétique, sauf destiné aux partenaires financiers -> il est argumenté
Planning de Gantt : met en évidence les tâches à réaliser pour concevoir et réaliser le projet. Il aide à respecter l’ordre de réalisation des tâches, leur indentation). Les membres de l’équipe peuvent être mentionnés.
Ce planning permet de vérifier que les échéances sont respectées et qu’aucun retard n’est à déplorer
Fiche de répartition des tâches : sert à distribuer les tâches aux membres de l’équipe et à les mettre en responsabilité
L'échéancier : il est important de fixer des dates butoirs pour les différentes tâches à réaliser -> mieux gérer le temps disponible et de ne pas accumuler de retard.
Journal de bord : permet de noter toutes la tâches
effectuées au fur et à mesure de leur mise en œuvre.
La communication au sein du projet
La communication, dans le cadre d’un projet, a plusieurs fonctions :
incitative afin de provoquer un comportement, d’encourager un choix
informative afin de diffuser ou d’échanger des informations
organisationnelle afin de faciliter la mise en œuvre du projet, la coordination. Elle a lieuentre les acteurs du projet.
Elle a différents destinataires :
– les commanditaires et le comité de pilotage
– le public cible du projet
– les membres de l’équipe
– les partenaires
Envers le public : doit être stratégique et organisée dans le cadre d’un plan de communication.
Envers le commanditaire et le comité de pilotage : doit être rigoureuse et argumentée -> recueillir leur adhésion et les renseigner sur l'utilisation des moyens mis à disposition
Envers les membres de l’équipe et les partenaires : doit être permanente et complète -> que chacun puisse suivre l’avancement du projet et s’investir. Elle permet de faciliter les relations : favoriser la mise en œuvre du projet. Elle doit être fréquente -> procéder à des ajustements